Nachkalkulation

Zusammenhänge der Nachkalkulation

Hier erhalten Sie eine genaue Beschreibung über die Verwendung und die Einstellungen zur Nachkalkulation

Die Basis für die Nachkalkulation bilden die Betriebsaufträge. Eine Kalkulation kann nur bezogen auf einen Betriebsauftrag durchgeführt werden. Folgende Informationen werden berücksichtigt:

1. Material auf Stückliste
2. Kreditoren
3. Zeiten
4. Zuweisung des Schemas und der Ansätze

Ausgabe der Nachkalkulation

Die Durchführung und die Ergebnisse der Nachkalkulation werden in folgenden Bereichen ausgegeben

• Bericht Nachkalkulation auf Betriebsauftrag
• Programmstart Kalkulation auf Betriebsauftrag
• Info View Kalkulation auf Betriebsauftrag

Materialien

Voraussetzung für eine möglichst genaue Kalkulation ist eine detaillierte Stückliste mit sämtlichen benötigten Materialien. Hier werden Materialien und Formate definiert.

Im Artikelstamm werden spezielle Eigenschaften und Kalkulationswerte hinterlegt. In der Nachkalkulation wird dann auf diese Werte zurückgegriffen. Grundlage für diese Daten bilden die Basispreise und betriebsspezifischen Verschnittsätze. Kalkulationszuschläge werden bei Artikeln mit hohen Materialgemeinkosten (z.B. Glas, Bruchrisiko) dazugerechnet. Siehe auch Artikelpreise verwalten oder bei Artikelstamm.

Der Preis entspricht dem Basispreis eines Artikels und wird mit einem Artikel automatisch in die Stückliste übernommen. Muss innerhalb der Stückliste ein Artikel verwendet werden, der nicht im Stamm vorhanden ist, kann dieser manuell eingetragen werden und der Preis hier eingegeben werden.

Für die Evaluierung der Preise wird daher zwischen drei verschiedene Materialien unterschieden:

Materialien aus dem Artikelstamm:

Werden Materialien aus dem Artikelstamm verwendet, muss der Preis im Artikelstamm hinterlegt werden. Die Kalkulation berücksichtigt bei Materialien aus dem Artikelstamm nur die Preise die dort hinterlegt wurden. Sind keine Preise im Artikelstamm angelegt, werden diese in der Kalkulation nicht berücksichtigt, es wird auch kein Preis berücksichtigt, der in der Stückliste eingegeben wurde.

Materialien aus dem Artikelstamm mit einem fixierten Preis:

Ist auf der Stückliste die Kennung "Artikelpreis fixiert" gesetzt, wird für die Nachkalkulation das Feld Einheitspreis verwendet. Dies kann aber nicht mehr angepasst werden. (Weitere Informationen zu Materialpreise fixieren)

Materialien, die nicht im Artikelstamm erfasst sind:

Bei Materialien die nicht im Artikelstamm enthalten sind, kann der Preis direkt in der Stückliste im Feld Einheitspreis eingegeben werden.

Zeiten

Um eine exakte Nachkalkulation zu erstellen, ist es notwendig für alle Mitarbeiter eine lückenlose Erfassung über die Auftrags- und Abwesenheitszeiten, sowie Spesen zu gewährleisten.

Das Programm ermöglicht eine präzise Erfassung der effektiv aufgewendeten Zeiten für einen Auftrag. Dies kann zum einen, mit einer Zeiterfassung durch Tagesrapporte und der separaten Eingabe durch die Administration geschehen. Andererseits bietet das Programm eine Direktzeiterfassung an, welche es dem Mitarbeiter einfach ermöglicht, seine Zeiten direkt ans System weiterzugeben. Barcodes für Mitarbeiter und Aufträge haben sich als zuverlässige Eingabehilfen bestätigt. Die effektiv aufgewendeten Zeiten fliessen in die Nachkalkulation ein.

In der Zeit- und Spesenerfassung werden alle Mitarbeiterzeiten und -spesen erfasst. Die Zeiten eines Mitarbeiters werden entweder auftragsbezogen oder als Fehl-, Soll- und Ferienzeiten erfasst. Spesen werden pro Mitarbeiter und Auftrag erfasst. Zeiten und Spesen, die auftragsbezogen erfasst wurden, werden automatisch in der Nachkalkulation berücksichtigt. (siehe auch Zeitverarbeitung)

Zeiten und Spesen: In der Nachkalkulation bilden die erfassten Zeiten die Grundlage. Berechnet wird der (Kostenstellensatz + Mitarbeitersatz) * Zeit. (siehe auch Kalkulationsansätze verwalten)

Spesen werden in der Nachkalkulation berücksichtigt. Die Spesenerfassung erfolgt innerhalb der Zeiterfassung.

Die Kostenstellen des Betriebes können in der Grundlagentabelle Kalkulation- Kostenstellen angelegt werden. Jede Kostenstelle muss mit einer Nummer und einer Bezeichnung angegeben werden. Kostenstellen werden in der Nachkalkulation ausgewertet. Die Kostenstellensätze (Kalkulationsbeträge) werden mit der Verarbeitung Ansätze verwalten festgelegt. Hier finden Sie auch nähere Angaben über die Verwendung der Kostenstellen.

Zuweisung des Schemas und der Ansätze

Beim Aufruf eines Nachkalkulationsberichts auf einem Betriebsauftrag, kann die Nachkalkulation automatisch ausgeführt werden. Dafür wird dem Standard entsprechend das Kalkulationsschema oder die Ansätze mit der Nummer 3 (Nachkalkulation) verwendet. Möchten Sie für einen Auftrag ein anderes Schema oder andere Ansätze verwendet, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den gewünschten Betriebsauftrag aus,für welchen Sie eine Nachkalkulation durchführen möchten.
2. Wählen Sie nun die Folgetabelle Grundlagen Auftragskalkulation aus.
3. Erfassen Sie in der Folgetabelle Grundlagen Auftragskalkulation die gewünschten Werte für die Nachkalkulation.
4. Nun können Sie die gewünschten Nachkalkulationsberichte ausgeben.
5. Die Nachkalkulation wird mit dem Aufrufen des Berichtes durchgeführt.

Konfigurieren der Ansätze

• Personalsätze müssen im Programm Kalkulationsansätze verwalten für die Nachkalkulation erfasst sein.

Vergewissern Sie sich, dass in der Spalte Nachkalkulation der entsprechende Wert zum gewünschten Datum, für jeden Mitarbeiter, erfasst ist.

• Kostenstellensätze müssen im Programm Kalkulationsansätze verwalten für die Nachkalkulation erfasst sein.

Vergewissern Sie sich, dass in der Spalte Nachkalkulation der entsprechende Wert zum gewünschten Datum, für jede Kostenstelle, erfasst ist.

• Zuschläge müssen im Programm Kalkulationsansätze verwalten für die Nachkalkulation erfasst sein.

Vergewissern Sie sich, dass in der Spalte Nachkalkulation der entsprechende Wert zum gewünschten Datum, für jeden Zuschlag, erfasst ist.

WICHTIG:

Bei der Festsetzung der Ansätze ist, dass Sie auf die Trennung von fixen und variablen Kostenanteilen achten!

HINWEISE:

• Für die Zuschläge sind nur Einträge in die für das Schema relevanten Spalten notwendig, in diesem Fall für die Nachkalkulation.
• Die Spalte Vorkalkulation enthält i.d.R. höhere Werte, da sich dieser Ansatz i.d.R. Personal- und Kostenstellenkosten umfasst (Durchschnittswert). Bei der Nachkalkulation erfolgt eine Aufgliederung in Personalsatz und dem Kostenstellensatz.
• Für die Personalsätze und die Kostenstellensätze sollte der relevante Zeitartencode ausgewählt sein. Für die Zuschläge muss das gewünschte Kalkulationsschema ausgewählt sein.

Konfigurieren des Kalkulationsschemas

Das Kalkulationsschema bildet die Grundlage für die Verrechnung der einzelnen Summen aus den verschiedenen Bereichen. Der Aufbau der Kalkulationsschemen kann individuell angepasst werden. Die einzelnen Schemen lassen sich im Programm einfach abändern und erlauben so eine flexible Berichtsgestaltung.

Um die Kalkulationsschemen zu verwalten öffnen Sie den Desktop Grundlagen Kalkulation aus der Navigation Grundlagen/Stammdaten