Quickstart BormBusiness
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Dieses Trainingshandbuch wird Ihnen den Einstieg ins BormStudent erleichtern. Es ist in drei Bereiche unterteilt.
Im Kapitel 2 "Erste Schritte" werden Sie mit der Oberfläche des Programms vertraut gemacht. Zudem werden Ihnen in diesem Teil die wichtigsten Befehle/Begriffe erklärt.
Im Kapitel 3 "Einrichten von BormStudent" sehen Sie die wichtigsten Einstellungen von BormStudent und lernen dabei, wie Sie Ihr BormStudent startklar für den täglichen Gebrauch machen können.
Im Kapitel 4 "Tutorial" lernen Sie anhand von Übungen die wichtigsten Befehle kennen. Sie werden dabei durch die ersten Schritte ins Programm eingeführt. Anschliessend folgt eine Step by Step Anleitung zum Bearbeiten eines Betriebauftrages.
Diese Anleitung wurde für alle Länder im deutschsprachigen Gebiet hergestellt. Für die Steuerungs- bzw. Control-Taste wird die Abkürzung Ctrl verwendet. Es kann aber vorkommen, dass Sie eine Tastatur benutzen, welche die Bezeichnung Strg (für Steuerung nach Deutschem Standard) besitzt. Die Funktion ist überall dieselbe, der Unterschied besteht lediglich in der Bezeichnung.
Wir wünschen Ihnen nun viel Spass beim Kennenlernen der Programme.
Erste Schritte
In diesem Teil werden Sie mit der Programmoberfläche und der Bedienung von BormBusiness vertraut gemacht.
Programmstart
Es gibt zwei Möglichkeiten BormStudent zu starten: Mit einem Doppelklick auf das Icon 25px auf dem Desktop oder im Startmenü von Windows
Programmoberfläche
Nach dem Starten von BormBusiness erscheint die Oberfläche des Programms. Die folgende Abbildung zeigt die verschiedenen Bereiche der Oberfläche vom BormBusiness. Die Darstellung auf Ihrem Computer kann aufgrund einer anderen Bildschirmauflösung von der Abbildung abweichen.
Bereiche der Oberfläche
Die Oberfläche baut auf der aus Microsoft Office bekannten Werkzeugleiste mit Ribbons auf. Die Desktops können dank der Möglichkeit von Registern und verschiebbaren Splittern flexibel gestaltet werden.
Die Oberfläche besteht aus den Bereichen Navigation (grün), Desktop (gelb) und der RibbonBar (rot) mit dem Menü System (blau) und der Multifunktionsleiste (violett).
RibbonBar
Die RibbonBar befindet sich im obersten Bildschirmbereich und beinhaltet Informationen und Funktionen.
Die Funktionen der RibbonBar sind in zwei Hauptbereiche untergeteilt:
- Menü System
- Multifunktionsleiste
Im Menü "System" werden Grundeinstellungen und Basisfunktionen des Programms verwaltet. Dies beinhaltet:
- Desktopfunktionen
- Administratormodus
- Desktopthemen
- Grundeinstellungen/Optionen
Die Multifunktionsleiste bildet den Hauptbereich der RibbonBar und enthält alle benötigten Befehle. Viele Funktionen können zusätzlich über Tastenkürzel, wie auch über das Kontextmenü eingegeben werden. Eine Tabelle mit allen Funktionen und ihrem entsprechenden Kürzel finden Sie im Kapitel 6 "Tastenkürzel".
Die Multifunktionsleiste kann durch Rechtsklick auf die RibbonBar und der entsprechenden Auswahl minimiert oder maximiert werden. Schalten Sie die Multifunktionsleiste aus und wieder ein. Sie verwenden dazu die rechte Maustaste in der RibbonBar und wählen im Kontextmenü die Funktion "Minimize the Ribbon". Damit machen Sie sich zusätzlich mit dem Kontextmenü vertraut.
Die Icons der verschiedenen Befehle können entweder gross oder klein dargestellt sein. Die Funktionalität ist dieselbe, jedoch werden so häufig verwendete Befehle hervorgehoben. Lässt man den Cursor für einen kurzen Moment über einem Befehl stehen, öffnet sich ein ToolTip mit einem Hinweistext zum Befehl.
Alle Befehle und Funktionen für die Datenverwaltung, die Navigation etc. sind in diesem Bereich zu finden. Die Befehle sind in Gruppen zusammengefasst (z.B.: Gruppe "Bearbeiten").
Diese Gruppen sind den verschiedenen RibbonPages (Registerkarten) zugeteilt. Die zur Verfügung stehenden Seiten werden durch die Registerkarten angezeigt.
Registerkarten lassen sich auch bestimmten Tabellen zuordnen. Damit wird beispielsweise die Registerkarte "Dokumentenverwaltung" aktiv, sobald die Tabelle "Dokumente" angewählt wird. Je nach aktueller Auswahl oder aktivem Fenster sind nicht alle Befehle abrufbar. Ausgegraute Befehle können nicht ausgeführt werden.
Zusammenpassende Befehle können unter einem Icon als Dropdown Menu gruppiert sein. Um einen solchen Befehl zu starten, öffnen Sie das Menü indem Sie auf den Pfeil klicken und einen Eintrag auswählen.
Die InfoViews, Folgetabellen und Programmstarts sind in der Gruppe "Info" zusammengefasst. Beim Klicken auf das entsprechende Icon, wird die InfoView, die Folgetabelle oder der Programm-start aufgerufen. Beim Klicken auf den Text oder den nach unten gerichteten Pfeil öffnet sich ein Drop Down Menü und der gewünschte Eintrag kann gewählt werden. Der jeweils zuletzt gewählte Eintrag wird angezeigt.
Mit dem oben rechts stehenden Icon öffnet sich das Programminformationenfenster mit allen Angaben zur Version, Kontaktangaben, Daten etc. Dieses Icon sieht gleich aus wie das soeben beschriebene Icon "InfoView". Es besteht jedoch kein Zusammenhang zwischen den beiden Funktionen.
Hier erfolgt die Navigation durch das Programm. Beim Doppelklicken auf einen Eintrag in der Navigation wird der entsprechende Desktop oder das entsprechende Programm geöffnet. Die Ein-träge sind in Kategorien gruppiert und können Untereinträge enthalten. Ist dies der Fall, steht links vom Eintrag ein Pfeil. Um die Untereinträge anzuzeigen, muss auf den Pfeil geklickt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten durch das Programm zu navigieren, wobei die Gliederung dieselbe bleibt.
- Die Navigationsbar gliedert die Programmstruktur mit Ordnern und Icons.
- Der Navigationsbaum ist eine alternative Darstellung zur Navigationsbar. Er zeigt die Verarbeitungen in einer Explorer-Struktur an.
Jeder Benutzer kann selbst wählen, welche Navigationsart er verwenden möchte. Um zwischen Navigationsbar und Navigationsbaum umzuschalten, wählen Sie im Menü System den Eintrag Desktopfunktionen und klicken Sie dort auf Navigationsbar einschalten bzw. auf Navigationsbaum einschalten.
Schauen Sie sich beide Arten der Navigation an, indem Sie nach Belieben umschalten. Klicken Sie sich zusätzlich ein wenig durch die Navigation, um zu sehen was geschieht, wenn die unterschiedlichen Bereiche angewählt werden. Sie müssen dabei noch nicht verstehen was im rechten Desktop an Tabellen erscheint. Es geht nur darum, sich mit der Navigation vertraut zu machen.
Die Bilder der folgenden Übungen zeigen die Darstellung "Navigationsbar". Es soll Sie aber nicht daran hindern die Darstellung "Navigationsbaum" zu verwenden. Sie werden beim Absolvieren der Übungen keinen Nachteil erhalten, da die Navigation von der Logik her gleich aufgebaut ist. Sie unterscheiden sich lediglich in der Darstellung.
Desktops
In diesem Bereich werden die verschiedenen Daten und Informationen angezeigt und bearbeitet. Durch Doppelklick auf die Einträge in der Navigation ist es möglich, unterschiedliche Desktops zu öffnen. Diese aktiven Desktops werden aufeinandergestapelt und können über die Registerkarten aufgerufen werden.
Die Registerkarte des aktuell angezeigten Desktops wird mit einer roten Umrandung dargestellt. Auch kann mit "Ctrl + PageUp / Ctrl + PageDown" durch die aktiven Desktops navigiert werden.
Der aktuell aktivierte Desktop kann mit "×" ganz rechts in der Registerleiste geschlossen werden. Mit dem Pfeil links neben "×" wird ein Menü mit allen aktiven Desktops aufgerufen und es kann zwischen diesen gewechselt werden.
Jeder Desktop enthält ein oder mehrere Fenster. Jedes Fenster enthält eine oder mehrere Tabellen. Eine Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz (z.B. ein Kunde oder ein Artikel).
In der Tabellenbezeichnung ist ersichtlich, welche Tabelle gemeint ist. Wird in diesem Handbuch von einer Tabelle gesprochen, bezieht sich der Name immer auf die jeweilige Bezeichnung.
Oft ist es hilfreich, viele Tabellen gleichzeitig auf dem Desktop zu haben. Damit die Anzeige übersichtlich bleibt und die Tabellen gross genug bleiben, sind die verschiedenen Tabellen oder Infofenster aufeinandergestapelt. Mit den darüberstehenden Registerkarten können diese aufgerufen werden. Die Registerkarte der aktuell angezeigten Folgetabelle ist rot umrandet dargestellt.
Die aktuelle Registerkarte kann, gleich wie beim Desktop, mit dem Kreuz ganz rechts in der Registerleiste geschlossen werden. Mit dem Pfeil links neben "×" wird ein Menü mit allen Tabellen des Fensters eingeblendet und es kann zwischen diesen gewechselt werden.
Das Programm stellt mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die Breite einer Spalte zu ändern. Die Spaltenbreiten der ganzen Tabelle lässt sich durch "Ctrl und +" dem jeweils längsten Inhalt einer Spalte anpassen. Durch Doppelklicken auf eine Trennlinie wird die Breite der davon linksstehenden Spalte dem längsten Inhalt angepasst.
Ist die Spaltenbezeichnung länger als der längste Inhalt (z.B. "Bezeichnung" in der Tabelle "AdressStamm"), passt sich die Spaltenbreite durch erneutes Doppelklicken auf die Trennlinie der Spaltenüberschrift an.
Durch einen Klick auf einen Spaltenkopf können Sie alle Tabelleneinträge nach dieser Spalte sortieren. Durch einen weiteren Klick auf dieselbe Spalte kann zwischen auf- und absteigender Sortierung gewechselt werden. Ein Pfeil im Spaltenkopf zeigt an, ob die Daten aufsteigend oder absteigend sortiert sind.
Mit gedrückter Shift-Taste können mehrere Spalten für die Sortierung nacheinander gewählt werden. Zum Beispiel kann man Adressen nach Land aufsteigend, nach PLZ absteigend und nach Ort aufsteigend sortieren.
Die Mehrfachsortierung wird gelöscht indem auf einen Spaltenkopf geklickt wird, ohne die Shift-Taste zu drücken.
Die Anordnung der Spalten in einer Tabelle können Sie beliebig anpassen. Brauchen Sie den Ort vor der PLZ, können Sie mit gedrückter Maustaste den Spaltenkopf "PLZ" selektieren und verschieben. Die roten Pfeile helfen Ihnen dabei, die Spalte richtig zu platzieren.
Folgetabelle
Eine Folgetabelle zeigt nur die Daten an, welche dem angewählten Eintrag der Haupttabelle zuge-ordnet sind. Daher werden in einer Folgetabelle nur Daten des ausgewählten rot hinterlegten Da-tensatzes der Haupttabelle angezeigt.
Im Beispiel unten wurde in der Tabelle "AdressStamm" der Datensatz "Borm Informatik AG" angewählt. Dadurch sind in der Folgetabelle "Ansprechpartner" alle Ansprechpartner ersichtlich, welche diesem Datensatz zugeordnet sind.
Bedienung
Nur in einer aktiven Tabelle können Datensätze angelegt, verändert oder interne Programme gestartet werden. Wählen Sie über die Navigation den gewünschten Bereich aus, in welchem Daten erfasst werden sollen. Im Desktop sehen Sie die Fenster mit den Tabellen. Um den Datensatz zu bearbeiten, markieren Sie diesen im aktiven Fenster. Sie können nun die Bearbeitung über das Kontextmenü bzw. die RibbonBar starten.
| Tipp Es besteht auch die Möglichkeit mehrere Datensätze zu markieren. Werden mit gedrückter Shift-Taste zwei Datensätze markiert, werden die dazwischenliegenden Datensätze ebenfalls selektio-niert. Dies kann ebenfalls mit gedrückter Shift-Taste auch mit den Pfeiltasten der Tastatur erfolgen. Um einzelne Datensätze auszuwählen, wird die Ctrl-Taste gedrückt gehalten und die einzelnen Datensätze werden angeklickt. |
In jeder Tabelle steht ein Kontextmenü zur Verfügung, mit dem unterschiedliche Funktionen der RibbonBar aufgerufen werden. Je nach Tabelle unterscheidet sich das Kontextmenü. Der Aufruf des Kontextmenüs erfolgt über Rechtsklick auf der aktiven Tabelle.
Workflows
Visuelle Prozessabläufe unterstützen den Benutzer bei der Abwicklung von wichtigen oder auch selten vorkommenden Prozessen. Dadurch behält der Benutzer immer die Übersicht, was noch fehlt und was bereits erledigt ist. Bei selten auszuführenden Arbeiten, wie z. B. dem Erfassen aller notwendigen Daten für einen neuen Benutzer, hilft der vordefinierte Ablauf den Einstieg zu finden und liefert alle notwendigen Schritte, die zum erfolgreichen Ausführen des Vorgangs notwendig sind.
WorkFlows unterstützen den Benutzer bei seiner täglichen Arbeit. Sie helfen Vorgänge schneller, effizienter und vor allem fehlerfrei abzuwickeln. Alle Tätigkeiten, welche in WorkFlows erklärt werden, können selbstverständlich auch auf herkömmliche Weise erfolgen. Betrachten Sie die Work-Flows als eine Hilfe, die Ihnen bei seltenen Arbeiten oder als Neubenutzer den Weg zeigen.
Sie gelangen über die Navigation zu den Workflows.
Unten links ist bei jedem WorkFlow der Button "Neu Starten". Mit einem Klick auf diesen Button kann die Maske geleert und neu begonnen werden.
Einrichten von BormBusiness
Zu Beginn müssen wir einige Grundeinstellungen vornehmen.Diese Einstellungen werden in der Regel nur einmal vorgenommen. Sie sind aber wichtig, damit Sie mit BormBusiness arbeiten können.
Bitte beachten Sie, dass die Bezeichnungen, welche fett geschrieben sind, sogenannte Pflichtfelder sind. Das bedeutet, dass diese Felder einen Eintrag haben müssen.
Firmeninformationen
Klicken Sie in der Navigation Grundlagen/Stammdaten auf das Register Firma. Es öffnet sich ein neuer Desktop. Hier finden Sie die Tabelle Firmenanschrift. Markieren Sie diese Tabelle, indem Sie in die Tabelle klicken. Jetzt können Sie den bestehenden Datensatz mit dem Befehl Bearbeiten aus der Funktionsleiste öffnen. Sollte dieser Datensatz noch nicht angelegt sein, so können Sie diesen mit dem Befehl Neu erstellen.
Hier werden Werte eingetragen, welche für das Ausdrucken von Berichten benötigt werden. Sie haben die Möglichkeit die Angaben über Ihre Firma zu erfassen.
Neuen Mitarbeiter erfassen
In der Tabelle "Mitarbeiter" werden alle Daten der Mitarbeiter verwaltet. Dazu gehören Personalnummer, Name, Anschrift, Stammkostenstelle, Stammzeitmodell etc.
Legen Sie einen neuen Mitarbeiter an, indem Sie die Tabelle Mitarbeiter markieren und den Befehl Neu in der Funktionsleiste aufrufen. Geben Sie die Daten wie im unten dargestellten Bild ein. Stellen Sie den Mitarbeiter auf "aktiv" und den Sachbearbeiter und Borm Benutzer auf "ja", damit er im entsprechenden Auswahlfenster zur Verfügung steht.
Der Benutzername fürs Windows Betriebssystem und jener für BormBusiness müssen identisch sein, da beispielsweise der Business Assistent zum Anzeigen der jeweiligen Aufgaben für einzelne Sachbearbeiter den Computeranmeldenamen (Windows Login) verwendet, um den Sachbearbeiter zu identifizieren.
Arbeitsbereiche einstellen
Arbeitsbereiche legen fest, in welchen Gebieten ein Sachbearbeiter tätig ist. Diese müssen jedem
Sachbearbeiter zugeordnet resp. freigeschaltet werden. Ist ein Sachbearbeiter in einem Arbeitsbereich
freigeschaltet, kann dieser dort als zuständige Person (z. B. Sachbearbeiter bei Kundenrechnung)
ausgewählt werden und erscheint damit auch auf den entsprechenden Dokumenten.
Doppelklicken Sie in der Navigation unter Grundlagen/Stammdaten auf Firma. In der Tabelle "Mitarbeiter"
markieren Sie den zuvor erstellten Sachbearbeiter und starten im Bereich "Info"
in der RibbonBar das Folgeprogramm "Arbeitsbereiche einstellen". Sie können die Bereiche auswählen,
in denen der Mitarbeiter tätig ist.
Diese Unterteilungen sind für Unternehmungen mit strikter Regelung der Aufgabenteilung sinnvoll.
Unser neu angelegter Mitarbeiter soll überall neue Dokumente hinzufügen können, weshalb jeder
Nicht eindeutige Einträge
Falls Sie versuchen, ein eindeutiges Feld mit einem Wert zu speichern der bereits existiert, wird
folgende Fehlermeldung angezeigt.
Diese Meldung zeigt, dass bereits ein Datensatz mit derselben Personalnummer existiert. Das Feld
"Personalnummer" ist ein eindeutiges Feld, weshalb die Nummer nur einmal vorkommen darf. Eindeutige
Felder sind meist numerische Felder. Jeder Datensatz besteht aus mindestens einem eindeutigen
Feld. Ein Datensatz kann somit über ein solches Feld zweifelsfrei identifiziert werden. Nicht
alle Felder eignen sich als eindeutige Felder. Mitarbeiter können den gleichen Namen haben, weshalb
es ungeeignet ist diesen Eintrag als eindeutiges Feld zu verwenden.
Stammdaten
Die in den Grundlagen hinterlegten Angaben sind Basisdaten, welche für die Arbeiten im Programm
wichtig sind. Durch die Eingabe der Basisdaten wird ein korrektes Arbeiten der einzelnen Module
gewährleistet.
Sie können Stammartikel erfassen, welche mit Preisen hinterlegt sind. Diese Preise werden in einer
späteren Kalkulation oder auch Nachkalkulation weiterverwendet. Variable Materialien oder Produkte
wie Korpusse oder Türen, welche regelmässig im Unternehmen verwendet werden, können
einer Stückliste hinzugefügt werden.
Die Verwendung von variablen Produkten ermöglicht es, Stücklisten im Handumdrehen erstellen.
Durch die Möglichkeit der Verschachtelung verschiedenster variabler Artikel, sind diesem mächtigen
Tool keine Grenzen gesetzt.
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie sich mit den Stammdaten erst beschäftigen, sobald Sie sich ein wenig
besser im Programm auskennen. Für Neulinge ist es ratsam, zuerst das Tutorial durchzuarbeiten,
damit Sie die Zusammenhänge und Komplexität der Stammdaten besser verstehen. Sie können
ohne Problem mit den bereits hinterlegten Daten arbeiten.
Es müssen nicht sofort alle Grundlagen vollständig definiert und angelegt werden. So können diese auch während den einzelnen Bearbeitungen erweitert und ggf. verändert werden. Ein Grossteil der Grundlagen wurde, entsprechend den Angaben und Werten welche derzeit in der Praxis Verwendung finden, definiert. Diese Grundlagen können jederzeit gelöscht, verändert sowie individuell erweitert werden.
Datensätze suchen
Die praktische Suche innerhalb von BormBusiness ermöglicht es, gezielt über alle Tabellen hinweg, Daten zu finden. Sie können die Daten nach allen möglichen Kriterien filtern. Bei jeder Tabelle werden die Einträge so gefiltert, dass sich die Suchkriterien auf jede Bezeichnung im Eintrag stützen. Die Suchkriterien können sich sogar auf eine Folgetabelle beziehen, damit in der vorgängigen Tabelle die gewünschten Einträge erscheinen. Um bestimmte Datensätze zu suchen oder eine Verarbeitung auf eine bestimmte Auswahl von Datensätzen zu starten, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Der Filter in der RibbonBar:
(auch über das Kontextmenü mit der Funktion "Suchkriterien eingeben" erreichbar) - Die QuickSearch in der RibbonBar:
Vorgehen mit dem Filter
- Markieren Sie die Tabelle, in welcher Sie einen Eintrag öffnen wollen.
- Klicken Sie auf oder benutzen Sie die Tastenkombination "Ctrl + F".
- Es erscheint die Maske zum Erfassen der Suchkriterien (siehe nachfolgendes Bild aus der
Tabelle "Adress-Stamm").
Auf der linken Seite wird die Tabelle, aus der die Suche gestartet wurde, mit den vorhandenen Tabellenfeldern
angezeigt. Ebenso werden alle weiteren Tabellen, die mit dieser verknüpft sind, angezeigt.
Verknüpfte Tabellen werden durch Datei:Verk tabellen.png gekennzeichnet.
Buchstaben , Datei:Buchstaben.png , usw. kennzeichnen die Feldtypen.
T: Textfeld
D: Datum
Z: Zahl
In der Spalte "Suchkriterium" werden die Suchkriterien angezeigt, nachdem sie im unteren Eingabebereich
eingetragen wurden. Falls vorhanden, wird auf der rechten Fensterseite eine Auswahl für
das jeweilige Feld angezeigt. Diese Optionen können durch Klicken gewählt werden. Bei Datumsfeldern
erscheint ein Kalender, in dem der Zeitraum eingegrenzt werden kann.
Kriterien für die Eingabe der Suchkriterien:
- Gross und Kleinschreibung wird von der Datenbank, und somit von der Suche, nicht unterschieden.
- Die Resultate entsprechen genau den eingegebenen Werten. Ist die genaue Bezeichnung
nicht bekannt, empfehlen wir mit den Zeichen (*) und (?) zu arbeiten.
- Die Zeichen (?) und (*) sind Platzhalter für ein Zeichen bzw. für eine Zeichenfolge. (*) steht
für eine Zeichenfolge das (?) für genau ein Zeichen. Diese Zeichen können an jeder Stelle beliebig oft eingesetzt werden.
| Icon | Element | Bezeichnung |
|---|---|---|
| Filter einlesen | Eine bereits bestehende Filteroption kann geladen werden. | |
| Filter speichern | Filteroptionen können gespeichert werden. Es besteht so die Möglichkeit schnell auf häufig benötigt Filteroptionen zuzugreifen.
Die Optionen sind benutzerabhängig, d. h., sie werden lokal gespeichert. Gespeicherte Filter sind im Dropdown Menü "Filter" zu finden und können wie gewohnt verwendet werden. | |
| Filter löschen | Löschen von abgespeicherten Filteroptionen. | |
| Kleiner als | Alle Werte die kleiner als der vorgegebene Wert sind. | |
| Kleiner gleich | Alle Werte die kleiner oder gleich dem vorgegebenen Wert sind. | |
| Grösser als | Alle Werte die grösser als der vorgegebene Wert sind. | |
| Grösser gleich | Alle Werte die grösser oder gleich dem vorgegebenen Wert sind. | |
| Ungleich | Alle Werte die nicht dem vorgegebenen Wert entsprechen. | |
| AND (UND) | Verknüpfung von Werten mit "UND". | |
| OR (ODER) | Verknüpfung von Werten mit "ODER". | |
| Gruppierung ein | Beginnen mit der Gruppierung innerhalb eines Suchbegriffes | |
| Gruppierung aus. | Ende der Gruppierung innerhalb eines Suchbegriffes | |
| Abfragefeld | Bestimmen von Abfragefeldern | |
| QuickSearch | Auswahl von eingerichteten QuickSearch Filtern. | |
| Suchkriterien löschen | Alle Suchkriterien im aktiven Fenster werden gelöscht. | |
| Vordefinierte Spezialfilter | Auswahl vordefinierter Spezialfilter | |
| Letzten Filter laden | Lädt den zuletzt verwendeten Filter wieder in die Suchmaske |
Durch Klicken auf das Icon Datei:Verk tabellen.png können Sie die erfassten Kriterien löschen und die Maske "Filterung"
erscheint ohne Einträge.
Die Funktion Datei:Verk tabellen.png kann bei wiederholenden oder ähnlichen Suchen sehr praktisch sein. Suchkriterien
werden so eingetragen, wie es bei der letzten Suche der Fall war.
Vorgehen mit der QuickSearch
Sie haben auch die Möglichkeit eine Schnellsuche einzurichten. Dazu werden die Felder, in denen
gesucht werden soll, mit der Kennung @QS@ (für QuickSearch) gekennzeichnet.
Anschliessend wird dieser Filter unter dem Namen QuickSearch gespeichert. Ist ein Filter mit dem Namen QuickSearch vorhanden, wird die Schnellsuche aktiviert. Die Schnellsuche wird ausgeführt, indem man einen Suchbegriff im Feld eingibt und auf die kleine Lupe klickt oder mit Enter bestätigt.
| Hinweis Nachdem eine Suche ausgelöst wurde, werden in der entsprechenden Tabelle nur noch alle Datensätze angezeigt, welche diesem Filter entsprechen, auch wenn die Tabelle zwischenzeitig verlassen wurde. |
Eine gefilterte Tabelle ist an deren Tabellenbezeichnung erkennbar.
Den Suchfilter können Sie in der RibbonBar deaktivieren, indem Sie auf klicken. Wird eine neue Suche auf der bereits gefilterten Tabelle gestartet, werden nur die neuen Kriterien berücksichtigt. Das bedeutet, dass die Kriterien, die Sie bei der letzten Suche gesetzt haben, überschrieben werden.
Tutorial
Im folgenden Teil werden Sie anhand eines Beispiels mit dem Aufbau und der Bedienung des Programms vertraut gemacht. Mit diesen Übungen lernen Sie die wichtigsten Befehle und Funktionen des Programms kennen. Ausserdem lernen Sie einen möglichen Ablauf einer einfachen Projektabwicklung kennen. Dieses Vorgehen kann den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Durch das ganze Tutorial wird der gleiche Auftrag verwendet, damit Sie die Zusammenhänge von BormStudent verstehen und nachvollziehen können. Im nächsten Abschnitt ist die Ausgangslage erklärt. Beachten Sie die grauen Felder, welche Sie auffordern, das Gelesene direkt anzuwenden. In den Beispielen des Tutorials wird die Eingabe der Befehle meist über die RibbonBar angegeben. Diese Befehle können aber auch über das Kontextmenü bzw. Kurzbefehle aufgerufen werden. Im Tutorial wird nicht jede Funktion erklärt. Mit der Hilfe F1 finden Sie zusätzlich detaillierte Angaben über die jeweilige Funktion. Diese Hilfe steht Ihnen jederzeit zur Verfügung. Zögern Sie nicht, diese anzuwenden, sobald Sie über einen gewissen Bereich mehr Informationen wünschen.
Ausgangslage
Der Kunde Hans Wunsch kommt zu Ihnen ins Unternehmen. Nachdem er sich ein Haus gebaut hat, braucht er jetzt noch ein Regal mit fünf Glastablaren und eine Schrankfront. Die Schrankfront kommt in eine Nische und besteht aus drei Schränken à fünf Tablaren. Blende, Beistoss und Sockel sind frontbündig. Die Nische ist 1600 mm breit, 2400 mm hoch und 550 mm tief. Die Grösse des Regals beträgt 2000 mm × 900 mm × 300 mm. Bis auf die 5 Tablare des Regals, welche er in Glas vorsieht, ist die ganze Ausführung in Buche furniert.
- Angaben von Herr Wunsch:
- Adresse: Hans Wunsch
- Bernstrasse 25
- 3185 Schmitten
- Telefon: 011 987 65 43
- E-Mail: hans@wunsch.org
| Hinweis Die Ausgangslage ist frei erfunden; die Daten beziehen sich nicht auf reale Personen. |
Kunde erfassen
Da "Hans Wunsch" ein Neukunde ist, müssen Sie ihn in der Datenbank erfassen. Um eine Adresse zu erfassen/ändern, wird der Bereich "Verarbeitungen" aktiviert. Sie gelangen über die Navigation in diesen Bereich. Für die Adressverwaltung wählen Sie den Desktop "Adressen Stammblatt".
Für unser Beispiel gehen Sie mittels Doppelklick in den Bereich "Adressen Stammblatt".
Sie sehen nun eine Bildschirmdarstellung mit acht Bereichen im Desktop. Folgende Tabellen sind
ersichtlich:
Adress-Stamm (Haupttabelle)
- Ansprechpartner
- Vertriebsinformationen
- Business Assistent
- Lieferinformationen
- Kundenkonditionen
- Lieferantenkonditionen
- Dokumente
In der Tabelle Adress-Stamm sind alle Adressen ersichtlich, welche erfasst wurden. Eine Zeile entspricht einer Adresse mit allen Feldeingaben wie z. B. Bezeichnung, Name/Firma, Vorname usw. Aktivieren Sie die Tabelle "Adress-Stamm". Mit einem Klick auf das Icon Datei:Verk tabellen.png in der RibbonBar können Sie jetzt eine neue Adresse erfassen.
Es erscheint die Maske zum Erfassen der Adressdaten. Geben Sie alle Daten ein, wie es auf dem nachfolgenden Bild gezeigt ist. Bei dem Feld "Kundennummer"
klicken Sie auf Datei:Verk tabellen.png und anschliessend auf "Übernehmen". Das Programm generiert selbstständig jedem Kunden eine neue Kundennummer.
| Hinweis Die rot gekennzeichneten Felder sind Pflichteingaben und müssen zwingend ausgefüllt werden. Grau hinterlegte Felder können nicht bearbeitet werden und werden automatisch ausgefüllt, sobald der Datensatz gespeichert wird. Ausnahme bilden Felder, in die eine Vorauswahl gesetzt werden muss/kann (z. B. "Gruppe"). Im Feld "Kurzbezeichnung" wird automatisch der Name und Wohnort in Kleinbuchstaben eingetragen. Der Kunde kann somit bei einer Suchanfrage ohne Probleme gefunden werden. |
Klicken Sie nach dem Befüllen aller gewünschten Felder auf Datei:Verk tabellen.png um den Eintrag zu speichern
Tipp
Feldkopie) zu wechseln. Bei "Dauererfassung" erhalten Sie nach dem Speichern die Eingabemaske mit leeren Feldern zurück. Bei "Dauererfassung mit Feldkopie |
Ansprechpartner
Zu Adressen können auch Ansprechpartner erfasst werden. Diese erlauben es z. B. die Briefanrede, persönliche Telefonnummern, Festlegung der Outlooksynchronisation usw. zu erfassen. Das Erfassen eines Ansprechpartners macht meist nur bei Unternehmen Sinn, bei denen Sie mit bestimmten Mitarbeitern korrespondieren. In unserem Beispiel, einer Privatperson, ist das Erfassen eines Ansprechpartners nicht nötig. Sie können einen Ansprechpartner mit Datei:Verk tabellen.png hinzufügen. Da Sie sich in einer Folgetabelle befinden, muss in der vorgängigen Tabelle, hier Adress-Stamm, der richtige Datensatz angewählt sein.
Kundenkonditionen
In der Folgetabelle "Kundenkonditionen" können für die Kunden Konditionen festgelegt werden. So werden dem jeweiligen Kunden bei späteren Projekten die gleichen Konditionen vergeben. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Sie so die Daten nur einmal eingeben müssen. Egal ob Angebot, Auftragsbestätigung oder Rechnung, BormStudent übernimmt immer die gleichen Konditionen als Voreinstellung beim jeweiligen Kunden. Wählen Sie in der Tabelle "Adress-Stamm" den Eintrag "wunsch schmitten" an, um in der Folgetabelle "Kundenkonditionen" mit dem Icon Datei:Verk tabellen.png die Konditionen zu erfassen. Es erscheint die folgende Eingabemaske:
Klicken Sie auf Datei:Verk tabellen.png. Es erscheint eine weitere Auswahltabelle, wo Sie "10 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto" mit einem Doppelklick anwählen (Bild unten). Im Feld "Rabatt" wird 3 % eingesetzt. Klicken Sie auf Datei:Verk tabellen.png um alles zu speichern.
Wichtig:
Bei Lieferanten müssen die Konditionen in der Folgetabelle "Lieferantenkonditionen" erfasst werden. Um die Folgetabelle "Lieferantenkonditionen" zu aktivieren, brauchen Sie den Reiter "Lieferantenkonditionen" anzuwählen.
Projekteröffnung
Nachdem unser neuer Kunde im System erfasst wurde, können wir für ihn ein Projekt eröffnen.