Dokumente

Die Dokumentenverwaltung dient zur strukturierten Verwaltung jeglicher "weicher" Daten. Als weiche Daten bezeichnet man Informationen, die nicht in einer Datenbank abgelegt werden können. Es können Dokumente wie z.B. ein Word Dokument, eine Excel Datei oder auch HTML Seiten verwaltet werden.

Die Ablage dieser Dokumente erfolgt dabei strukturiert, d.h. die Dokumente werden direkt einer Adresse, einem Projekt oder einem Angebot zugewiesen. Die bewährten Suchfunktionen des Programms helfen dabei die abgelegten Dokumente sicher wieder zu finden.

Verschiedene Zusatzprogramme helfen, die Dokumente auf einfache Art und Weise zu versenden, zu Archivieren oder nach Hause mitzunehmen.

Die integrierte Dokumentvorschau bietet Ihnen einen direkten Einblick ins Dokument, ohne dass dieses geöffnet werden muss.

Funktionen der Dokumentverwaltung

Für die Dokumentverwaltung steht ein separates Register in der Ribbonbar zur Verfügung. Dieses wird automatisch aktiv, sobald die Dokumententabelle angewählt wird. Damit werden die wichtigsten Aufgaben schnell und einfach erledigt.

Archiv

Die Dokumentenverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente zu archivieren. Eine Archivierung wird in der Regel durchgeführt um auf dem Speichermedium Platz freizugeben. Es werden dabei nur die Dokumente archiviert. Die Einträge in der Dokumentenverwaltung bleiben dabei erhalten. Diese werden nur mit dem Archivpfad und Datum gekennzeichnet.

Die Archivierung erfolgt in 2 Schritten:

1. Dokument archivieren
2. Dokumente löschen

Dokumente archivieren

Die Archivierung wird in folgender Abfolge erstellt:

1. Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung die Dokumente aus, die Sie archivieren wollen.
2. Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Archivierung Dokumente archivieren
3. Alle selektierten Dokumente werden automatisch in das bei der entsprechenden Verarbeitung angegebene Archiv kopiert.

Einzelnes Dokument einlesen

Wenn Sie auf ein archiviertes Dokument zurückgreifen müssen, können Sie mit Hilfe der Funktion Einzelnes Dokument einlesen dieses wieder herstellen.

1. Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung das Dokument aus, das Sie wieder herstellen wollen.
2. Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Archivierung Einzelnes Dokument einlesen aus.
3. Wählen Sie aus dem folgenden Dialog das Verzeichnis aus, aus dem das Dokument wiederhergestellt werden soll.

Dokumente löschen

Nach dem die Dokumente archiviert wurden, können diese gelöscht werden.

WICHTIG:

Es werden nur die Dokumente gelöscht, nicht aber der Eintrag im Dokumentenfenster!

1. Wählen Sie zunächst in der Dokumentverwaltung die Dokumente aus, die Sie löschen wollen. Benutzen Sie am besten die vorher bei Dokumente archivieren getroffene Selektion
2. Wählen Sie aus den Programmstarts den Befehl Archivierung Dokumente löschen.
3. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage werden die Dokumente gelöscht, nicht aber der Datenbankeintrag!

Dokumentvorschau

Ab Windows 7 steht nun die Dokumentvorschau aus dem Windows Explorer zur Verfügung. So kann in die Datei gesehen werden ohne sie zu öffnen. Die Dokumentvorschau wird als separates Fenster gestartet und wird beim Selektieren eines Dokuments aktualisiert.