Controlling

Innerhalb des Controlling sind alle Werkzeuge zusammengefasst die es ermöglichen, die für das Unternehmen relevante Daten effektiv und schnell zusammen zu fassen und zu präsentieren. Es unterstützt die Geschäftsführung wie auch die Kadermitglieder bei ihrer täglichen Führungsarbeit und liefert ihnen die notwendigen Zahlen um eine effiziente Führungsarbeit im Unternehmen ausführen zu können.

MIS (Mangament Information System)

Das MIS besteht aus einer ausgewählten Zusammenstellung von Auswertungen die live in übersichtlichen Diagrammen dargestellt werden. Es findet sich in der Navigation unter Controling/Management Information System

Das MIS teilt sich in folgende Bereiche auf:

• Schnellübersicht Kopfdaten
• Schnellübersicht Artikeldaten
• Angebot
• Angebot Artikeldaten
• Auftragsbestätigungen
• Auftragsbestätigungen Artikeldaten
• Rechnungen
• Rechnungen Artikeldaten
• Bestellungen
• Bestellungen Artikeldaten
• Kreditoren
• Kreditoren Artikeldaten
• Ressourcenplanung
• Nachkalkulation
• Zeitverwaltung

Vorlagen

Alle Auswertungen, bis auf die Schnellübersichten, arbeiten mit Vorlagen. D.h. alle eingestellten Optionen können als Vorlage gespeichert und wieder geladen werden. Dies ermöglicht es, verschiedene Auswertungen auf der gleichen Basis mit einem klick zu erreichen.

Vorlage erstellen

Zuerst müssen alle gewünschten Optionen eingestellt werden. In der Toolbar klickt man dann auf Vorlage speichern'. Es erscheint ein Dialog in dem die existierenden Vorlagen angezeigt werden. Im Eingabefeld kann man den Namen der Vorlage eingeben und auf speichern klicken. Wird ein Name gewählt der bereits existiert wird zuerst gefragt ob die bestehende Vorlage überschrieben werden soll.

Vorlage laden

Um eine Vorlage zu laden muss auf Vorlage laden geklickt werden. Es erscheint der Dialog zur Auswahl der Vorlagen. Nach der Auswhal werden die Optionen geladen und das Diagramm aktualisiert.

Vorlage löschen

Um eine Vorlage zu löschen muss man in der Toolbar auf Vorlage löschen klicken. Es erscheint der Dialog zur Auswahl der Vorlage die gelöscht werden soll.

Diagrammfarben

Da die Daten dynamisch sind verwenden die Diagramme ein Set von Farben die zusammen den Daten automatisch zugewiesen werden. Um ein Farbset zu wählen klickt man auf Diagrammfarben ändern und es erscheint ein Dialog in dem eine Anzahl Sets angezeigt werden. Wählen sie das entsprechende Set dessen Farbe sie verwenden wollen mit einem doppelklick aus.

Weitere Farbsets können definiert werden. Fragen sie hierzu bitte ihren Projektleiter.

Schnellübersicht Kopfdaten

Innerhalb dieser Schnellübersicht werden die folgenden Auswertungen angezeigt:

• Auswertung Angebote
• Auswertung Auftragsbestätigungen
• Auswertung Bestellungen
• Auswertung Rechnungen

Diese Ansicht dient als Schnellansicht und kann je nach Bedarf eingestellt werden. Ziel ist es, ohne Einstellungen vornehmen zu müssen eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens zu erhalten.

Optionen einstellen

Jede der 4 Auswertungen kann eingestellt werden. Die Einstellungen werden in den korrespondierenden Detailansicht vorgenommen und dort gespeichert. Dabei sind folgende Schnellauswertungen folgenden Detailübersichten zugeordnet:

Schnellübersicht	Detailansicht
Auswertungen Angebote	Angebote (Kopfdaten)
Auswertung Auftragsbestätigung	Auftragsbestätigungen (Kopfdaten)
Auswertung Bestellungen	Bestellungen (Kopfdaten)
Auswertung Rechnungen	Rechnungen (Kopfdaten)

Beispiel: Wenn Sie z.B. täglich sehen wollen, wie sich ihre Angebotssummen über die Monate im Vergleich zum Vorzeitraum entwickelt gehen sie wie folgt vor.

Schritt	Beschreibung
Angebot (Kopfdaten) auswählen	wechseln sie in die Verarbeitung Angebot (Kopfdaten)
Optionen einstellen	Stellen sie folgende Optionen ein
	Hauptperiode z.B. das aktuelle Jahr
	Vorperiode z.B. das Vorjahr
	Anzeigetyp Balkendiagramm
	Gruppieren nach Monaten
	keine Einschränkung anwählen
	Top nicht aktivieren
Speichern	Speichern sie die Einstellungen als Vorlage mit dem Namen Angebote nach Monaten
Schnellübersicht Auswertung Angebote	Wechseln sie in die Verarbeitung Schnellübersicht Verarbeitungen Kopfdaten
Auswahl Vorlage	Wählen sie die vorher gespeicherte Vorlage mit dem Namen Angebote nach Monaten aus
Auswertungszeitraum	Wenn notwendig passen sie den Auswertungszeitraum und den Vergleichszeitraum noch an

Jetzt zeigt das Diagramm die Angebotssummen pro Monat an. Auf diese Weise können sie die anderen Übersichten ebenfalls einstellen.

Angebote (Kopfdaten)

In dieser Übersicht können die Angebote im Detail ausgewertet werden. Es stehen folgende Optionen zur verfügung:

Option	Beschreibung
Auswertungszeitraum
Hauptperiode	Hier wird der Auswertungszeitraum festgelegt. Dabei wird das Angebotssdatum als Bewertungsdatum herangezogen. Klickt man auf die Schaltfläche erscheint der Dialog zur Auswahl des Zeitraumes.
Vorperiode	Hier wird die Vorperiode, die als Vergleich angezeigt werden kann, eingestellt.
Anzeigeoptionen
Anzeigetyp	Der Anzeigetyp legt die Form des Diagrammes fest. Zur Auswahl stehen Kuchendiagramm und Balkendiagramm. Das Kuchendiagramm zeigt imer eine prozentuale Verteilung an. Beim überfahren der angezeigten Werte im Kuchendiagramm mit der Maus werden dazu die absoluten Werte angezeigt.
Gruppierung nach	hier kann die Gruppierung eingestellt werden nach der die Daten angezeigt werden. Zur Auswahl stehen folgende Gruppierungen: Gruppierung Beschreibung Kunde Pro Kunde gruppiert. Werden zuviel Kunden im Auswertungszeitraum betroffen wird das Diagramm unübersichtlich. In diesem Fall kann die Option Top aktiviert werden damit nur die obersten X Kunden angezeigt werden. Projekt Gruppierung nach Projekten Sachbearbeiter Gruppierung nach Sachbearbeiter Mandant Gruppierung nach Mandant Status Gruppierung nach Status Währungen Gruppierung nach Währungen Konditionen Gruppierung nach Konditionen Jahren Gruppierung nach Jahren. Hierbei ist zu beachten das der Zeitraum der Auswertungsperiode sich dann über mehrere Jahre spannen muss und das Datum auf die Jahre ausgelegt sein sollte. Es sollte also immer vom 01.01 bis 31.12 der Auswertungszeitraum angegeben werden. Erfolgt dies nicht sind die Zahlen evt. verfälscht. Monaten Gruppierung nach Monaten. Hierbei ist zu beachten das der Zeitraum der Auswertungsperiode sich dann über mehrere Monate spannen muss und das Datum auf die Monate ausgelegt sein sollte. Es sollte also Ein Zeitraum gewählt werden der ganze Monate beinhaltet. Erfolgt dies nicht sind die Zahlen evt. verfälscht. Wochen Gruppierung nach Wochen. Hierbei ist zu beachten das der Zeitraum der Auswertungsperiode sich dann über mehrere Wochen spannen muss und das Datum auf die Wochen ausgelegt sein sollte. Es sollte also Ein Zeitraum gewählt werden der ganze Wochen beinhaltet. Erfolgt dies nicht sind die Zahlen evt. verfälscht.
Horizontal	Zeigt die Balken von links nach rechts an. Diese option steht bei einem Kuchendiagramm nicht zur Verfügung.
Einschränkungen nach
Währung	Hier können die Daten nach Währung eingegrenzt werden. Ist diese Option nicht aktiv, wird automatisch auf die Grundwährung umgerechnet. Nach Aktivierung dieser Option erscheint links ein Auswahlmenü in dem die gewünschte Währung ausgewählt werden kann.
Status	Hier können die Daten nach Status eingegrenzt werden. Nach Aktivierung dieser Option erscheint links ein Auswahlmenü in dem der gewünschte Status ausgewählt werden kann. Es wird empfohlen, den Status immer ein zu schränken auf die relevanten Stati deren Belege in die Statistik einfliessen sollen.
Mandant	Wir die Mandantenfähigkeit verwendet kann hier der auszuwertende Mandant ausgewählt werden.
Top	Top schränkt ein auf die ersten X Auswärtungssätze. Wobei X im Feld darunter bestimmt werden kann. Sollen z.B. die besten Kunden angezeigt werden muss Top aktiviert werden und darunter die Anzahl der Kunden die Ausgewertet werden sollen eingegeben werden.
Filterdialog	Sind die zur Verfügung gestellten Einschränkungsmöglichkeiten nicht ausreichend können mit Hilfe des Filterdialoges eigene Filter definiert werden. Nach dem Start erscheint der Filterdialog.

Angebote (Artikeldaten)

In dieser Übersicht können die Angebote nach ihren Artikeldaten ausgewertet werden.

Es stehen neben den Optionen der Angebote (Kopfdaten) folgende Optionen zur Verfügung:

Option	Beschreibung
Basisgrösse
Basisgrösse	Hier kann die Basis für die Auswertung angegeben werden. Zur Auswahl stehen der Betrag oder die Menge. Wird die Menge gewählt, muss die Einheit angegeben werden die ausgewertet werden soll.
Anzeigeoptionen
Gruppierungen nach	Es stehen folgende Gruppierungen zur Auswahl: Artikel Materialgruppe Lagercode Fertigungscode Kostenträger Lieferant Jahr Monat Wochen

Weitere Auswertungen

Es stehen folgende weitere Auswertungen zur Verfügung:

Verarbeitung
Auftragsbestätigungen (Kopfdaten)
Auftragsbestätigungen (Artikeldaten)
Rechnungen (Kopfdaten)
Rechnungen (Artikeldaten)
Bestellungen (Kopfdaten)
Bestellungen (Artikeldaten)
Rechnungskontrolle (Kopfdaten)
Rechnungskontrolle (Artikeldaten)
Ressourcenplanung
Nachkalkulation
Zeitverwaltung

Diese Verarbeitungen funktionieren gleich wie die bisher beschrieben haben aber an die Daten angepasste Optionen.