Berichtsgenerator

Der variable ExcelExport (Berichtsgenerator) ist ein Werkzeug womit Benutzer selber Daten zusammenstellen und diese in Microsoft Excel ausgeben können. Die Einstellungen können als Vorlage gespeichert und später direkt wieder abgerufen werden. Das Programm Microsoft Excel ist zwingend erforderlich.

Nach der Selektion der Datensätze und dem Aufruf des Druckbefehls in der Funktionsleiste, kann im Outputmanagement unter dem Ordner Excel Berichtsgenerator die Ausgabe Berichtsgenerator gestartet werden

Export Dialog

In der linken Liste stehen die Felder zur Auswahl. Die rechte Liste zeigt die ausgewählten Spalten an und im Bereich ganz rechts können die Spalten noch formatiert werden.

Spalten hinzufügen und entfernen

Durch Doppelklick auf eine Spalte in der linken Liste wird diese in die rechte Liste aufgenommen. Es kann auch auf die Pfeile rechts/links in der Toolbar geklickt werden. Mit einem Doppelklick in der rechten Liste können die Spalten wieder entfernt werden.

Reihenfolge der Spalten festlegen

Mit Hilfe der Pfeile hoch/runter kann in der rechten Liste die Reihenfolge der Felder bestimmt werden. Dazu wählt man ein Feld an und verschiebt es mit Hilfe der Pfeiltasten nach oben oder nach unten.

Daten filtern

Wenn die Selektion des Desktops berücksichtigt werden soll muss rechts oben die Option Selektion berücksichtigen aktiviert werden. In diesem Fall werden nur die selektierten Daten berücksichtigt.

Im Eingabefeld unten können die Suchkriterien wie beim Filtern im Desktop verwendet werden. Hierzu stehen in der Toolbar die Selektionsbefehle zur Verfügung.

Wird die Selektion berücksichtigt und Suchkriterien eingegeben wird beides berücksichtigt. D.h. es werden aus den selektierten Daten nur die gefiltert, die den Kriterien entsprechen.

Für die weiteren Filterfunktionen lesen sie bitte in der Hilfe das Kapitel Suchen und Finden.

Optionen für Spalte

Wenn eine Spalte in der rechten Liste selektiert ist, werden die Optionen im rechten Bereich für diese Spalte angezeigt und können hier editiert werden.

Überschrift

Hier kann die Überschrift der Spalte festgelegt werden. Das Programm gibt die Beschriftung aus dem Desktop vor.

Schriftformatierung

Hier kann die Schriftart, Schriftgrösse, und der Schriftschnitt ausgewählt werden.

Ausrichtung

Hier kann die Ausrichtung horizontal und vertikal festgelegt werden.

Zelle automatisch anpassen

Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Spaltenbreite an den grössten Text angepasst. Diese Option ist nicht zu empfehlen wenn Memo Felder verwendet werden.

Als Zahl formatieren

Wenn ein Zahlenfeld ausgegeben wird kann dieses als Zahlenfeld formatiert werden. Es erscheinen bei Aktivierung die Optionen Tausendertrennzeichen und die Anzahl der Nachkommastellen.

Summe bilden

Ist diese Option aktiviert wird von der Spalte am Ende eine Summe erstellt.

Optionen pro Zelle

Hier kann der Rahmen für jede Zelle eingestellt werden.

Optionen für den Export

Hier kann der Rahmen um die gesamten Exportdaten herum eingestellt werden.

Export Ausführen

Nach dem die Spalten ausgewählt wurden und der Filter bestimmt ist kann der Export ausgeführt werden in dem Sie auf die Schaltfläche Export starten klicken. Entsprechend den Kriterien werden die Daten in Excel ausgegeben und das neu Erstellte Excel Dokument wird angezeigt.

Export speichern

Um einen eingestellten Export zu Speichern klickt man in der Toolbar auf Speichern. Es erscheint der Dialog zum Speichern des Export. Wird später der Export aufgerufen erscheint zuerst der Auswahldialog in dem die gespeicherten Exporte enthalten sind. Wählt man einen gespeicherten Export wird dieser sofort gestartet und ausgeführt.

gespeicherte Exporte wieder laden

Um einen gespeicherten Export anzupassen müssen Sie den Exportdialog öffnen. Danach klicken Sie in der Toolbar auf Vorlage laden und wählen einen gespeicherten Export aus. Dieser wird eingelesen und Sie können Anpassungen vornehmen.