Berichtsverwaltung

Berichtsverwaltung

Das Programm CTOListAdmin verwaltet alle Berichte die mit Crystal Reports erstellt wurden. Es stellt Funktionen zur Verfügung um Berichte im Programm an zu zeigen, mit Beschriftungen zu versehen oder um enien Stapeldruck ein zu richten.

Programm starten

Das Programm kann entweder aus dem Menü Datei im Desktop unter Administrationsmodus/Berichtsverwaltung oder direkt im Verzeichnis /bin60/CTOListAdmin.exe gestartet werden.

Tabelle auswählen

Berichte sind immer Tabellen bezogen. Auf der linken Seite befindet sich die Tabellenauswahl. Zunächst muss hier die Tabelle gewählt werden deren Berichte verwaltet werden sollen.

Nach der Auswahl der Tabelle werden im rechten Fenster (Berichte) die zur Tabelle gehörenden Berichte angezeigt.

Titel und Informationen bearbeiten

Mit einem doppelklick auf einen Bericht oder über den Befehl Berichtsinformationen bearbeiten erscheint ein Dialog in dem sie den Titel und die Info des Berichtes angeben können.

Der Benutzer sieht diese wenn er den Druckdialog aufruft. In der linken Spalte des Druckdialoges erscheint der Titel und in der Rechten die Beschreibung. Berichte werden in der Liste nach dem Titel sortiert.

Gruppenverwaltung

Berichte können in Gruppen zusammengefasst werden. Gruppen werden im Druckdialog als Register oben angezeigt. Berichte die nicht einer Gruppe zugeordnet sind werden im Register ohne Gruppenzuweisung angezeigt. Berichte die ausgeblendet sind erscheinen im Register Ausgeblendete Berichte. Diese Gruppe ist nur in der Berichtsverwaltung sichtbar.

Gruppenzuweisung

Jeder Bericht kann in einer Gruppe enthalten sein. Um einen Bericht einer Gruppe zuzuweisen wählen sie zunächst den Bericht aus und klicken dann auf den Befehl Gruppenzuweisung ändern. Es erscheint eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Gruppen und nach der Auswahl einer Gruppe wird der Bericht in diese verschoben.

Gruppe hinzufügen

Um eine neue Gruppe hin zu zu fügen klicken sie auf den Befehel neue Gruppe. Es erscheint der Dialog um den Gruppennamen an zu geben. Nach dem klick auf Ok steht die Gruppe zur Auswahl.

Gruppe bearbeiten

Um eine Gruppe zu bearbeitern klicken sie auf den Befehl Gruppe bearbeiten. Im folgenden Dialog können sie den Namen der Gruppe anpassen.

Gruppe löschen

Um eine Gruppe zu löschen wählen sie diese zuerst an und klicken dann auf den Befehl Gruppe löschen. Der Befehl ist nur aktiv wenn kein Bericht in der Gruppe vorhanden ist. Diese müssen sie vorher löschen oder in eine andere Gruppe verschieben.

Gruppe verschieben

Um eine Gruppe zu verschieben, d.h. in der Reihenfolge der Gruppen diese nach links oder rechts zu schieben, wählen sie zunächst die Gruppe an. Danach können sie den Befehl Gruppe nach Links verschieben oder Gruppe nach rechts verschieben anwählen und die Gruppe wird wen möglich in die entsprechende Richtung verschoben.

Berichte verwalten

Die zur Verfügung stehenden Berichte werden in der Liste angezeigt mit einem Symbol vor jedem Bericht. Das Symbol zeigt an ob ein Bericht

• Ein Standardbericht von Borm ist default oder ein kundenspezifischer client
• Parameter hat Symbol wird Pink angezeigt
• Ein Script besitzt Symbol wird grün angezeigt
• Ein Batch Bericht ist

Bericht kopieren

Um einen Bericht zu kopieren muss zunächst der Bericht gewählt werden und danach muss der Befehl Bericht kopieren gewählt werden. Es wird der neue Berichtsname abgefragt und nach Bestätigung wird der Bericht mit allen seinen Definitonen (Parameter, Script) kopiert.

Bericht löschen

Um einen Bericht zu löschen muss zunächst der Bericht angewählt werden und dann der Befehl Bericht löschen angeklickt werden. Nach der Sciherheitsabfrage wird der Bericht mit allen seinen Definitionen (Script, Parameter) gelöscht.

Bericht in Crystal bearbeiten

Um einen Bericht in Crystal Reports zu bearbeiten muss der Bericht zunächst angewählt werden und folgend der Befehl Crystal Report starten angeklickt werden. Der Bericht wird zur Bearbeitung in Crystal Report geöffnet. Hierzu muss das Programm Crystal Report Designer installiert sein.

Berichte ein und ausblenden

Um einen Bericht auszublenden, müssen Sie ihn lediglich in die Gruppe „Ausgeblendete Berichte verschieben“. Dies kann über die 2. Schaltfläche der Toolbar erfolgen.

Berichtsparameter

Crystal Report Berichte müssen häufig mit Parametern aufgerufen werden. Parameter nehmen Werte auf, die im Bericht weiterverarbeitet werden können. Ein Beispiel ist z.B. die Materialgruppenauswahl bei verschiedenen Stücklistenberichten. Leider ist die Parameterabfrage die Crystal Report bietet sehr unhandlich. Deshalb bietet BORM die Möglichkeit, für Parameter eigene Aufrufdialoge zu erzeugen.

Parameter bearbeiten

Doppelklicken Sie in das Fenster Parameter. Es erscheint ein neues Fenster. In diesem Fenster kann der Dialog für Parameter bearbeitet werden.

Die Position eines Parameterfeldes kann mit der Maus verschoben werden. Dabei wird immer auch das Bezeichnungsfeld des Parameters mit verschoben.

Parameter können nur Zeilenweise eingefügt werden, die Zeilen werden durch die gepunkteten Linien dargestellt. Mehrzeilige Eingabefelder können über mehrere Linien dargestellt werden, dabei muss die Höhe aber über den Parameterdialog eingestellt werden.

Neuen Parameter einfügen

Option	Beschreibung
Eingabeart wählen	Zunächst muss bestimmt werden, was der Parameter dem Benutzer ermögliche soll. Ein Parameter muss zuerst im Bericht implementiert werden. Typ Beschreibung Eingabefeld Hier kann der Benutzer entsprechend dem Typ des Eingabefeldes frei einen Wert eingeben. Combobox Hier kann der Benutzer nur aus den Werten der Combobox auswählen. ja/nein Hier hat der Benutzer nur 2 Möglichkeiten zur Verfügung.
Eingabefeld	Nach dem Klick auf das Icon erscheint ein Dialog in dem die Parameterdefinition fest gelegt werden kann. Wert Beschreibung Parameter Hier muss der Parametername eingegeben werden. Er muss mit dem Parameternamen des Parameters aus dem entsprechenden Bericht übereinstimmen. Gross- und Kleinschreibung wird ignoriert. Titel Der Titel der im Dialog vor dem Parameter angezeigt wird. Breite Die Breite in Pixel. Diese kann noch visuell verändert werden. Zwingende Eingabe erforderlich Ist diese Option aktiviert, wird der Benutzer gezwungen einen Wert in diesen Parameter einzugeben. Feldtyp Entsprechend dem Feldtyp kann der Benutzer nur Werte die diesem entsprechen eingeben. Der Feldtyp sollte mit dem des Parameters im Bericht übereinstimmen. Mehrzeilig Es kann mehrzeiliger Text eingegeben werden. Die Option Höhe gibt dann an, wie viel Zeilen das Eingabefeld hoch ist. Dies kann visuell nicht geändert werden. Höhe Gibt die Zeilenhöhe des Eingabefeldes an. Ausrichtung Gibt die Ausrichtung an. Leerzeichen abschneiden Dies gibt an, das vor der Übergabe des eingegebene Wertes vor- und nachstehende Leerschläge abgeschnitten werden sollen. H-Scrollbar Bei mehrzeiligen Feldern kann angegeben werden, ob eine Horizontale Scrollbar angezeigt werden soll. V-Scrollbar Bei mehrzeiligen Feldern kann angegeben werden, ob eine Vertikale Scrollbar angezeigt werden soll. Rundung Bei Zahlenfeldern kann hier die Rundung angegeben werden. NK Stellen Bei Zahlenfeldern kann hier die Anzahl Nachkommastellen angegeben werden.
Combobox	Nach dem Klick auf das Icon erscheint ein Dialog. Für Parameter, Titel, Breite und zwingende Eingabe gilt das gleiche wie beim Eingabefeld. Wert Beschreibung Abfragetyp Der Abfragetyp legt fest, ob in der Auswahlliste Daten aus einer Tabelle aus der Datenbank angezeigt werden, oder ob Werte manuell erfasst werden. Wertauswahl Bei einer Wertauswahl müssen die Werte in folgendem Format angegeben werden Anzeigewert , Rückgabewert Anzeigewert , Rückgabewert Es können mehrere Werte eingegeben werden. Datenbankzugriff Bei einem Datenbankzugriff muss ein gültiges SQL Statement angegeben werden. Über die Schaltfläche SQL testen kann geprüft werden, ob es gültig ist. Das Übernahmefeld gibt an, welcher Wert zurückgegeben wird.
Ja/Nein Feld	Nach dem Klick auf das Icon erscheint ein Dialog. Für Parameter und Titel gilt das gleiche wie beim Eingabefeld. Wert Beschreibung Beschriftung Die Beschriftung die rechts oder links angezeigt werden soll. Wert Der Wert der bei Auswahl zurückgegeben werden soll

BormScript

Für einen Bericht kann vor- oder nach dem Aufruf des Berichtes ein BormScript aufgerufen werden. Das Ausführen des BormScriptes dient z.B. dazu um vor dem Drucken eines Berichtes Daten auf zu bereiten oder z.B. nach dem Drucken eines Berichtes einen Status um zu setzen.

BormScript bearbeiten/einfügen

Um ein BormScript zu bearbeiten oder ein zu fügen doppelklickt man auf das Fenster BormScript und es öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten von BormScript des Berichtes. im linken Teil kann man das bormScriopt einfügen oder bearbeiten. Auf der rechten Seite wird ein Baum angezeigt, der die wichtigsten Funktionen und Parameter enthält die man zum Erstellen des BormScriptes benötigt. Hier kann man mit einem doppelklickt die gewünschte Funktion als Script in das Bearbeitungsfenster einfügen.

Unter Musterscript findet man die wichtigsten Funktionen, die beim Aufruf eines Berichtes ausgeführt werden.

Funktion	Beschreibung
BeforeExecutingReport	Diese Funktion wird vor der Anzeige oder des Drucks des Berichtes ausgeführt.
AfterExecutingReport	Diese Funktion wird nach der Anzeige oder des Drucks des Berichtes ausgeführt.

Innerhalb des Scriptes wird der Parameter LIST_ID übergeben. Ausserdem werden alle definierten Parameter des Berichtes als Variablen zur Verfügung gestellt. Sie werden mit dem Parameternamen angesprochen.

Die Funktionen müssen TRUE oder FALSE zurückgeben. Wird FALSE in der Funktion BeforeExecutingReport zurückgegeben, wird der Aufruf des Berichtes abgebrochen und der Bericht kann nicht gedruckt werden.

Stapeldruck

Ein Stapeldruck sind einer oder mehrerer Berichte die zusammen gedruckt werden sollen. Der Benutzer sieht im Druckdialog diesen als einen Bericht. Stapeldrucke können auch Drucker zugewiesen werden.

Stapeldruck definieren

Um einen Stapeldruck zu definieren muss man aus den Befehl neue Stapeldruckdefiniton auswählen. Es erscheint folgender Dialog:

Feld	Beschreibung
Name	Hier muss der Dateiname angebeben werden unter dem der Stapeldruck gespeichert wird
Titel	Hier muss der Titel des Stapeldrucks eingegeben werden so wie ihn der Benutzer sieht
Info	Die Info für den Benutzer
Art	Die Art legt fest ob ein LST oder RPT Bericht verwendet wird. In der Regel wird bei Stapeldrucken imer LST verwendet
Berichte	Hier werden die Berichte angezeigt die in diesem Stapeldruck enthalten sind

Berichte hinzufügen

Um Berichte hinzu zu fügen muss man rechts den Befehl Bericht hinzufügen wählen. Es wird eine Liste der zur verfügung stehenden Bercihte angezeigt. Durch einen doppelklick übernimmt man den Bericht in den Stapeldruck. Es werden nur Berichte der gleichen Art (LST oder RPT) angezeigt wie im Stapeldruck angewählt.

Bericht entfernen

Einen Bericht entfernt man, in dem man diesen anwählt und rechts den Befehl Bericht entfernen anklickt.

Reihenfolge der Berichte

Die Reihenfolge der Berichte in der Liste entscheidet darüber in welcher Reihenfolge die Berichte gedruckt werden. um diese zu ändern kann man den Bericht auswählen und rechts den Befhel nach oben oder unten verschieben anwählen. Die Reihenfolge ist vor allem dann zu beachten, wenn die Berichte gedruckt in einer bestimmten Reihenfolge auf einem Stapel liegen sollen. Die Reihenfolge der Seiten innerhalb eines Berichtes kann hier nicht eingestellt werden, dies muss im Bericht erfolgen. Unter Umständen ist es notwendig, das Berichte aufgeteilt werden in 2 Berichte um eine andere Reihenfolge beim Druck zu erreichen. Deshalb sollte man vorher fest legen in welcher Reihenfolge gedruckte Papiere verarbeitet werden sollen, d.h. wer mit diesen Papieren weiter arbeiten muss. Eine optimale Reihenfolge gewährleistet auch ein optimales Arbeiten. Papiere vor ihrer weiter Verarbeitung noch zu sortieren ist aufwendig und fehlerträchtig.

Kopienanzahl einstellen

Um die Kopienanzahl einzustellen wählt man rechts den Befehl Kopienanzahl erhöhen oder reduzieren. Es muss beachtet werden, das die Kopienanzahl des Stapeldrucks mit der Kopienanzahl des Benutzers multipliziert wird. D.h. ist die Kopienanzahl im Stapeldruck auf 2 gestellt und wählt der Benutzer beim drucken 3 Kopien werden 2 * 3 = 6 Kopien gedruckt. Die Kopienanzahl wird in der Liste in der Spalte K angezeigt.

Parameter fix zuweisen

Wenn ein Bericht Parameter hat die aber beim drucken innerhalb eines Stapeldrucks nicht abgefragt werden sollen kann man die Parameter auf fixe Werte stellen. Hierzu wählt man rechts den Befehl Parameter fix zuweisen aus. Es erscheint ein Dialog in dem den Parametern des Berichtes fixe Werte zugewiesen werden können. Ein doppelklick auf einen Paramter öffnet das Eingabefeld.

Werden die Parameter nicht fix belegt erscheint beim Druck automatisch die Parameterabfrage.

Druckerzuweisung

Eine Druckerzuweiung nimmt man dann vor, wenn Berichte z.B. auf einen Etikettendrucker ausgelegt sind oder wenn spezielles Papier für einen Ausdruck verwendet werden soll der in einem bestimmten Fach enthalten ist.

Da die Drcukerdefinition unter Windows für jeden Benutzer individuell ist muss auch die Druckerzuweisung für jeden Benutzer erfolgen. Die Drucker werden dabei Nummern von 1 - x zugewiesen. Diese Nummern werden dann den Berichten in einem Stapeldrucker zugewiesen. Dadurch ist es möglich, das ein Stapeldruck bei einem Benutzer auf Drucker A und bei einem anderen Bentuezr auf Drucker B ausgegeben wird. Man muss pro Benutzer nicht den Stapeldruck anpassen sondern nur die Drucker den Nummern zuweisen.