Word-Vorlagen mit Textmarken einrichten

Grundlagen für neue Dokumentvorlagen

Mastervorlage (Formatvorlage) .dotm

Die Mastervorlage ist standardmässig in folgendem Verzeichnis zu finden: ...CLIENT\BormDok\TemplatesGlobal

Z. Bsp. "BormV12.DOTM".

In dieser Vorlage sind die ganzen Formatvorlagen (Schriftarten, Grössen, Styles, etc.) gesteuert.

Auch die Schnellbausteine sind in dieser Datei abgelegt.
Jede Position oder jedes Total, welche Sie beim Erfassen einer Offerte oder Rechnung einfügen, kommt aus dieser Mastervorlage.
Makros, welche im Hintergrund zum Beispiel bei der Berechnung ablaufen, sind in dieser Mastervorlage gespeichert.
(wird hauptsächlich in EVO/EvoBusiness gebraucht)

Wordvorlagen (Layoutvorlagen) .docx

Die Wordvorlagen sind die Layoutvorlagen für die Dokumente.
Damit können Dokumente z.B. Begleitschreiben, Fax usw. erstellt werden.
Für EVO/EvoBusiness Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen usw.

In diesen Dokumenten werden die „Seitenlayouts“ für die Dokumente sowie auch die Platzierungen der einzelnen Bereiche definiert.
Wenn Sie dies nicht von Grund auf neu aufbauen möchten, können Sie eine bereits vorhandene Mustervorlagen als Basis verwenden.

Zum Bearbeiten muss das Programm CTODataServer.exe aus dem Verzeichnis ...BIN gestartet werden

Dies wird nun auf ihrem Computer unten rechts in der Taskleiste als Icon angezeigt.

In der Regel wird hier ein Dokument ideal aufbereitet, zum Beispiel die Offerte.
Wenn diese in Ordnung ist, kann sie kopiert und mit dem Titel der jeweiligen anderen Belege wie Auftragsbestätigung oder Rechnung gespeichert werden.
Die Vorlagen der Offerte, Auftragsbestätigung und Rechnung sieht immer gleich aus.
Wenn Sie im EVO eine Offerte in eine Auftragsbestätigung umwandeln, wird lediglich das Dokument kopiert und die Textmarken wie Belegtyp werden mit dem neuen Belegtitel abgefüllt.
Das komplette Layout bleibt dabei jedoch bestehen.
(Betrifft hauptsächlich EVO/EvoBusiness)

Einstellungen in Microsoft Word

Textmarken anzeigen

Textmarken können im Microsoft Word ein- und ausgeblendet werden.
Vorgehen: Datei - Optionen - Erweitert - Dokumentinhalt anzeigen - Textmarken anzeigen (Haken setzen)

Toolbar laden

Zum Laden der Toolbar müssen noch WordAddIns geladen werden.
Vorgehen: Datei - Optionen - AddIns - Dokumentinhalt anzeigen - Textmarken anzeigen (Haken setzen)

Nun kann die Wordvorlage bearbeitet werden. Mit dem Button Borm Textmarken können die zur Verfügung stehenden Textmarken aufgerufen werden. Beim Übernehmen wird die Textmarke an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Die Textmarke erhält auch die aktuell an dieser Stelle geltenden Formatierungen.

ACHTUNG: eine Textmarke kann pro Dokument nur einmal vorkommen!

Dies kann mit Querverweis gelöst werden.
siehe Office Hilfe:
http://office.microsoft.com/de-ch/word-help/feldfunktionen-ref-feld-HA102017423.aspx

Word AddIns

Word AddIns

Wordvorlage erstellen

Vorgehen bei neuen Vorlagen

Neue Dokumentvorlage eröffnen

Unter der Tabelle „Dokumentvorlagen“ können Sie nun einen neuen Datensatz anlegen.
Idealerweise kopieren Sie einen bestehenden Datensatz, somit haben Sie die wichtigsten Informationen bereits alle abgefüllt.

Feldhilfe

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Eindeutige Bezeichnung für die Vorlage. Unter dieser Bezeichnung wird die Vorlage später bei den Dokumenten erscheinen.
Vorlage	Wählen Sie mit Hilfe der Schaltfläche die Vorlage aus, die Sie gerade erzeugt haben.
Basisvorlage	Wählen Sie mit Hilfe der Schaltfläche die Mastervorlagen aus.
Makros verwenden	Festlegung ob, Daten später automatisch übertragen werden.
Programm direkt ausführen	Festlegung, ob Programm direkt ausgeführt werden soll.
Zurückschreiben	Festlegung, ob Daten zurückgeschrieben werden sollen.
Start Script	Übergabe der Daten erfolgt via Script. TIPP: Verwenden Sie am Besten den Eintrag einer bestehenden Vorlage dann ist der Verweis auf das Script bereits vorhanden.
Formular	Wenn die Wordvorlage ein Word-Formular ist kann dies mit dieser Option gesperrt werden
ist ein zugeordneter Beleg
Zusätzliche Dokumente (Excelcalc)