Kreditoren
Es wird zwischen zwei Erfassungsarten unterschieden:
Rechnungskontrolle
Im Modul Rechnungskontrolle können alle Kreditorenrechnungen erfasst werden und mit den Bestellungen oder Wareneingangslieferungen abgeglichen werden. Die Erfassung ist so gestaltet, das jegliche Kreditorenerfassung hierüber erfolgen kann. Dadurch ist es auch sinnvoll eine Schnittstelle zu einer Buchhaltung einzurichten, so dass die bisherige Doppelerfassung im ERP System wie auch in der Buchhaltung entfällt.
Der Übertrag in die Kalkulation erfolgt nach einer Statuskontrolle, welche sicher stellt, dass die Rechnungen geprüft wurden. Der Übertrag in die Kalkulation kann auch wieder storniert werden. So wird eine Korrektur der Daten ermöglicht. Die einzelnen Kreditorenpositionen können auf mehrere Betriebsaufträge gesplittet werden.
Selbstverständlich können auch aus Bestellungen die Daten übernommen werden. Separate Kontierungsmöglichkeiten erlauben es, jegliche Kontierung der anfallenden Zusatzkosten wie z.B. Skonto, Rabatte oder z.B. Versandkosten separat zu erfassen.
Eine Vielzahl von Auswertungen ermöglichen die vollständige Kontrolle der erfassten Kreditoren.
Auf Wunsch können bereits Bestellpositionen in die Kalkulation übertragen werden, um innerhalb von Projekten bereits die vollständige und vorausschauende Kostenkontrolle zu haben. Dies ermöglicht auch eine Liquiditätsplanung der Firma, da eine Vorschau der anfallenden Kosten mit Hilfe der terminierten Bestellungen möglich ist.
Den Desktop für die Erfassung der Kreditorenrechnung befindet sich in der Navigation unter Controlling/BDE/BuHa --> Rechnungskontrolle
WICHTIG:
- Erfasste Artikelpreise werden nicht in den Artikelstamm zurückgeschrieben!
- Erfasste Mengen werden nicht in die Bestandsführung übernommen!
Neue Kreditorenrechnung erfassen
Für die Erfassung der Kreditorenrechnung steht ein Dialog zur Verfügung, in dem die Rechnung erfasst und an eine Bestellung, bzw Wareneingangslieferung zugewiesen werden kann. Die Rechnungspositionen lassen sich hier bequem editieren.
Feldhilfe
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vers. Nummer | Die VESR-Nummer auf dem Einzahlungsschein enthält relevante Daten zur Rechnung, wie Bankverbindung, Konto-Nr., Beleg-Nr und teilweise auch den Rechnungsbetrag. Anhand der VESR-Nr wird die hinterlegte Bankverbindung und somit der Lieferant erkannt oder kann neu angelegt werden. |
| Referenznummer | Die Referenznummer wird aus der VESR-Nr ausgelesen. |
| VESR Betrag | Wenn in der VESR-Nr. der Betrag enthalten ist, wird dieser hier eingetragen. Er dient auch als Kontrollbetrag für den Übertrag in die Kreditorenbuchhaltung. |
| Lieferant | Auswahl der Lieferantenadresse. Die Adresse wird automatisch aus der Datenbank übernommen. Es werden nur Adressen mit der entsprechenden Adressart angezeigt. |
| Bestellung | Eingabe der Nummer der Bestellung. Mit Hilfe des nebenstehenden Icons wird ein schnelles Auffinden ermöglicht. |
| Lieferung | Zusätzlich zur Bestellung kann auch die Wareneingangslieferung gewählt werden. Somit werden nur die Daten der Lieferung in die Kreditorenrechnung übernommen. |
| interne Belegnummer | Angabe der internen Belegnummer. Diese definiert den Vorgang eindeutig. Vom Programm wird immer die nächste freie und fortlaufende Nummer vorgeschlagen. |
| externe Belegnummer | Angabe der externen Belegnummer. Hier ist z. B. die Rechnungsnummer oder Gutschriftnummer des Lieferanten zu erfassen. |
| Belegdatum | Belegdatum der Kreditorenrechnung. |
| RE Eingangsdatum | Eingangsdatum der Kreditorenrechnung. Anhand dieses Datums wird das Zahlungsziel errechnet. |
| Bankverbindung | Die Bankverbindung ist bei der Integration einer Kreditorenbuchhaltung notwendig. Beim Einlesen der VESR-Nr. wird dieses Feld automatisch gesetzt. |
| Belegtyp | Festlegung, ob es sich z. B. um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt. |
| Type | Festlegung, ob sich z. B. um eine Einzelrechnung oder Sammelrechnung handelt. Die Einzelrechnung besteht aus nur einer zu erfassenden Rechnungsposition. Bei der Sammelrechnung werden mehrere Rechnungspositionen kontrolliert. |
| Status | Auswahl, welchem Status die Erfassung zugeordnet werden soll. |
| Sachbearbeiter | Auswahl des Sachbearbeiters |
| Währung | Auswahl der Währung in welcher die Rechnung erstellt ist. |
| Währungsfaktor | Angabe des Währungsfaktors. Es wird der Faktor für die Umrechnung von der Rechnungswährung in die Grundwährung angegeben. Der Währungsfaktor wird in der Tabelle Währungen Umrechnungskurse gepflegt. |
| Konditionen | Zahlungskonditionen der Rechnung. Als Vorgabe werden die Lieferantenkonditionen angezeigt. |
| Tage zahlbar | Angabe des Zahlungszieles in Tagen. |
| Skonto [%] | Angabe des Skontos in Prozent. |
| Skonto abziehen | Festlegen, ob der Skonto dem Betrag abgezogen werden soll. |
| Skonto Tage | Angabe der Skontofrist in Tagen. |
| Zahlungsziel mit Skonto | Festlegung des Zahlungszieles bei Skontoabzug anhand des Eingangsdatums. Die Berechnung erfolgt automatisch, solange das Feld leer ist. |
| Zahlungsziel | Festlegung des Zahlungszieles ohne Skontoabzug anhand des Eingangsdatums. Die Berechnung erfolgt automatisch, solange das Feld leer ist. |
| RW Netto | Angabe des Rechungsbetrages ohne Mehrwertsteuer in der Rechnungswährung. Dieser errechnet sich aus der Summe der Kreditorenpositionen. |
| RW Steuerbetrag | Angabe des Mehrwertsteuerbetrages in der Rechnungswährung. |
| RW Brutto | Angabe des Rechungsbetrages einschliesslich Mehrwertsteuer in der Rechnungswährung. |
| GW Netto | Angabe des Rechnungsbetrages ohne Mehrwertsteuer in der Grundwährung. Hier wird der Währungsfaktor berücksichtigt! |
| GW Steuerbertrag | Angabe des Mehrwertsteuerbetrages in der Grundwährung. Hier wird der Währungsfaktor berücksichtigt! |
| GW Brutto | Angabe des Rechnungsbetrages mit Mehrwertsteuer in der Grundwährung. Hier wird der Währungsfaktor berücksichtigt! |
| Übergabedatum Fibu | An diesem Datum wurde die Rechnung an die Kreditorenbuchhaltung übergeben. |
| Zahlungsbetrag | Hier kann der effektiv bezahlte Betrag eingetragen werden. Wird für den DTA-Export verwendet. |
| Übergabedatum Kalkulation | Übergabedatum der Kreditoren in die Nachkalkulation. |
| Bemerkung | Hier ist Platz für individuelle Bemerkungen. |
| Mandant | Jede Kreditorenrechnung kann einem Mandanten zugewiesen werden. |
| Rabatt [%] | Rechnungsrabatt in Prozent. |
| Rabattbetrag | Der errechnete Rabattbetrag in der Belegswährung. |
| Zwischensumme | Bruttosumme aller Kreditorenpositionen in der Belegeswährung. |
| RE Summe Akonto inkl. MwSt | Summe der zur Bestellung gehörenden Akontorechnung in Belegswährung. |
| GW Summe Akonto inkl. MwSt | Summe der zur Bestellung gehörenden Akontorechnung in der Grundwährung. |
| Summe Nettoartikel | Die Summe der nicht rabattberechtigten Positionen in Belegswährung. |
InfoViews
Der InfoView Vergleich Rechnung - zu Bestellpreis zeigt einen Vergleich der erfassten Kreditorenrechnung zu den Bestellpositionen.
Programmstart
Zur Rechnungskontrolle stehen folgende Programmstarts zur Verfügung:
- 01 Neue Kreditorenrechnung erfassen
- 02 Kreditorenrechnung bearbeiten
- 03 Kreditoren in NK übertragen
- 04 Kreditoren aus Kalkulation entfernen
- 05 Auslagerungsdatum entfernen
- 06 Neue Bankverbindung anlegen
- 07 RK-Status setzten
Folgetabellen
Kreditorenerfassung
Die Kreditorenerfassung ermöglicht das Zuweisen von Kreditorenrechnungen zu einem Betriebsauftrag. Je Betriebsauftrag können beliebig viele Kreditorenpositionen erfasst werden. Diese stehen nach dem Erfassen direkt in der Nachkalkulation zur Verfügung.
WICHTIG:
Die Kreditorenerfassung darf nicht in Kombination mit der Rechnungskontrolle verwendet werden.
Kreditoren Erfassen
Das Erfassen von Kreditoren erfolgt betriebsauftragsbezogen. Zuerst muss der bestimmte Betriebsauftrag, für den die Kreditoren erfasst werden sollen, in der Datenverwaltung gesucht und angewählt werden. Über den Programmstart 09 Kreditoren Nachkalkulation wird die Erfassung gestartet. Über den Button neu wird ein neuer Eintrag angelegt.
Dialogfelder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kalkulationscode | Kreditorencode gemäss Nachkalkulations-Schema |
| Lieferant | Lieferantenadresse aus dem Adress-Stamm |
| Erfassungsdatum | An diesem Datum wurde der Kreditor erfasst |
| Menge | Menge gemäss Rechnung |
| Einzelpreis | Stückpreis gemäss Rechnung |
| Faktor | Der Einzelpreis wird mit diesem Faktor multipliziert |
| Totalpreis | Wird errechnet aus Menge x Einzelpreis x Faktor. Wenn Feld Eingabe zulassen angewählt ist, kann der Totalpreis direkt gesetzt werden und der Einzelpreis wird anhand Menge und Faktor errechnet. |
| Produktnummer | Artikelnummer aus dem Artikelstamm |
| Produktbezeichnung | Artikelbezeichnung aus dem Artikelstamm |
| Bestandteil | Manuelle Bezeichnung der Kreditorenposition |
| Rechnungsdatum | Belegdatum der Kreditorenrechnung |
| Rechnungsnummer | Belegnummer der Kreditorenrechnung |