Quickstart BormBusiness

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Willkommen

Dieses Trainingshandbuch wird Ihnen den Einstieg ins BormStudent erleichtern. Es ist in drei Bereiche unterteilt.

Im Kapitel 2 "Erste Schritte" werden Sie mit der Oberfläche des Programms vertraut gemacht. Zudem werden Ihnen in diesem Teil die wichtigsten Befehle/Begriffe erklärt.

Im Kapitel 3 "Einrichten von BormStudent" sehen Sie die wichtigsten Einstellungen von BormStudent und lernen dabei, wie Sie Ihr BormStudent startklar für den täglichen Gebrauch machen können.

Im Kapitel 4 "Tutorial" lernen Sie anhand von Übungen die wichtigsten Befehle kennen. Sie werden dabei durch die ersten Schritte ins Programm eingeführt. Anschliessend folgt eine Step by Step Anleitung zum Bearbeiten eines Betriebauftrages.

Diese Anleitung wurde für alle Länder im deutschsprachigen Gebiet hergestellt. Für die Steuerungs- bzw. Control-Taste wird die Abkürzung Ctrl verwendet. Es kann aber vorkommen, dass Sie eine Tastatur benutzen, welche die Bezeichnung Strg (für Steuerung nach Deutschem Standard) besitzt. Die Funktion ist überall dieselbe, der Unterschied besteht lediglich in der Bezeichnung.

Wir wünschen Ihnen nun viel Spass beim Kennenlernen der Programme.

Erste Schritte

In diesem Teil werden Sie mit der Programmoberfläche und der Bedienung von BormBusiness vertraut gemacht.

Programmstart

Es gibt zwei Möglichkeiten BormStudent zu starten: Mit einem Doppelklick auf das Icon 25px auf dem Desktop oder im Startmenü von Windows

Programmoberfläche

Nach dem Starten von BormBusiness erscheint die Oberfläche des Programms. Die folgende Abbildung zeigt die verschiedenen Bereiche der Oberfläche vom BormBusiness. Die Darstellung auf Ihrem Computer kann aufgrund einer anderen Bildschirmauflösung von der Abbildung abweichen.

Bereiche der Oberfläche

Oberfläche BormBusiness

Die Oberfläche baut auf der aus Microsoft Office bekannten Werkzeugleiste mit Ribbons auf. Die Desktops können dank der Möglichkeit von Registern und verschiebbaren Splittern flexibel gestaltet werden.

Die Oberfläche besteht aus den Bereichen Navigation (grün), Desktop (gelb) und der RibbonBar (rot) mit dem Menü System (blau) und der Multifunktionsleiste (violett).

RibbonBar

Die RibbonBar befindet sich im obersten Bildschirmbereich und beinhaltet Informationen und Funktionen.

Menu System

Die Funktionen der RibbonBar sind in zwei Hauptbereiche untergeteilt:

1. Menü System
2. Multifunktionsleiste

Im Menü "System" werden Grundeinstellungen und Basisfunktionen des Programms verwaltet. Dies beinhaltet:

• Desktopfunktionen
• Administratormodus
• Desktopthemen
• Grundeinstellungen/Optionen

Die Multifunktionsleiste bildet den Hauptbereich der RibbonBar und enthält alle benötigten Befehle. Viele Funktionen können zusätzlich über Tastenkürzel, wie auch über das Kontextmenü eingegeben werden. Eine Tabelle mit allen Funktionen und ihrem entsprechenden Kürzel finden Sie im Kapitel 6 "Tastenkürzel".

RibbonBar

Die Multifunktionsleiste kann durch Rechtsklick auf die RibbonBar und der entsprechenden Auswahl minimiert oder maximiert werden. Schalten Sie die Multifunktionsleiste aus und wieder ein. Sie verwenden dazu die rechte Maustaste in der RibbonBar und wählen im Kontextmenü die Funktion "Minimize the Ribbon". Damit machen Sie sich zusätzlich mit dem Kontextmenü vertraut.

Die Icons der verschiedenen Befehle können entweder gross oder klein dargestellt sein. Die Funktionalität ist dieselbe, jedoch werden so häufig verwendete Befehle hervorgehoben. Lässt man den Cursor für einen kurzen Moment über einem Befehl stehen, öffnet sich ein ToolTip mit einem Hinweistext zum Befehl.

Gruppe bearbeiten

Alle Befehle und Funktionen für die Datenverwaltung, die Navigation etc. sind in diesem Bereich zu finden. Die Befehle sind in Gruppen zusammengefasst (z.B.: Gruppe "Bearbeiten").

Diese Gruppen sind den verschiedenen RibbonPages (Registerkarten) zugeteilt. Die zur Verfügung stehenden Seiten werden durch die Registerkarten angezeigt.

Registerkarten

Gruppen ausgeschaltet

Registerkarten lassen sich auch bestimmten Tabellen zuordnen. Damit wird beispielsweise die Registerkarte "Dokumentenverwaltung" aktiv, sobald die Tabelle "Dokumente" angewählt wird. Je nach aktueller Auswahl oder aktivem Fenster sind nicht alle Befehle abrufbar. Ausgegraute Befehle können nicht ausgeführt werden.

Dropdown Menu

Zusammenpassende Befehle können unter einem Icon als Dropdown Menu gruppiert sein. Um einen solchen Befehl zu starten, öffnen Sie das Menü indem Sie auf den Pfeil klicken und einen Eintrag auswählen.

Dropdown Menu

Die InfoViews, Folgetabellen und Programmstarts sind in der Gruppe "Info" zusammengefasst. Beim Klicken auf das entsprechende Icon, wird die InfoView, die Folgetabelle oder der Programm-start aufgerufen. Beim Klicken auf den Text oder den nach unten gerichteten Pfeil öffnet sich ein Drop Down Menü und der gewünschte Eintrag kann gewählt werden. Der jeweils zuletzt gewählte Eintrag wird angezeigt.

Mit dem oben rechts stehenden Icon öffnet sich das Programminformationenfenster mit allen Angaben zur Version, Kontaktangaben, Daten etc. Dieses Icon sieht gleich aus wie das soeben beschriebene Icon "InfoView". Es besteht jedoch kein Zusammenhang zwischen den beiden Funktionen.

Navigation

Navigation

Hier erfolgt die Navigation durch das Programm. Beim Doppelklicken auf einen Eintrag in der Navigation wird der entsprechende Desktop oder das entsprechende Programm geöffnet. Die Ein-träge sind in Kategorien gruppiert und können Untereinträge enthalten. Ist dies der Fall, steht links vom Eintrag ein Pfeil. Um die Untereinträge anzuzeigen, muss auf den Pfeil geklickt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten durch das Programm zu navigieren, wobei die Gliederung dieselbe bleibt.

• Die Navigationsbar gliedert die Programmstruktur mit Ordnern und Icons.
• Der Navigationsbaum ist eine alternative Darstellung zur Navigationsbar. Er zeigt die Verarbeitungen in einer Explorer-Struktur an.

Jeder Benutzer kann selbst wählen, welche Navigationsart er verwenden möchte. Um zwischen Navigationsbar und Navigationsbaum umzuschalten, wählen Sie im Menü System den Eintrag Desktopfunktionen und klicken Sie dort auf Navigationsbar einschalten bzw. auf Navigationsbaum einschalten.

Schauen Sie sich beide Arten der Navigation an, indem Sie nach Belieben umschalten. Klicken Sie sich zusätzlich ein wenig durch die Navigation, um zu sehen was geschieht, wenn die unterschiedlichen Bereiche angewählt werden. Sie müssen dabei noch nicht verstehen was im rechten Desktop an Tabellen erscheint. Es geht nur darum, sich mit der Navigation vertraut zu machen.

Die Bilder der folgenden Übungen zeigen die Darstellung "Navigationsbar". Es soll Sie aber nicht daran hindern die Darstellung "Navigationsbaum" zu verwenden. Sie werden beim Absolvieren der Übungen keinen Nachteil erhalten, da die Navigation von der Logik her gleich aufgebaut ist. Sie unterscheiden sich lediglich in der Darstellung.

Desktops

In diesem Bereich werden die verschiedenen Daten und Informationen angezeigt und bearbeitet. Durch Doppelklick auf die Einträge in der Navigation ist es möglich, unterschiedliche Desktops zu öffnen. Diese aktiven Desktops werden aufeinandergestapelt und können über die Registerkarten aufgerufen werden.

aktive Desktops

Desktopfenster

Die Registerkarte des aktuell angezeigten Desktops wird mit einer roten Umrandung dargestellt. Auch kann mit "Ctrl + PageUp / Ctrl + PageDown" durch die aktiven Desktops navigiert werden. Der aktuell aktivierte Desktop kann mit "×" ganz rechts in der Registerleiste geschlossen werden. Mit dem Pfeil links neben "×" wird ein Menü mit allen aktiven Desktops aufgerufen und es kann zwischen diesen gewechselt werden. Jeder Desktop enthält ein oder mehrere Fenster. Jedes Fenster enthält eine oder mehrere Tabellen. Eine Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz (z.B. ein Kunde oder ein Artikel).

In der Tabellenbezeichnung ist ersichtlich, welche Tabelle gemeint ist. Wird in diesem Handbuch von einer Tabelle gesprochen, bezieht sich der Name immer auf die jeweilige Bezeichnung.

Oft ist es hilfreich, viele Tabellen gleichzeitig auf dem Desktop zu haben. Damit die Anzeige übersichtlich bleibt und die Tabellen gross genug bleiben, sind die verschiedenen Tabellen oder Infofenster aufeinandergestapelt. Mit den darüberstehenden Registerkarten können diese aufgerufen werden. Die Registerkarte der aktuell angezeigten Folgetabelle ist rot umrandet dargestellt.
Die aktuelle Registerkarte kann, gleich wie beim Desktop, mit dem Kreuz ganz rechts in der Registerleiste geschlossen werden. Mit dem Pfeil links neben "×" wird ein Menü mit allen Tabellen des Fensters eingeblendet und es kann zwischen diesen gewechselt werden.
Das Programm stellt mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die Breite einer Spalte zu ändern. Die Spaltenbreiten der ganzen Tabelle lässt sich durch "Ctrl und +" dem jeweils längsten Inhalt einer Spalte anpassen. Durch Doppelklicken auf eine Trennlinie wird die Breite der davon linksstehenden Spalte dem längsten Inhalt angepasst.
Ist die Spaltenbezeichnung länger als der längste Inhalt (z.B. "Bezeichnung" in der Tabelle "AdressStamm"), passt sich die Spaltenbreite durch erneutes Doppelklicken auf die Trennlinie der Spaltenüberschrift an.

Sortierung

Durch einen Klick auf einen Spaltenkopf können Sie alle Tabelleneinträge nach dieser Spalte sortieren. Durch einen weiteren Klick auf dieselbe Spalte kann zwischen auf- und absteigender Sortierung gewechselt werden. Ein Pfeil im Spaltenkopf zeigt an, ob die Daten aufsteigend oder absteigend sortiert sind.
Mit gedrückter Shift-Taste können mehrere Spalten für die Sortierung nacheinander gewählt werden. Zum Beispiel kann man Adressen nach Land aufsteigend, nach PLZ absteigend und nach Ort aufsteigend sortieren.

Die Mehrfachsortierung wird gelöscht indem auf einen Spaltenkopf geklickt wird, ohne die Shift-Taste zu drücken.

Tabellenfelder

Die Anordnung der Spalten in einer Tabelle können Sie beliebig anpassen. Brauchen Sie den Ort vor der PLZ, können Sie mit gedrückter Maustaste den Spaltenkopf "PLZ" selektieren und verschieben. Die roten Pfeile helfen Ihnen dabei, die Spalte richtig zu platzieren.

Folgetabelle

Haupt/Folgetabelle

Eine Folgetabelle zeigt nur die Daten an, welche dem angewählten Eintrag der Haupttabelle zuge-ordnet sind. Daher werden in einer Folgetabelle nur Daten des ausgewählten rot hinterlegten Da-tensatzes der Haupttabelle angezeigt.
Im Beispiel unten wurde in der Tabelle "AdressStamm" der Datensatz "Borm Informatik AG" angewählt. Dadurch sind in der Folgetabelle "Ansprechpartner" alle Ansprechpartner ersichtlich, welche diesem Datensatz zugeordnet sind.

Bedienung

Nur in einer aktiven Tabelle können Datensätze angelegt, verändert oder interne Programme gestartet werden. Wählen Sie über die Navigation den gewünschten Bereich aus, in welchem Daten erfasst werden sollen. Im Desktop sehen Sie die Fenster mit den Tabellen. Um den Datensatz zu bearbeiten, markieren Sie diesen im aktiven Fenster. Sie können nun die Bearbeitung über das Kontextmenü bzw. die RibbonBar starten.

Tipp Es besteht auch die Möglichkeit mehrere Datensätze zu markieren. Werden mit gedrückter Shift-Taste zwei Datensätze markiert, werden die dazwischenliegenden Datensätze ebenfalls selektio-niert. Dies kann ebenfalls mit gedrückter Shift-Taste auch mit den Pfeiltasten der Tastatur erfolgen. Um einzelne Datensätze auszuwählen, wird die Ctrl-Taste gedrückt gehalten und die einzelnen Datensätze werden angeklickt.

Kontextmenu

Kontextmenu

In jeder Tabelle steht ein Kontextmenü zur Verfügung, mit dem unterschiedliche Funktionen der RibbonBar aufgerufen werden. Je nach Tabelle unterscheidet sich das Kontextmenü. Der Aufruf des Kontextmenüs erfolgt über Rechtsklick auf der aktiven Tabelle.

Workflows

Workflow

Visuelle Prozessabläufe unterstützen den Benutzer bei der Abwicklung von wichtigen oder auch selten vorkommenden Prozessen. Dadurch behält der Benutzer immer die Übersicht, was noch fehlt und was bereits erledigt ist. Bei selten auszuführenden Arbeiten, wie z. B. dem Erfassen aller notwendigen Daten für einen neuen Benutzer, hilft der vordefinierte Ablauf den Einstieg zu finden und liefert alle notwendigen Schritte, die zum erfolgreichen Ausführen des Vorgangs notwendig sind.

Workflow Navigation

WorkFlows unterstützen den Benutzer bei seiner täglichen Arbeit. Sie helfen Vorgänge schneller, effizienter und vor allem fehlerfrei abzuwickeln. Alle Tätigkeiten, welche in WorkFlows erklärt werden, können selbstverständlich auch auf herkömmliche Weise erfolgen. Betrachten Sie die Work-Flows als eine Hilfe, die Ihnen bei seltenen Arbeiten oder als Neubenutzer den Weg zeigen.

Sie gelangen über die Navigation zu den Workflows.
Unten links ist bei jedem WorkFlow der Button "Neu Starten". Mit einem Klick auf diesen Button kann die Maske geleert und neu begonnen werden.

Einrichten von BormBusiness

Zu Beginn müssen wir einige Grundeinstellungen vornehmen.Diese Einstellungen werden in der Regel nur einmal vorgenommen. Sie sind aber wichtig, damit Sie mit BormBusiness arbeiten können.

Bitte beachten Sie, dass die Bezeichnungen, welche fett geschrieben sind, sogenannte Pflichtfelder sind. Das bedeutet, dass diese Felder einen Eintrag haben müssen.

Firmeninformationen

Firmeninformationen

Klicken Sie in der Navigation Grundlagen/Stammdaten auf das Register Firma. Es öffnet sich ein neuer Desktop. Hier finden Sie die Tabelle Firmenanschrift. Markieren Sie diese Tabelle, indem Sie in die Tabelle klicken. Jetzt können Sie den bestehenden Datensatz mit dem Befehl Bearbeiten aus der Funktionsleiste öffnen. Sollte dieser Datensatz noch nicht angelegt sein, so können Sie diesen mit dem Befehl Neu erstellen.
Hier werden Werte eingetragen, welche für das Ausdrucken von Berichten benötigt werden. Sie haben die Möglichkeit die Angaben über Ihre Firma zu erfassen.

Neuen Mitarbeiter erfassen

Datei:Mitarbeiter erfassen.png

Mitarbeiter erfassen

In der Tabelle "Mitarbeiter" werden alle Daten der Mitarbeiter verwaltet. Dazu gehören Personal-nummer, Name, Anschrift, Stammkostenstelle, Stammzeitmodell etc.

Legen Sie einen neuen Mitarbeiter an, indem Sie auf "Neue Mitarbeiter erfassen" im WorkFlow kli-cken. Geben Sie die Daten wie im unten dargestellten Bild ein. Stellen Sie den Mitarbeiter auf "ak-tiv" und den Sachbearbeiter und Borm Benutzer auf "ja", damit er im entsprechenden Auswahlfens-ter zur Verfügung steht.

Der Benutzername fürs Windows Betriebssystem und jener für BormStudent müssen identisch sein, da beispielsweise der Business Assistent zum Anzeigen der jeweiligen Aufgaben für einzelne Sachbearbeiter den Computeranmeldenamen (Windows Login) verwendet, um den Sachbearbeiter zu identifizieren.