Zeitmanagement
Mit dem Zeitmanagement werden alle Zeiten und Spesen von den Mitarbeitern erfasst und verwaltet.
Diesen Daten können einerseits für die Nachkalkulation andererseits für die Zeitabrechnung der Mitarbeiter verwendet werden.
Es besteht auch die Möglichkeit diese an Drittprogramme wie Lohnbuchhaltung zu übergeben.
Zeitvorerfassung
Mit dem Programmteil Zeivorerfassung werden Zeitarten wie Sollzeiten, Urlaubszeiten, Krankheitszeiten, Schulungen, Feiertage, usw. erfasst.
Es ermöglicht das schnelle erfassen von Daten über bestimmte Zeiträume und über ein oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig.
Starten Sie das Programm Zeitvorerfassung aus der Navigation Controlling/BDE/BuHa --> Zeitverarbeitung
Die Zeiten werden in drei verschiedene Gruppen aufgeteilt die in den entsprechenden Register zu finden sind.
- Sollzeit, alle Zeiten von den Zeitarten der Gruppe S angezeigt
- Absenzzeiten, alle Zeiten von den Zeitarten der Gruppe A angezeigt
- Sonstige Zeiten, alle Zeiten von den Zeitarten der Gruppe D und F angezeigt
Das Programmfenster unterteilt sich in drei Bereiche:
- Übersichtsfenster mit Mitarbeiter und Zeiten pro Tag (linker Teil)
- Zeitübersicht vom selektierten Tag und Mitarbeiter (oben rechts)
- InfoView mit Informationen zum selektierten Mitarbeiter (unten rechts)
Tipps zur Erfassung
- Üblicherweise werden Sollzeiten, Ferienbezug, usw. pro Tag erfasst. z. Bsp. an allen Arbeitstagen 8.3h Sollzeit
- Ferienguthaben, sowie Plus- und Minusstunden vom Vorjahr werden gesamthaft per 01. Januar vom entsprechenden Jahr erfasst.
- (z. Bsp. 22 Tage Ferien pro Jahr (22 Arbeitstage x 8.3h pro Arbeitstag = 182.6h) so werden diese 182.6h per 01. Januar erfasst.)
- Wenn vorzeitig bekannte Ferienbezüge, Feiertage, Militärdienst, usw. erfasst werden, kann dies auf dem Report Absenzenplan auf der Tabelle Zeiten oder im Programm Zeitverarbeitung angezeit werden.
- Das Erfassen der Daten in der Zeitvorerfassung erleichter auch die Zeitverarbeitung, da wiederkehrende Einträge schneller erfasst werden können
Anzeige der Mitarbeiter
Beim Start des Programms können bereits die Mitarbeiter die geladen werden sollen mitgegeben werden.
- (abhängig von der Datenmenge, kann dadurch der Start länger dauern bis alle Daten geladen sind)
Die Mitarbeiter lassen sich mit Suchkriterium eingeben aus der Toolbar laden.
- Mit Hilfe der Filterfunktion können die Mitarbeiter bestimmt werden die geladen werden
- Gespeicherte Systemfilter der Tabelle Mitarbeiter stehen hier auch zur verfügung
Zeitraum
Beim Zeitraum wird der aktuelle Monat geladen.
Mit den Kalenderfunktionen aus der Toolbar kann der Zeitraum neu gesetzt werden.
- Monat vor/zurück
- Monat auswählen
- Jahr auswählen
- aktueller Monat
Neue Termine erzeugen
Mit der Funktion Neue Termine erzeugen aus der Toolbar wird das neue Erfassen gestartet.
Mitarbeiter:
- Im Bereich Mitarbeiter werden diejenigen Mitarbeiter gewählt, auf die die neuen Einträge angewandt werden soll.
- Die Auswahl kann mit der Maus (doppelklick), wie auch mit der Tastatur (Leertaste) und den Buttons definiert werden.
Zeiten:
- Zuerst wird die Zeitart festgelegt die eingetragen werden soll.
- Im Feld Dauer werden die Stunden eingegeben die eingetragen werden sollen.
- Wird die Option "automatisch berechnen" gewählt, wird ein Script aufgerufen, dass die Zeiten nach Tag und Mitarbeiter berechnet.
- (Die Option "automatisch berechnen" wird hauptsächlich bei Abwesenheitszeiten angewendet, da dadurch die erfassten Sollzeiten automatisch gegengebucht werden)
Serienmuster:
- Mit der Option "Täglich" können die Zeiten mit den drei Mustern (alle X Tag(e), Jeden Arbeitstag (Mo-Fr), oder Betriebskalender) ermittelt werden.
- Wobei bei der Option "Betriebskalender importieren" auf die Daten im Betriebskalender zugegriffen werden kann.
- Hier muss der Tagestyp aus dem Betriebskalender angegeben werden der importiert werden soll.
- Mit der Option "Wöchentlich" können die Zeiten in den Feldern Mo bis So eingegeben wenden.
- Das Feld Dauer wird dadurch inaktiv und wird nicht berücksichtigt.
Seriendauer:
- Hier ist das Beginndatum sowie das Enddatum oder die Anzahl Termine einzugeben.
Prüfung:
- Bei der Prüfung kann definiert werden wie mit allenfalls bereits vorhandenen Daten umgegangen werden soll.
Vorlagen:
- Die verschiedenen Definitionen können auch als Vorlagen abgespeichert respektive geladen werden.
Daten Speichern
Damit die Daten auch in die Datenbank geschrieben werden muss nach dem Erfassen die Funktion Daten Speichern ausgeführt werden.
- In der Übersicht werden gespeicherte Daten grün, neu erfasste Daten blau, bearbeitete Daten gelb dargestellt