Dokumentenablage

Die Dokumentablage erfolgt grundsätzlich bearbeitungsbezogen, d.h. wenn Sie ein Dokument zu einer Adresse hinzufügen wird das Dokument in einem Pfad hinzugefügt der von der Adresse abhängig ist. Ausgenommen davon ist die Möglichkeit eine Verarbeitung ohne Basispfad zu verwenden. Dabei muss allerdings der Benutzer bei jedem Dokument das er erzeugt einen Pfad angeben.

Bei der Ablage der Dokumente sollte zunächst darauf geachtet werden, wo am meisten und die Grössten Dokumente auftreten. Entsprechend sollte eine Netzwerkressource zur Verfügung gestellt werden, die auch in der Lage ist diese Speichermengen zu verarbeiten.

Die Ablage der Dokumente sollte auch in das Sicherungskonzept mit einbezogen werden.

Es müssen Laufwerksbuchstaben verwendet werden, da die Dokumentenverwaltung Netzwerkpfade (beginnend mit \\) nicht unterstützt.

Die Globale Dokumentablage lässt sich unter Grundlagen\Grundlagen Dokumente im Fenster Dokumentablage einstellen.

Der Pfad des Ablageverzeichnisses ist ein Basispfad, d.h. die Dokumentenverwaltung benutzt diesen Basispfad für die entsprechende Verarbeitung. Ab diesem Pfad werden von der Dokumentenverwaltung weitere Pfad automatisch angelegt.

Diese automatisch angelegten Pfade dürfen nachträglich nicht verändert werden!

Innerhalb des Ablageverzeichnisses kann auch der Parameter [BASISDIR] eingetragen werden. Dann wird der Basispfad des Borm Programms vorangestellt.

Beispiel:

Wenn das Laufwerk für Borm H: ist und darunter das Borm Programm im Verzeichnis BormPPS installiert ist dann können Sie z.B. für die Adressen folgendes Eintragen:

Wenn jetzt ein Dokument zu einer Adresse hinzugefügt wird, wird es mit dem Pfad H:\BormPPS\dokv\Adressen\.... gespeichert. Nach dem Verzeichnis Adressen erzeugt das Programm eine eigene Verzeichnisstruktur, die vom aktuellen Datensatz abhängig ist.

Bevor Sie mit der Dokumentenverwaltung zu arbeiten beginnen, müssen Sie diese Verzeichnisse auf Ihre Firma abstimmen!

Innerhalb der Dokumentenverwaltung ist es auch möglich, private Dokumente zu integrieren. Private Dokumente werden, wenn dies definiert ist, in einem anderen Verzeichnis gespeichert wie öffentliche Dokumente. Dadurch ist es möglich, auf der Ebene des Betriebssystems spezielle Rechte für diese Pfade zu vergeben. Ein Benutzer der die notwendigen Rechte nicht hat, kann dann diese Dokumente nicht öffnen!

Für die Ablage der privaten Dokumente sollten spezielle Pfade oder Laufwerke zur Verfügung gestellt werden, um die Rechte des Betriebssystems vergeben zu können.

Um die Pfade für private Dokumente festzulegen gehen Sie wie folgt vor: