Grundlagen Kalkulation

Die Grundlagen der Kalkulation umfassen folgende Punkte:

• Grundlagen Kalkulationskosten
• Material
• Kreditoren
• Mitarbeiter
• Kostenstellen
• Spesen

Grundlagen Kalkulationskosten

Um eine Kalkulation durchführen zu können müssen zunächst wichtige Grundlagen erarbeitet werden.

Direkte Kosten

Kosten, welche direkt einem Produkt oder Auftrag zugeordnet werden können (z.B. Plattenmaterialien, Beschläge, etc.) heissen direkte Kosten oder Einzelkosten. Im Programm werden sie mittels einer Stückliste direkt dem entsprechenden Auftrag zugeteilt. Auftragsbedingte Materialien erscheinen als Kreditoren ebenfalls in der Nachkalkulation.

Voraussetzung für eine möglichst genaue Kalkulation ist eine detaillierte Stückliste mit sämtlichen benötigten Materialien. Hier werden Materialien und Formate definiert. Die Grundlage für das Material bildet die Stückliste. Die Kalkulation berücksichtigt alle Materialien der Stückliste.

Im Artikelstamm werden spezielle Eigenschaften und Kalkulationswerte hinterlegt. So können zum Beispiel materialbezogene Verschnitt- und Kalkulationssätze bestimmt werden. In der Nachkalkulation wird dann auf diese Werte zurückgegriffen. Grundlage für diese Daten bilden die Basispreise und betriebsspezifischen Verschnittsätze. Kalkulationszuschläge werden bei Artikeln mit hohen Materialgemeinkosten (z.B. Glas, Bruchrisiko) dazugerechnet. Der Preis entspricht dem Basispreis eines Artikels und wird mit einem Artikel automatisch eingelesen. Muss innerhalb der Stückliste ein Artikel verwendet werden, der nicht im Stamm vorhanden ist, kann dieser manuell eingetragen werden und der Preis hier eingegeben werden. Dieser wird dann in der Nachkalkulation berücksichtigt.

indirekte Kosten

Diese Kosten lassen sich nicht direkt einem bestimmten Auftrag zuordnen ( Zinsen, Abschreibungen, Lagerkosten, Heizungskosten, nicht verrechenbare Arbeitszeiten). Aus dem Betriebsabrechnungsbogen lassen sich die Gemeinkosten für Material, Fertigung und Verwaltung und Vertrieb bestimmen.

Materialgemeinkosten

Beispiele:

• Lohnkosten und Sozialaufwand für Einkauf
• Einkaufspesen
• Transportkosten für Materiallieferungen
• Lohnkosten und Sozialaufwand für Einlagerung und Lagerunterhalt
• Lagermiete
• Energiekosten für Lager
• Raumkostenanteile
• Abschreibungen
• Lagereinrichtungen
• Kapitalzins für Lager
• Versicherung für Lager
• Holztrocknung
• Wertverminderung, Materialverluste

Materialgemeinkosten einer bestimmten Periode werden als Prozentsatz der Materialeinzelkosten derselben Periode ausgewiesen. Oftmals werden für auftragsbedingte Materialien und Materialien ab Lager verschiedene Kostensätze ermittelt. Auftragsbedingte Materialien haben einen tieferen Satz, da sie im Allgemeinen weniger Kosten verursachen.

Fertigungsgemeinkosten

Beispiele:

• Werkzeuge und deren Unterhalt
• Maschinenunterhalt und Reparaturen
• Raummiete Produktion
• Kapitalzins für Kapital der Produktion
• Abschreibungen der Produktion
• Energiekosten Produktion
• Transporteinrichtungen
• Versicherungen
• Lohnkosten und Sozialaufwand für Beaufsichtigung (Betriebsleiter) und Raumpflege
• Spesen Werkstattbüro
• Drucksachen und Formulare für die Auftragsvorbereitung

Fertigungsgemeinkosten einer bestimmten Periode werden als Prozentsatz der Fertigungseinzelkosten derselben Periode ausgewiesen.

Sonderkosten

Sonderkosten sind spezielle Positionen in der Kalkulation und werden nach dem Verkaufspreis separat dazu gerechnet. Es sind Kosten, welche nicht direkt mit der Herstellung und Verwaltung zu tun haben. Es sind dies:

• Arbeiten Dritter
• Transportkosten über grössere Distanzen
• Fracht- und Verpackungskosten
• Spesenentschädigung an Mitarbeiter bei auswärtiger Montage
• Provisionen

Sonderkosten werden wie auftragsbedingte Materialien als Kreditor verbucht, jedoch unter einem anderen Kalkulationscode. (siehe Kreditoren unter Betriebsaufträge verwalten)

Kreditoren

Kreditoren sind Rechnungen Dritter. Hier können Lieferantenrechnungen erfasst werden. Lieferantenrechnungen für Zubehör werden in den Kreditoren für die Nachkalkulation erfasst. Oft werden Materialien für einen bestimmten Auftrag bestellt. Um diese in der Nachkalkulation erscheinen zu lassen, werden sie als Kreditoren verbucht. Mit Hilfe des Kalkulationscodes wird bestimmt, an welcher Stelle der Kalkulation der Kreditor erscheinen soll, ob als Auftragsbedarf Material oder als Sonderkosten. (siehe Kreditoren unter Betriebsaufträge verwalten)

Nachkalkulation

Um eine exakte Nachkalkulation zu erstellen, ist es notwendig für alle Mitarbeiter eine lückenlose Erfassung über die Auftrags- und Abwesenheitszeiten, sowie Spesen zu gewährleisten. Das Programm ermöglicht eine präzise Erfassung der effektiv aufgewendeten Zeiten für einen Auftrag. Dies kann zum einen, mit einer Zeiterfassung durch Tagesrapporte und als auch separaten Eingabe durch die Administration geschehen. Andererseits bietet das Programm eine Direktzeiterfassung an, welche es dem Mitarbeiter relativ einfach ermöglicht, seine Zeiten direkt ans System weiterzugeben. Barcodes für Mitarbeiter und Aufträge haben sich als zuverlässige Eingabehilfen bestätigt. Die effektiv aufgewendeten Zeiten fliessen in die Nachkalkulation ein. In der Zeit- und Spesenerfassung werden alle Mitarbeiterzeiten und -spesen erfasst. Die Zeiten eines Mitarbeiters werden entweder auftragsbezogen oder als Fehl-, Soll- und Ferienzeiten erfasst. Spesen werden pro Mitarbeiter und Auftrag erfasst. Zeiten und Spesen, die Auftragsbezogen erfasst wurden, werden automatisch in der Nachkalkulation berücksichtigt.

Material

Schema Artikelpreisermittlung

Material wird in der Regel aus dem Artikelstamm verwendet, kann aber auch als einmaliges Material manuell erfasst werden. Die Mengen werden vom Benutzer im jeweiligen Erfassungsprogramm, z.B. Stückliste, Schnellkalkulation etc. erfasst. Die Ermittlung des Preises folgt dabei Regeln die im BormBusiness festgelegt sind.

Kalkulationspreisberechnung

Der Kalkulationspreis eines Materials muss immer in der Stücklisteneinheit erfolgen. Der Kalkulationspreis wird im Artikelstamm wie folgt berechnet:

Basispreis + Verschnittsatz + Kalkulationszuschlag

Dabei haben die Felder folgende Bedeutung:

Feld	Bedeutung
Basispreis	Der Basispreis wird manuell vom Benutzer bestimmt. Er wird im Programm nicht automatisch ermittelt. Er kann z.B. ein durchschnittlicher Einkaufspreis sein, oder der letzte Einkaufspreis oder ein kalkulierter Preis wenn der Artikel z.B. ein Halbfabrikat ist.
Verschnittsatz	Der Verschnittsatz wird verwendet für Material das zugeschnitten wird, z.B. Platten, Leisten etc., und bei dem Verschnitt anfällt der nicht mehr verwendet werden kann. Hierfür wird ein durchschnittlicher Prozentsatz empfohlen der in der Branche je nach der zur Verfügung stehender Zuschnittsäge und Materialart zwischen 11 und 16 % liegt. Die Ermittlung des durchschnittlichen Zuschnittsatzes kann aus einem Programm für Optimierungen, z.B. Schnittprofit etc., ermittelt werden.
Kalkulationszuschlag	Der Kalkulationszuschlag ist ein materialbezogener Gemeinkostenzuschlag. Dieser kann z.B. für Material vergeben werden welches besonders aufwendig im Handling oder in der Beschaffung ist. In der Kalkulation im Kalkulationsschema kann dann auf das Gesamte Material oder einer Materialgruppe noch ein allgemeiner Materialgemeinkostenzuschlag vergeben werden. Es ist auch möglich, für bestandesgeführtes Material den Lageraufschlag hier zu erfassen.

Mit Hilfe der Artikelpreisverwaltung können die Artikelpreise für die Kalkulation auch individuell berechnet werden. Zu beachten ist, dass die Artikelpreise nach Gültigkeitsdatum gespeichert werden. Dies ist dann relevant, wenn man z.B. die Materialpreise für die Nachkalkulation fixiert und einen Preis der zu einem bestimmten Datum gültig ist verwendet.

Kreditorenpreis oder Stammdatenpreis

Wenn Artikel aus dem Artikelstamm verwendet und diese Artikel beim Lieferanten bestellt werden, dann muss fest gelegt werden worüber die Preiskontrolle in der Nachkalkulation erfolgen soll.

Wenn der Artikel über die Kreditoren kontrolliert werden soll, dann darf der Artikel keinen Nachkalkulationsansatz haben ansonsten wird dieser doppelt, über Material Stückliste und Kreditoren, berechnet. In diesem Fall erscheint der Artikel in der Nachkalkulation unter Stücklistenmaterial mit Preis 0, damit weiss man, es wurde Material verwendet welches in den Kreditoren erscheinen muss. In der Vorkalkulation muss der Artikel aber einen Preis haben, damit er in der Vorkalkulation berechnet wird. Zu beachten ist auch, dass bei der Kontrolle über die Kreditorenposition der Preis der gesamten Position berechnet wird und nicht nur der anteilsmässige Preis laut Menge der Stückliste. Hierbei wird die Menge der Stückliste ignoriert, kann aber zu Vergleichszwecken herangezogen werden.

Soll der Artikel mit seinem Nachkalkulationspreis aus dem Artikelstamm in die Nachkalkulation einfliessen, dann darf der Artikel nicht in den Kreditoren erfasst oder in die Nachkalkulation aus der Rechnungskontrolle übergeben werden.

Ermittlung der Kalkulationspreise

In folgender Tabelle ist die Ermittlung der Kalkulationspreise in der Reihenfolge aufgelistet.

Artikel	Einheitspreis Stückliste	Ansatz Kalkulation	Bemerkung
1. Artikel nicht im Artikelstamm	X		Dieser Preis kann manuell eingegeben werden, oder wenn ein Artikel z.B. aus der ComNorm übernommen wurde wird er bereits von dort eingetragen.
Artikel im Artikelstamm
2. Preis Fixiert	X		Wird in der Nachkalkulation auf einem Betriebsauftrag das Material der Stückliste fixiert, dann wird damit der Preis auf die Stückliste geschrieben und dieser wird von der Nachkalkulation verwendet.
3. Ansatz Grundlagen Auftragskalkulation		X	Es wird der Ansatz verwendet, der in den Grundlagen Auftragskalkulation angegeben ist. Es wird immer der zum Tagesdatum gültige Ansatz ermittelt.
4. Ansatz Nr. 3		X	Ist in den Grundlagen Auftragskalkulation nichts angegeben wird der Ansatz mit der Nummer 3 verwendet. Es wird immer der zum Tagesdatum gültige Ansatz ermittelt.

Beispiel für Artikelpreise

Artikel	Basispreis	Verschnittsatz	Kalkulationszuschlag	Ansatz Kalkulation	Datum	Kalkulationspreis
Bügelgriff	3.50	0.0	0.05	3 Nachkalkulation	01.01.2017	3.675
Spanplatte 19 mm	12.00	15 %	0.05	3 Nachkalkulation	01.01.2017	12.00 + 12.00 * 0.15 + 12 * 0.05 = 14.40

Kreditoren

Für Kreditoren gibt es 2 verschiedene Erfassungen:

• Kreditorenerfassung
• Rechnungskontrolle

Die Kreditorenerfassung ist ein einfaches Programm in dem Kreditorenpositionen erfasst werden können, damit diese Kosten in der Nachkalkulation berücksichtigt werden. In der Rechnungskontrolle können Kreditoren buchhalterisch korrekt erfasst werden, damit diese für die Buchhaltung wie auch für die Nachkalkulation zur Verfügung stehen.

Mitarbeiter

Mitarbeiter werden nur in der Nachkalkulation berechnet. Dabei werden die erfassten Zeiten als Grundlage verwendet. Die Ansätze eines Mitarbeiters werden über Kalkulationsansätze verwalten erfasst. Der Satz des Mitarbeiters muss immer die vollen Kosten enthalten, d.h. inkl. Sozialkosten etc. Über das Kalkulationsschema kommt evt. noch ein Gemeinkostenzuschlag dazu.

In der Nachkalkulation wird immer der Satz des Mitarbeiters und der Kostenstelle summiert und mit der erfassten Zeit multipliziert. Die Ansätze werden immer mit dem Gültigkeitsdatum gespeichert. In der Kalkulation werden die Sätze immer nach dem Datum der erfassten Zeit ermittelt. Das Programm verwendet den zum Datum der erfassten Zeit gültigen Ansatz. Ein Ansatz ist solange gültig bis es einen Ansatz mit einem aktuelleren Datum gibt. Dann ist der Ansatz im Bereich von seinem Datum bis zum Datum des nächsten Ansatzes gültig.

Ansatz	Datum	Wert
Nachkalkulation	01.01.2014	68.-
Nachkalkulation	01.07.2014	78.-

In diesem Beispiel werden alle Zeiten die vom 01.01.2014 bis zum 30.06.2014 erfasst werden mit 68.- berechnet. Alle Zeiten ab dem 01.07.2014 werden mit 78.- berechnet.

Bei Mitarbeitern gibt es zusätzlich die Möglichkeit, dass ein Regieansatz erfasst wird. Dies wird häufig verwendet wenn Arbeiten nach angefallenen Stunden dem Kunden über die Regieabrechnung verrechnet werden.

Kostenstellen

Der Ansatz für die Kostenstellen wird in der Vor- und Nachkalkulation berechnet. In der Nachkalkulation wird er immer summiert mit dem Ansatz des Mitarbeiters. In der Vorkalkulation wird nur der Ansatz der Kostenstelle verwendet. Deshalb muss der Ansatz in der Vorkalkulation erhöht sein um einen durchschnittlichen Mitarbeiteransatz.

Die Ansätze der Kostenstellen können mit Hilfe des Programmes Kalkulationsansätze verwalten verwaltet werden.