Dokumente

Die Dokumentenverwaltung dient zur strukturierten Verwaltung jeglicher "weicher" Daten. Als weiche Daten bezeichnet man Informationen, die nicht in einer Datenbank abgelegt werden können. Es können Dokumente wie z.B. ein Word Dokument, eine Excel Datei oder auch HTML Seiten verwaltet werden.

Die Ablage dieser Dokumente erfolgt dabei strukturiert, d.h. die Dokumente werden direkt einer Adresse, einem Projekt oder einem Angebot zugewiesen. Die bewährten Suchfunktionen des Programms helfen dabei die abgelegten Dokumente sicher wieder zu finden.

Verschiedene Zusatzprogramme helfen, die Dokumente auf einfache Art und Weise zu versenden, zu Archivieren oder nach Hause mitzunehmen.

Die integrierte Dokumentvorschau bietet Ihnen einen direkten Einblick ins Dokument, ohne dass dieses geöffnet werden muss.

Funktionen der Dokumentverwaltung

Für die Dokumentverwaltung steht ein separates Register in der Ribbonbar zur Verfügung. Dieses wird automatisch aktiv, sobald die Dokumententabelle angewählt wird. Damit werden die wichtigsten Aufgaben schnell und einfach erledigt.

Kopierfunktionen

Mit den Kopierfunktionen können Dokumente dupliziert umbenennt und verschoben werden.

Dokument kopieren und einfügen

Folgende Funktionen stehen in der RibbonBar zur Auswahl:

• Dokument kopieren
• Dokument einfügen
• Dokument mit Dokumenteninfo kopieren

Dokument kopieren und einfügen entspricht der Funktion Ctrl-C und Ctrl.-V oder einem weg- oder hinziehen per Maus wie im Windows-Explorer. Das erlaubt grundsätzlich Dateien ohne Markos zu anderen Aufträgen zu kopieren. Wird ein Dokument mit Makros befüllt, so werden diese auf nein gesetzt und nicht mehr neu gestartet. Beim Einfügen kann das Dokument neu benannt werden.

Hat ein Dokument eine Makro-Vorlage und wird mit Adressinformationen abgefüllt, so müssen diese Informationen mitsamt der Dokumenteninformation auch kopiert werden. Ein Dokument mit Dokumenteninfo zu kopieren ermöglicht ein sofortiges Umbenennen des Dokumentes und wird meistens nur innerhalb der Dokumentenablage des gleichen Auftrags verwendet. Die Makro-Ausführung wird dabei nicht verändert.

Dokument inkl. Makros bei anderem Auftrag wiederverwenden

Programmstart:

• Dokument umhängen (Ctrl+U)

Soll ein mit Makros abgefülltes Dokument in einem anderen Auftrag verwendet werden, so funktioniert dieser Transport nur mit dem Programmstart „Dokument umhängen“. Das Dokument kann mit diesem Programmstart inkl. allen Informationen Kopiert oder Verschoben werden. Ctrl.-U ist passende Kurz-Tastenbefehl.

Archiv

Die Dokumentenverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente zu archivieren. Eine Archivierung wird in der Regel durchgeführt um auf dem Speichermedium Platz freizugeben. Es werden dabei nur die Dokumente archiviert. Die Einträge in der Dokumentenverwaltung bleiben dabei erhalten. Diese werden nur mit dem Archivpfad und Datum gekennzeichnet.

Die Archivierung erfolgt in 2 Schritten:

1. Dokument archivieren
2. Dokumente löschen

Dokumente archivieren

Die Archivierung wird in folgender Abfolge erstellt:

1. Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung die Dokumente aus, die Sie archivieren wollen.
2. Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Archivierung Dokumente archivieren
3. Alle selektierten Dokumente werden automatisch in das bei der entsprechenden Verarbeitung angegebene Archiv kopiert.

Einzelnes Dokument einlesen

Wenn Sie auf ein archiviertes Dokument zurückgreifen müssen, können Sie mit Hilfe der Funktion Einzelnes Dokument einlesen dieses wieder herstellen.

1. Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung das Dokument aus, das Sie wieder herstellen wollen.
2. Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Archivierung Einzelnes Dokument einlesen aus.
3. Wählen Sie aus dem folgenden Dialog das Verzeichnis aus, aus dem das Dokument wiederhergestellt werden soll.

Dokumente löschen

Nachdem die Dokumente archiviert wurden, können diese gelöscht werden.

WICHTIG:

Es werden nur die Dokumente gelöscht, nicht aber der Eintrag im Dokumentenfenster!

1. Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung die Dokumente aus, die Sie löschen wollen. Benutzen Sie am besten die vorher bei Dokumente archivieren getroffene Selektion
2. Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Archivierung Dokumente löschen.
3. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage werden die Dokumente gelöscht, nicht aber der Datenbankeintrag!

Auswärtsbearbeitung

Dokumente können z.B. nach Hause mitgenommen werden, um diese dort weiter zu bearbeiten. Mit Hilfe der Funktion Dokumente mitnehmen können diese aus der Dokumentenverwaltung ausgecheckt werden und nach dem externen Bearbeiten wieder mit der Funktion Dokument zurückbringen eingecheckt werden.

Dokument mitnehmen

So können Sie ein Dokument mitnehmen:

1. Wählen Sie das Dokument aus, die sie mitnehmen wollen.
2. Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Auswärtsbearbeitung Dokument mitnehmen.
3. Wählen Sie aus dem folgenden Dialog das Verzeichnis aus, in den das Dokument zum Mitnehmen kopiert werden soll. Dies kann z.B. ein USB-Stick sein.
4. Jetzt können Sie dieses Dokument aus dem angegebenen Verzeichnis mitnehmen.

Dokumente die mitgenommen wurden, werden gekennzeichnet mit dem Benutzer und dem Datum wann dieses mitgenommen wurde. Wenn ein Benutzer versucht dieses Dokument zu bearbeiten, wird er darauf hingewiesen, dass dieses Dokument mitgenommen wurde. Je nach Rechte die er Besitzt, kann er es trotzdem bearbeiten oder nicht. Wenn Sie das Modul Benutzerberechtigungen verwenden, können Sie dieses Recht für jeden Benutzer einstellen.

Mehrere Dokumente auf einmal können nicht mitgenommen werden.

Dokument zurückbringen

Um ein mitgenommenes Dokument wieder in die Dokumentverwaltung einzuchecken gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung die Datei aus, die Sie zurückbringen wollen.
2. Markieren Sie das Dokument und starten Sie das Programm Auswärtsbearbeitung Dokument zurückbringen.
3. Geben Sie im folgenden Dialog den Pfad an, in dem sich das Dokument befindet. Das Dokument wird zurückkopiert und die Kennzeichnung wird aufgehoben.

Verzeichnisse

Die Dokumente, wie auch die Vorlagen sind in definierten Verzeichnissen abgelegt. Mit folgenden Funktionen ist ein einfacher Zugriff darauf gewährleistet.

Pfad in Ordner öffnen

Wenn Sie den Windows Explorer öffnen möchten mit dem Ordner des aktuellen Dokumentes können Sie den Befehl Pfad in Ordner öffnen verwenden.

1. Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung das Dokument aus, dessen Ablageordner Sie im Explorer öffnen möchten.
2. Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Pfad in Ordner öffnen aus.
3. Es öffnet sich der Windows Explorer mit dem Pfad auf den Ordner des aktuellen Dokumentes.

Vorlagenverzeichnis öffnen

Mit der Funktion Vorlagenverzeichnis öffnen wird der Windows Explorer mit dem Pfad auf den Ordner der Vorlagen geöffnet.

Zusätzliche Funktionen

Für das Handling der Dokumente stehen mehrere zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

Dokument mittels E-Mail versenden

In der Dokumentenverwaltung abgelegte Dokumente können direkt per E-Mail versandt werden. In der Funktionsleiste der Dokumentenverwaltung steht dazu das Programm Dokument mittels E-Mail versenden zur Verfügung. Damit werden die selektierten Dokumente als Anhang dem E-Mail angefügt.

Mehrere Dokumente einfügen

Mit dem Programmstart Mehrere Dokumente einfügen können x-beliebige Dokumente auf einfache Art in die Dokumentenverwaltung eingefügt werden. Vorgehen:

• im ersten Dialogfeld den Pfad auswählen
• im folgenden Dialog werden sämtliche Dateien aus dem gewählten Pfad (inkl. Unterordner) gemäss Filter angezeigt
• für Bilder seht ein Vorschaufenster zur Verfügung
• vor dem Einfügen kann definiert werden, ob die Ursprungsdateien gelöscht werden sollen oder nicht

Der Dialog der Dokumentverwaltung wird nur für den ersten Datensatz angezeigt!

Dokumentvorschau

Ab Windows 7 steht nun die Dokumentvorschau aus dem Windows Explorer zur Verfügung. So kann in die Datei gesehen werden ohne sie zu öffnen. Die Dokumentvorschau wird als separates Fenster gestartet und wird beim Selektieren eines Dokuments aktualisiert.