Zeitvorerfassung

Mit dem Programmteil Zeivorerfassung werden Zeitarten wie Sollzeiten, Urlaubszeiten, Krankheitszeiten, Schulungen, Feiertage, usw. erfasst.
Es ermöglicht das schnelle erfassen von Daten über bestimmte Zeiträume und über ein oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig.

Starten Sie das Programm Zeitvorerfassung aus der Navigation Zeiterfassung --> Zeiterfassung

Programmgestaltung

Die Zeiten werden in drei verschiedene Gruppen aufgeteilt die in den entsprechenden Register zu finden sind.

• Sollzeit, alle Zeiten von den Zeitarten der Gruppe S angezeigt
• Absenzzeiten, alle Zeiten von den Zeitarten der Gruppe A angezeigt
• Sonstige Zeiten, alle Zeiten von den Zeitarten der Gruppe D und F angezeigt

Das Programmfenster unterteilt sich in drei Bereiche:

• Übersichtsfenster mit Mitarbeiter und Zeiten pro Tag (linker Teil)
• Zeitübersicht vom selektierten Tag und Mitarbeiter (oben rechts)
• InfoView mit Informationen zum selektierten Mitarbeiter (unten rechts)

Tipps zur Erfassung

• Üblicherweise werden Sollzeiten, Ferienbezug, usw. pro Tag erfasst. Z.B. an allen Arbeitstagen 8.3h Sollzeit
• Ferienguthaben, sowie Plus- und Minusstunden vom Vorjahr werden gesamthaft per 01. Januar vom entsprechenden Jahr erfasst.

(z. Bsp. 22 Tage Ferien pro Jahr (22 Arbeitstage x 8.3h pro Arbeitstag = 182.6h) so werden diese 182.6h per 01. Januar erfasst.)

• Wenn vorzeitig bekannte Ferienbezüge, Feiertage, Militärdienst, usw. erfasst werden, kann dies auf dem Report Absenzenplan auf der Tabelle Zeiten oder im Programm Zeitverarbeitung angezeigt werden.
• Das Erfassen der Daten in der Zeitvorerfassung erleichtetr auch die Zeitverarbeitung, da wiederkehrende Einträge schneller erfasst werden können

Anzeige der Mitarbeiter

Beim Start des Programms können bereits die Mitarbeiter die geladen werden sollen mitgegeben werden.

(abhängig von der Datenmenge, kann dadurch der Start länger dauern bis alle Daten geladen sind)

Die Mitarbeiter lassen sich mit Suchkriterium eingeben aus der Toolbar laden.

• Mit Hilfe der Filterfunktion können die Mitarbeiter bestimmt werden die geladen werden
• Gespeicherte Systemfilter der Tabelle Mitarbeiter stehen hier auch zur Verfügung

Zeitraum

Beim Zeitraum wird der aktuelle Monat geladen.

Mit den Kalenderfunktionen aus der Toolbar kann der Zeitraum neu gesetzt werden.

• Monat vor/zurück
• Monat auswählen
• Jahr auswählen
• aktueller Monat

Neue Termine erzeugen

Mit der Funktion Neue Termine erzeugen aus der Toolbar wird das neue Erfassen gestartet.

Mitarbeiter:

• Im Bereich Mitarbeiter werden diejenigen Mitarbeiter gewählt, auf die die neuen Einträge angewandt werden sollen.

Die Auswahl kann mit der Maus (Doppelklick), wie auch mit der Tastatur (Leertaste) und den Buttons definiert werden.

Zeiten:

• Zuerst wird die Zeitart festgelegt die eingetragen werden soll.
• Im Feld Dauer werden die Stunden eingegeben die eingetragen werden sollen.
• Wird die Option "automatisch berechnen" gewählt, wird ein Script aufgerufen, dass die Zeiten nach Tag und Mitarbeiter berechnet.

(Die Option "automatisch berechnen" wird hauptsächlich bei Abwesenheitszeiten angewendet, da dadurch die erfassten Sollzeiten automatisch gegengebucht werden)

Serienmuster:

• Mit der Option "Täglich" können die Zeiten mit den drei Mustern (alle X Tag(e), Jeden Arbeitstag (Mo-Fr), oder Betriebskalender) ermittelt werden.
• Wobei bei der Option "Betriebskalender importieren" auf die Daten im Betriebskalender zugegriffen werden kann.

Hier muss der Tagestyp aus dem Betriebskalender angegeben werden der importiert werden soll.

• Mit der Option "Wöchentlich" können die Zeiten in den Feldern Mo bis So eingegeben wenden.

Das Feld Dauer wird dadurch inaktiv und wird nicht berücksichtigt.

Seriendauer:

• Hier ist das Beginndatum sowie das Enddatum oder die Anzahl Termine einzugeben.

Prüfung:

• Bei der Prüfung kann definiert werden wie mit allenfalls bereits vorhandenen Daten umgegangen werden soll.

Vorlagen:

• Die verschiedenen Definitionen können auch als Vorlagen abgespeichert respektive geladen werden.

Erst nach dem Speichern sind die Daten auch aus der Zeiterfassung gelöscht.

Daten Aktualisieren

Die Funktion Aktualisieren aus der Toolbar baut die angezeigten Daten neu auf.

Zeiten löschen

Die Funktion Daten löschen aus der Toolbar ermöglicht das Löschen mehrerer Datensätze auf einmal.

Löschen:

• Im Dialog "Daten löschen" kann nun die betreffende Periode, die Mitarbeiter und die Zeitart die es betrifft angegeben werden.
• Nach dem Bestätigen mit OK werden die entsprechenden Daten aus der Zeitvorerfassung gelöscht.

Erst nach dem Speichern sind die Daten auch aus der Zeiterfassung gelöscht.

Daten Speichern

Damit die Daten auch in die Datenbank geschrieben werden, muss nach dem Erfassen die Funktion Daten Speichern ausgeführt werden.

In der Übersicht werden gespeicherte Daten grün, neu erfasste Daten blau, bearbeitete Daten gelb dargestellt