BormOnlineHilfe - Benutzerbeiträge [de]

BormBusinessNews

2017-02-06T12:14:28Z

Andi.diethelm: /* V1 ServicePack 5 */

=='''V1 ServicePack 5'''==

Seit Anfangs Januar 2017 steht das neue Servicepack für die V1 zur Installation bereit. Fragen Sie diesbezüglich ihren Projektleiter.
Es enthält folgende Neuerungen

<br />
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[[Datei:Dokumentvorschau_live_GPE_STK.png|thumb|300px|Live-Dokumentenvorschau]]
'''Berichtsvorschau aus der Produkterfassung und Stückliste'''
:Die Live-Berichtsvorschau bietet Ihnen die Möglichkeit während des Bearbeitens Ihrer Angebote sowie Stücklisten
:parallel dazu die Berichtsausgabe im Ausgabeformat zu betrachten.
:Bei jedem Speichervorgang Ihres Angebots oder Ihrer Stückliste aktualisiert sich die Berichtsvorschau.

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[[Datei:NPK Kalkulation.jpeg|thumb|300px|NPK Kalkulation]]
'''Neues Modul Integration NPK (Normpreiskatalog von CRB)'''
:Die Integration von NPK-Devis ermöglicht ein Import und Export von Devis nach NPK-Beschrieb über die Schnittstelle SIA-451.
:Zusammen mit unseren Kalkulationsmodulen ist zu jeder Preisposition auch eine Detailkalkulation möglich. Sie haben die Möglichkeit mit sämtlichen
:Borm-Kalkulationsmodulen den Preis zu errechnen oder sich dem Artikelstamm sowie der Bibliothek zu bedienen.
:Das Devis kann mit Begleitblatt gedruckt oder exportiert und digital an den Architekten zurückversandt werden.
:Zu den importierten NPK-Positionen können Unternehmervorschläge automatisiert in ein Begleitdokument überführt werden.
:Ein Weiterverarbeiten der Positionen bis zur Rechnungsstellung erleichtert die Abrechnung massiv und bietet ein sauberes Nachtragsmanagement.

<div style="clear:both;"></div>
[[Datei:Einsatzplanung.png|thumb|300px|Einsatzplanung]]
'''Komplettüberarbeitung Einsatzplanung'''
:Das Modul Einsatzplanung ist komplett überarbeitet und mit zusätzlichen Funktionen bestückt.
:*Erweiterung Notizfunktionen
:*Optimierung Drag & Drop Funktionen
:*Optimierung der Farbdarstellungen

<div style="clear:both;"></div>
[[Datei:bormlive kundeninfo.png|thumb|300px|BormLive Kundeninfo]]
'''Kundeninfo BormLive'''
:Der überarbeitete Aufbau des BormLive Kundeninfos garantiert Ihnen ihre Kundendaten jederzeit und Standort unabhängig abrufen zu können.
:Unsere Dokumentverwaltung ist direkt im Webbrowser verfügbar und Belege sind per PDF jederzeit downloadbar.

<div style="clear:both;"></div>
[[Datei:ausmassrechner.png|thumb|300px|Ausmassrechner GPE]]
'''Ausmassrechner in Produkterfassung'''

<div style="clear:both;"></div>
[[Datei:Einsatzplanung planungsuebersicht.png|thumb|300px|Planungsübersicht]]
'''Diverse neue, hilfreiche InfoViews sind verfügbar'''
:*Infoview Planungsübersicht der Einsatzplanung mit automatischer Aktualisierung der Daten
:*Infoview Bestellübersicht/Lieferinfo

<div style="clear:both;"></div>
'''Weitere Neuerungen:'''
*Integration ProKalk
*Erweiterung Bauabzüge
*Integration - In der Produkterfassung können nachträglich erfasste Produkte mit PointLine synchronisiert werden.
*ComNorm Rückintegration - Auftragsbestätigung und Kreditorenrechnung
*Performanceoptimierungen Integration
*Performanceoptimierungen Zeitvorerfassung
* und noch vieles mehr

<br />
Für die Installation steht Ihnen ihr Projektleiter gerne zur Verfügung.
<br />

=='''V1 ServicePack 4'''==
Per Mitte August 2016 steht das neue Servicepack für die V1 zur Installation bereit. Fragen Sie diesbezüglich ihren Projektleiter.
Es enthält folgende Neuerungen

<br />
<div style="clear:both;"></div>
[[Datei:dunles design.png|thumb|300px|optionales Design]]
'''Dunkles Design als Alternative zum Weissen Standard-Design'''
:Neu steht als Option zum Weissen Standarddesign eine moderne dunkle Programmoberfläche zur Verfügung

<div style="clear:both;"></div>
[[Datei:wochenzeiterfassung.png|thumb|300px|Wochenzeiterfassung]]
'''Wochenzeiterfassung im BormTime'''
:Einfaches und effizientes Erfassen Ihrer Arbeitszeiten über eine ganze Woche - bequem über ihren Webbrowser

<div style="clear:both;"></div>
[[Datei:kommunikationsadressen.png|thumb|300px|Kommunikationsadressen]]
'''Kommunikationsadressen'''
:Jeder Adresse können neu weitere Kommunikationsadressen wie Handwerker oder Rechnungsadressen hinterlegt werden

<div style="clear:both;"></div>
'''Weitere Neuerungen:'''
*Erweiterungen Zuschnittoptimierung
* neue Kundeninfo-Übersicht im BormLive
* Erweiterung der ARDIS-Plattensäge-Schnitttelle
* Wiedererstellen der Ursprungssortierung bei Tabelle
* Automatisierung Zahlungseingangsimport von Sage 50 extra ins BormBusiness
* sehr viele Optimierungen in Stabilität und Geschwindigkeit

<br />
Für die Installation steht Ihnen ihr Projektleiter gerne zur Verfügung.

=='''V1 ServicePack 3'''==
Ab 08. März 2016 steht das neue Servicepack für BormBusiness zur Verfügung. Fragen Sie diesbezüglich ihren Projektleiter. Dies enthält unter anderem folgende Neuerungen:

<br />
[[Datei:Einsatzplanung2.png|thumb|300px|Einsatzplanung]]
'''Neue Oberfläche Einsatzplanung'''
:Das Modul Einsatzplanung erscheint mit komplett neuer Oberfläche und erweitertem Funktionsumfang

<div style="clear:both;"></div>
[[Datei:undo redo.png|thumb|300px|Undo/Redo]]
'''Undo/Redo'''
:Optimierung von Rückgängig und Wiederherstellen in Produkterfassung und Stückliste

<div style="clear:both;"></div>
[[Datei:integration komponente.jpg|thumb|300px|Komponenten]]
'''Erweiterung Integration mit Komponenten'''
:Komponenten bieten die Möglichkeit Stücklisten und CAD-Zeichnung ganzer Möbel
:welche mittels Integration gezeichnet wurden ganz einfach abzuspeichern
:und bei Bedarf wiederzuverwenden.

<div style="clear:both;"></div>
'''Weitere Neuerungen:'''
* Zwischenspeichern der Daten aus der Produkterfassung
* für die Preisaktualisierung via ComNorm steht nun die Basiseinheit des Lieferanten zur Verfügung
* Performanceverbesserungen im Outputmanagement
* Optimierung der Oberfläche
* und noch vieles mehr

<br />
Für die Installation steht Ihnen ihr Projektleiter gerne zur Verfügung.

==V1 ServicePack 1==
Darin enthalten ist unter anderem die Unterstützung für Office 2016 mit allen Features die auch bisher unterstützt wurden. Damit steht einem Einsatz von Office 2016 oder Office 365 nichts mehr im Wege.
Der Desktop hat eine neue Statusbar erhalten die über die wichtigsten Informationen, Anzahl Datensätze, selektierte Datensätze, letzte Nachricht usw. Auskunft gibt. Dadurch entfallen die fenstereigenen Statuszeilen, wodurch es mehr Platz auf dem Desktop gibt.
Beim Kalkulieren der Produkte in der Angebotserfassung erfolgt nun ein schneller Wechsel in die Stückliste zur Kalkulation. Dies beschleunigt das Arbeiten mit der Vorkalkulation erheblich.
Das neue OPO Format zum einlesen von Artikel in die ERP Produkte wird jetzt ebenfalls unterstützt.
Im Outputmanagement wurden verschiedene Verbesserungen vorgenommen, das Drag and Drop in Grid erfolgt jetzt auch auf nicht sichtbare Einträge und noch vieles mehr wird im Service Pack enthalten sein. Fragen sie ihren Projektleiter nach dieser Version.

==V1==
Alle Produkte der BormGruppe wurden vollständig überarbeitet und erscheinen jetzt in einem völlig neuen innovativem Design. Markante und focusierte Elemente erhalten jetzt einen roten Rahmen um den Focus des Benutzers klar auf das Wesentliche zu setzen. Aktive Inhalte werden deutlich hervorgehoben und unterstützen den Benutzer in seiner täglichen Arbeit.
Ribbons, ein modernes Element der Benutzerführung auf einer Windows Oberfläche halten Einzug in die Module CAD, Stückliste und Auftrags- und Angebotserfassung. Sie erleichtern dem Anfänger den Einstieg und unterstützen die erfahrenen Benutzer in ihren Aufgaben. Dadurch wird ein schnelleres und effizienteres Arbeiten mit den Programmen der BormGruppe ermöglicht.
[[Datei:NeuesDesign.jpg|thumb|zentriert|800px|Neues Design]]

===BormLive===
[[Datei:BormWeb4.jpg|thumb|300px|BormSales]]
Zugriff auf ihre Daten von überall. Ob Sie bei einem Kundenbesuch sind und Informationen zum Kunden benötigen oder ihren Kundenrapport erfassen wollen, auf der Baustelle den Terminplan einsehen und anpassen möchten oder einfach nur ihre Zeiten im Homeoffice eintragen wollen - BormLive ermöglicht dies. Angebote werden direkt via PDF erstellt und stehen zur Ansicht oder zum Drucken live zur Verfügung.

Ansicht wie Kalkulationsergebnisse, Umsätze oder Projektübersichten halten alle Informationen für den Onlinezugriff bereit.

Es werden alle gängigen Eingabegeräte wie z.B. iPhone, Android Handys, Windows Mobile oder Tablets unterstützt. Dokumente können erstellt und direkt in der Dokumentverwaltung abgelegt werden.

Die Daten sind live und können in der Desktopversion in der Zentrale direkt weiter verarbeitet werden. Es werden alle Prozessregeln genau wie in der Desktopversion berücksichtigt so dass die Daten der Erfassung entsprechen und nicht nachbearbeitet werden müssen.

===Zeitmanagement===
[[Datei:Zeitverarbeitung3.jpg|thumb|300px|Zeitmanagement Administration]]
Das neue Zeitmanagement deckt alle erforderlichen Aufgaben rund um die Zeiterfassung ab. Ob im Web, auf dem Handy, in der Produktion via Touchscreen, auf dem Desktop oder mit Zeiterfassungsgeräten, alle Erfassungen werden zentral erfasst und stehen sofort für Auswertungen oder zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Betriebsvereinbarungen über Zeitregelungen werden berücksichtigt und live berechnet so das der Mitarbeiter jederzeit die Kontrolle über sein Zeitkonto hat. Detaillierte Auswertungen in der Kalkulation oder über die Zeitkontos stehen der Administration zur Verfügung um jederzeit den Überblick zu behalten.

Das Zeitmanagement umfasst folgende Module
*[[Desktopzeiterfassung]]
*[[Zeiterfassung Administration|Administration]]
*[[Zeiterfassung Touchscreen|Zeiterfassung]]
*[[Zeiterfassung BormLive|BormLive]]

===[[OutputManagement]]===
[[Datei:Output1.jpg|thumb|300px|Output Management]]
Die neue Zentrale für Ausgaben sorgt für eine übersichtliche und auf den Benutzer zugeschnittene Oberfläche in der er alle seine Ausgaben in der Übersicht hat. Favoriten sorgen dafür, dass die relevanten Ausgaben sofort im Blickfeld erscheinen. Ob Excelausgabe, Serienbrief, Berichte oder Dokumente - es kann alles aus einer Zentrale heraus gedruckt werden.

Für den Administrator steht eine komfortable Verwaltung zur Verfügung in der er alle Ausgaben steuern kann. Z.B. können per Drag and Drop die Reihenfolgen verändert oder eine Vorschau hinterlegt werden. Die Administration erfolgt im gleichen Zentralen Bereich wie der Benutzerbereich so das keine separate Verwaltung verwendet werden muss.

===Integration CAD-ERP===
[[Datei:Integration.jpg|thumb|300px|Integration]]
Durchgängig bis auf den letzten Millimeter. Zeichnen, Konstruieren und Designen, gleichzeitig das Material zuweisen und die Terminierung setzen, Frontmaterial einmal austauschen und die Ansicht wie auch die Produktionsdaten sind aktuell. Planen mit der Angebotserfassung und Text, Preis und Kundenplan sind vollständig vorhanden.

Änderungen in der Stückliste können auch ohne CAD durch geführt werden und beim Öffnen des Planes ist dieser sofort aktuell.

Eine vollkommen neue Technologie ermöglicht es zwei Systeme in einem zu bedienen und die Hälfte der Arbeit zu sparen. Gleichzeitig verringert sich damit die Fehlerquote erheblich und reduziert die systembedingten Fehlerkosten auf ein Minimum. Planen, Konstruieren, Beschaffen, Produzieren - alles mit einer Lösung und vollständig Durchgängig.

Keine Schnittstellen mehr mit ihrem problembehaftetem Design und ihrer einseitigen Datenrichtung.

Ein Erlebnis, das sich niemand entgehen lassen sollte.

==Version 15.5==
Version 15.5 steht ab November 2014 bei Ihrem Projektleiter bereit. Die ERP Produkte wurden erweitert um ein leistungsfähgies MIS (Management Information System) und um den Bauabchnittskalender. Ausserdem wurde eine Reihe von Bugs behoben.
Für die Version 15.5 wird die Version 15 vorausgesetzt. Eine Liste mit den unterstützten Betriebssystem und SQL Servern erhalten sie bei ihrem Projektleiter.
===MIS (Management Information System)===
Das [[Controlling|Controlling]] wurde erweitert um die Darstellung wichtiger Unternehmensdaten als Diagramme. Die Daten werden live und interaktiv zu aussagekräftigen Diagrammen zusammengestellt so dass jederzeit der
Überblick über das Unternehmen oder die Grundlage für wichtige Unternehmensentscheide visuell aufbereitet zur Verfügung stehen.

[[Datei:MIS_Diagramme_Zeitverwaltung.png|thumb|300px|MIS Zeitverwaltung]]
[[Datei:MIS_Diagramme_Rechnungen_Kopfdaten.png|thumb|300px|MIS Rechnungen]]
[[Datei:MIS_Diagramme_Verarbeitungen_Kopfdaten.png|thumb|300px|MIS Verarbeitungen]]

Es stehen vordefinierte interaktive Diagramme für die Bereiche
* Angebote, Aufträge, Rechnungen, Bestellungen
** Währungen, Mandant oder Status
** Sachbearbeiter
** Projekte
** Kunden
** Individuelle Selektion
Ausgewertet nach Jahren, Monaten, Woche mit Möglichkeit der Vergleichsperiode
* Angebote und Bestellungen Artikeldaten
** Artikel
** Materialgruppe
** Kostenträger
** Lieferant
** Individuelle Selektion
Ausgewertet nach Jahren, Monaten, Woche mit Möglichkeit der Vergleichsperiode
* Kreditoren
** Lieferanten
** Sachbearbeiter
** Belegtypen
** Status
* Ressourcenplanung
** Auslastungen nach Zeitraum
** Pro Ressource, Ressourcengruppe oder Gesamt
** Fix oder provisorisch
* Nachkalkulation
** Mandant
** Auftragsart
** Kostenträger
** Projekte, Aufträge
** Sachbearbeiter
* Zeitverwaltung
** Zeitarten
** Mitarbeiter
** Direkt/indirekte Zeiten
** Kostenstellen

Jede Auswertung kann gedruckt werden inkl. Datenanzeige für die bessere Übersicht.

===Bauabschnittskalender===

[[Datei:Bauabschnittskalender.png|thumb|300px|Bauabschnittskalender]]

Der [[Bauabschnittskalender|Bauabschnittskalender]] unterstützt die Projektleitung beim Verwalten von externen Terminen der Projekte. Jeder Bauabschnitt kann erfasst und mit einem Termin versehen werden. Die Termine können bequem per Drag and Drop verschoben werden. Die Zuweisung auf Projektadressen ermöglicht ein direktes kontaktieren des Verantwortliche via E-Mail oder Telefon. Die Ausgabe in Excel komplettiert die Verwaltung damit die Termine mitgenommen werden können.
Durch die integrierten Vorlagen können Bauabschnitte vordefiniert und in das aktuelle Projekt übernommen werden so dass die Bauabschnitte und Tätigkeiten nicht nochmals erfasst werden müssen.
Der Bauabschnittskalender steht in BormWeb im Projektmanagement zur Verfügung, so das diese sogar Online auf z.B. einer Baubesprechung zur Verfügung stehen und dort direkt erfasst oder geändert werden können.

==Version 15==
Die Version 15 bringt viele Neuerungen mit.
===Stückliste===
Die ERP Produkte der Borm Gruppe haben einen weiteren Schwerpunkt im Bereich Produktion gesetzt. Durch die Erweiterungen der Produktionsstückliste ist es jetzt möglich allen Kanten Profile zu zu weisen. Die Profile können selber gezeichnet und auf die jeweiligen Produktionsmöglichkeiten angepasst werden. Die visuelle Ausgabe des Teileaufbaus inkl. der Profile sorgt in der Produktion immer für die richtige Übersicht. Ergänzend zu jedem Profil können CNC Daten hinterlegt werden so das die Profilinformationen an den Maschinen zur Verfügung stehen und notwendige Arbeitsgänge automatisch dazu geschaltet werden können.

Die Aufteilung der Stücklistenerfassung in Desktops sorgt für eine weitere Innovation die vor allem Arbeitsvorbereiter für ein wesentlich effizienteres und ergonomischeres Arbeiten schätzen. Die vereinfachte Suche und die Integration von Drag and Drop gestalten Zugriff auf die Stammdaten viel intuitiver und einfacher.

* [[Stückliste_Kantenbild|Kantenprofile]]
* [[Kantenprofile|Kantenprofile selber zeichnen]]
* [[Stückliste#Desktopeinstellungen|Desktoporganisation]]
* [[Stückliste#Produktauswahl|Produktauswahl mit Drag&Drop]]
* [[Stückliste#Materialstamm|Zugriff auf den Artikelstamm mit einem Suchfeld]]

===Online Hilfe===
Haben Sie Fragen, was die Nutzung unserer ERP Produkte betrifft oder benötigen Sie einfach Informationen, um ein Problem zu lösen? Die verschiedenen Kategorien bieten Ihnen umfangreiche Informationen zu allen wichtigen Themen rund um die ERP Produkte der BormGruppe. Die neue Onlinehilfe nutz das bekannte Wikiformat aus Wikipedia um eine effiziente Suche zu gewährleisten und eine vernetzte Information zur Verfügung zu stellen. Die Onlinehilfe ist kontextsensitiv, d.h. wenn Sie z.B. das Projektfenster aktiv haben und F1 drücken wird ihnen die Hilfe zu den Projekten angezeigt. Da sie diese Informationen jetzt lesen bedeutet , das sie die Onlinehilfe gefunden haben.

Gleichzeitig mit der Onlinehilfe wurde die Feldhilfe verbessert. Auf vielen Feldern erscheint jetzt, wenn man im Bearbeitendialog mit der Maus über die Feldbezeichnung fährt, mher information zum aktuellen Feld. Nutzen Sie diese Funktion auch um Ihren Mitarbeitern z.B. eigene Informationen über die Verwendung eines Feldes in ihrem Betrieb mit zu teilen. Dies fördert die Leistungsfähigkeit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und sorgt dafür, das neue Mitarbeiter sich schneller einarbeiten können.

===Geschwindigkeit===
Wir haben für sie Grundlagenarbeit geleistet und dem Programm eine bessere Geschwindigkeit spendiert. Im Durchschnitt startet das Programm und das laden von Datensätzen um den Faktor 2 schneller als vorher. Ihre Anpassungen können ebenfalls um diesen Faktor beschleunigt werden. Fragen Sie hierzu ihren Projektleiter.

===BAB===
In den Standard integriert, d.h. ohne Zusatzkosten haben wir jetzt die Ermittlung der Basisdaten für den Betriebsabrechnungsbogen. Werten Sie ein Jahr ihres Unternehmens nach den verschiedensten Kriterien wie z.B. Zeiten pro Mitarbeiter/Kostenstellen, Materialverbrauch etc. aus und stellen sie sich damit alle notwendigen Daten als Basis für Ihren Betriebsabrechnugsbogen zusammen. Unsere Projektleiter unterstützen sie gerne bei der Zusammenstellung der Zahlen und den optimalen Auswertungen der BAB Daten.

===Berechtigungen für Systemprogramme===
Zum besseren Schutz vor Fehlgriffen haben wir unsere Verwaltungsprogramme mit Berechtigungen versehen. Damit können genaue rechte vergeben werden welcher Benutzer welches Verwaltungsprograsmm nutzen darf. Ein zusätzlicher schutz wurde in die Benutzerberechtigungen eingebaut. Hier muss beim ersten Start ein Passwort vergeben werden damit kein Unbefugter die Rechte verändern kann. Bei jedem Start der Benutzerberechtigungen wird jetzt dieses Passwort abfgefragt.

===Artikelstatus===
Die Einführung des Artikelstatus erlaubt es jetzt Artikel für die Verwendung in eine andere Phase zu versetzen um sie z.B. auf inaktiv zu stellen oder sie zu überprüfen. In dieser Phase können sie zwar in den Verarbeitungen verwendet werden aber der Benutzer bekommt einen Hinweis darauf, das sich ungültige oder gesperrt Artikel in seiner Verarbeitung befinden. Sprechen sie mit Ihrem Projektleiter über den Einsatz dieser Unterstützung in Ihrem Betrieb.

===Auftragsart===
Die neue [[Betriebsauftrags_Art|Auftragsart]] wird auf den Betriebsaufträge eingesetzt und sorgt dafür, das sie bestimmen können welche Verarbeitungen auf welchem Betriebsauftrag erlaubt sind und wleche nicht. Damit können sie z.B. fest legen was in indirekter und was ein direkter Betriebsauftrag ist oder können ihre Verrechnungsaufträge für die Materialerfassung sperren. Ihr Projektleiter wird Sie dabei unterstützen wie Sie diese Möglichkeit in Ihrem Betrieb einsetzen können.
==Vorgängerversionen==
Weitere Features der Vorgängerversionen finden sie hier [[Features der Vorgängerversionen|Features der Vorgängerversionen]]

Datei:Beschaffung.png

2017-02-06T07:25:36Z

Andi.diethelm: Andi.diethelm lud eine neue Version von Datei:Beschaffung.png hoch

Datei:Beschaffung.png

2017-02-06T07:25:24Z

Andi.diethelm: Andi.diethelm lud eine neue Version von Datei:Beschaffung.png hoch

Dokumente

2015-02-03T13:59:37Z

Andi.diethelm:

Die Dokumentenverwaltung dient zur strukturierten Verwaltung jeglicher "weicher" Daten. Als weiche Daten bezeichnet man Informationen, die nicht in einer Datenbank abgelegt werden können. Es können Dokumente wie z.B. ein Word Dokument, eine Excel Datei oder auch HTML Seiten verwaltet werden.

Die Ablage dieser Dokumente erfolgt dabei strukturiert, d.h. die Dokumente werden direkt einer Adresse, einem Projekt oder einem Angebot zugewiesen. Die bewährten Suchfunktionen des Programms helfen dabei die abgelegten Dokumente sicher wieder zu finden.

Verschiedene Zusatzprogramme helfen, die Dokumente auf einfache Art und Weise zu versenden, zu Archivieren oder nach Hause mitzunehmen.

Die integrierte [[#Dokumentvorschau|Dokumentvorschau]] bietet Ihnen einen direkten Einblick ins Dokument, ohne dass dieses geöffnet werden muss.

==Funktionen der Dokumentverwaltung==

Für die Dokumentverwaltung steht ein separates Register in der Ribbonbar zur Verfügung. Dieses wird automatisch aktiv, sobald die Dokumententabelle angewählt wird. Damit werden die wichtigsten Aufgaben schnell und einfach erledigt.

===Kopierfunktionen===

Mit den Kopierfunktionen können Dokumente dupliziert umbenennt und verschoben werden.

====Dokument kopieren und einfügen====

Folgende Funktionen stehen in der RibbonBar zur Auswahl:
* Dokument kopieren
* Dokument einfügen
* Dokument mit Dokumenteninfo kopieren

Dokument kopieren und einfügen entspricht der Funktion Ctrl-C und Ctrl.-V oder einem weg- oder hinziehen per Maus wie im Windows-Explorer. Das erlaubt grundsätzlich Dateien ohne Markos zu anderen Aufträgen zu kopieren.
Wird ein Dokument mit Makros befüllt, so werden diese auf nein gesetzt und nicht mehr neu gestartet.
Beim Einfügen kann das Dokument neu benannt werden.

Hat ein Dokument eine Makro-Vorlage und wird mit Adressinformationen abgefüllt, so müssen diese Informationen mitsamt der Dokumenteninformation auch kopiert werden.
Ein Dokument mit Dokumenteninfo zu kopieren ermöglicht ein sofortiges Umbenennen des Dokumentes und wird meistens nur innerhalb der Dokumentenablage des gleichen Auftrags verwendet. Die Makro-Ausführung wird dabei nicht verändert.

====Dokument inkl. Makros bei anderem Auftrag wiederverwenden====

Programmstart:
* Dokument umhängen (Ctrl+U)

Soll ein mit Makros abgefülltes Dokument in einem anderen Auftrag verwendet werden, so funktioniert dieser Transport nur mit dem Programmstart „Dokument umhängen“. Das Dokument kann mit diesem Programmstart inkl. allen Informationen Kopiert oder Verschoben werden.
Ctrl.-U ist passende Kurz-Tastenbefehl.

===Archiv===

Die Dokumentenverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente zu archivieren. Eine Archivierung wird in der Regel durchgeführt um auf dem Speichermedium Platz freizugeben. Es werden dabei nur die Dokumente archiviert. Die Einträge in der Dokumentenverwaltung bleiben dabei erhalten. Diese werden nur mit dem Archivpfad und Datum gekennzeichnet.

Die Archivierung erfolgt in 2 Schritten:
# Dokument archivieren
# Dokumente löschen

====Dokumente archivieren====

Die Archivierung wird in folgender Abfolge erstellt:

# Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung die Dokumente aus, die Sie archivieren wollen.
# Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Archivierung Dokumente archivieren
# Alle selektierten Dokumente werden automatisch in das bei der entsprechenden Verarbeitung angegebene Archiv kopiert.

====Einzelnes Dokument einlesen====

Wenn Sie auf ein archiviertes Dokument zurückgreifen müssen, können Sie mit Hilfe der Funktion '''Einzelnes Dokument einlesen''' dieses wieder herstellen.

# Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung das Dokument aus, das Sie wieder herstellen wollen.
# Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Archivierung Einzelnes Dokument einlesen aus.
# Wählen Sie aus dem folgenden Dialog das Verzeichnis aus, aus dem das Dokument wiederhergestellt werden soll.

====Dokumente löschen====

Nach dem die Dokumente archiviert wurden, können diese gelöscht werden.

'''WICHTIG:'''

Es werden nur die Dokumente gelöscht, nicht aber der Eintrag im Dokumentenfenster!

# Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung die Dokumente aus, die Sie löschen wollen. Benutzen Sie am besten die vorher bei Dokumente archivieren getroffene Selektion
# Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Archivierung Dokumente löschen.
# Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage werden die Dokumente gelöscht, nicht aber der Datenbankeintrag!

===Auswärtsbearbeitung===

Dokumente können z.B. nach Hause mitgenommen werden, um diese dort weiter zu bearbeiten. Mit Hilfe der Funktion '''Dokumente mitnehmen''' können diese aus der Dokumentenverwaltung ausgecheckt werden und nach dem externen Bearbeiten wieder mit der Funktion '''Dokument zurückbringen''' eingecheckt werden.

====Dokument mitnehmen====

So können Sie ein Dokument mitnehmen:
# Wählen Sie das Dokument aus, die sie mitnehmen wollen.
# Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl ''Auswärtsbearbeitung Dokument mitnehmen''.
# Wählen Sie aus dem folgenden Dialog das Verzeichnis aus, in den das Dokument zum Mitnehmen kopiert werden soll. Dies kann z.B. ein USB-Stick sein.
# Jetzt können Sie dieses Dokument aus dem angegebenen Verzeichnis mitnehmen.

Dokumente die mitgenommen wurden, werden gekennzeichnet mit dem Benutzer und dem Datum wann dieses mitgenommen wurde. Wenn ein Benutzer versucht dieses Dokument zu bearbeiten, wird er darauf hingewiesen, dass dieses Dokument mitgenommen wurde. Je nach Recht das er hat, kann er es trotzdem bearbeiten oder nicht.
Wenn Sie das Modul '''Benutzerberechtigungen''' verwenden, können Sie dieses Recht für jeden Benutzer einstellen.

Mehrere Dokumente auf einmal können nicht mitgenommen werden.

====Dokument zurückbringen====

Um ein mitgenommenes Dokument wieder in die Dokumentverwaltung einzuchecken gehen Sie wie folgt vor:

# Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung die Datei aus, die Sie zurückbringen wollen.
# Markieren Sie das Dokument und starten Sie das Programm ''Auswärtsbearbeitung Dokument zurückbringen''.
# Geben Sie im folgenden Dialog den Pfad an, in dem sich das Dokument befindet. Das Dokument wird zurückkopiert und die Kennzeichnung wird aufgehoben.

===Verzeichnisse===

Die Dokumente, wie auch die Vorlagen sind in definierten Verzeichnissen abgelegt. Mit folgenden Funktionen ist ein einfacher Zugriff darauf gewährleistet.

====Pfad in Ordner öffnen====

Wenn Sie den Windows Explorer öffnen möchten mit dem Ordner des aktuellen Dokumentes können Sie den Befehl ''Pfad in Ordner öffnen'' verwenden.

# Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung das Dokument aus, dessen Ablageordner Sie im Explorer öffnen möchten.
# Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl ''Pfad in Ordner öffnen'' aus.
# Es öffnet sich der Windows Explorer mit dem Pfad auf den Ordner des aktuellen Dokumentes.

====Vorlagenverzeichnis öffnen====

Mit der Funktion ''Vorlagenverzeichnis öffnen'' wird der Windows Explorer mit dem Pfad auf den Ordner der Vorlagen geöffnet.

===Zusätzliche Funktionen===

Für das Handling der Dokumente stehen mehrere zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

====Dokument mittels E-Mail versenden====

In der Dokumentenverwaltung abgelegte Dokumente können direkt per E-Mail versandt werden. In der Funktionsleiste der Dokumentenverwaltung steht dazu das Programm ''Dokument mittels E-Mail versenden'' zur Verfügung. Damit werden die selektierte Dokumente als Anhang dem E-Mail angefügt.

====Mehrere Dokumente einfügen====

Mit dem Programmstart ''Mehrere Dokumente einfügen'' können x-beliebige Dokumente auf einfache Art in die Dokumentenverwaltung eingefügt werden.
Vorgehen:
* im ersten Dialogfeld den Pfad auswählen
* im folgenden Dialog werden sämtliche Dateien aus dem gewählten Pfad (inkl. Unterordner) gemäss Filter angezeigt
* für Bilder seht ein Vorschaufenster zur Verfügung
* vor dem Einfügen kann definiert werden, ob die Ursprungsdateien gelöscht werden sollen oder nicht

Der Dialog der Dokumentverwaltung wird nur für den ersten Datensatz angezeigt!

====Dokumentvorschau====

Ab Windows 7 steht nun die Dokumentvorschau aus dem Windows Explorer zur Verfügung. So kann in die Datei gesehen werden ohne sie zu öffnen.
Die Dokumentvorschau wird als separates Fenster gestartet und wird beim Selektieren eines Dokuments aktualisiert.