Controlling
Innerhalb des Controlling sind alle Werkzeuge zusammengefasst die es ermöglichen, die für das Unternehmen relevante Daten effektiv und schnell zusammenzufassen und zu präsentieren. Es unterstützt die Geschäftsführung wie auch die Kadermitglieder bei ihrer täglichen Führungsarbeit und liefert ihnen die notwendigen Zahlen um eine effiziente Führungsarbeit im Unternehmen ausführen zu können.
MIS (Mangament Information System)
Das MIS besteht aus einer ausgewählten Zusammenstellung von Auswertungen die live in übersichtlichen Diagrammen dargestellt werden. Es findet sich in der Navigation unter Controling/Management Information System
Das MIS teilt sich in folgende Bereiche auf:
- Schnellübersicht Kopfdaten
- Schnellübersicht Artikeldaten
- Angebote (Kopfdaten)
- Angebot (Artikeldaten)
- Auftragsbestätigungen (Kopfdaten)
- Auftragsbestätigungen (Artikeldaten)
- Rechnungen (Kopfdaten)
- Rechnungen (Artikeldaten)
- Bestellungen (Kopfdaten)
- Bestellungen (Artikeldaten)
- Kreditoren (Kopfdaten)
- Kreditoren (Artikeldaten)
- Ressourcenplanung
- Nachkalkulation
- Zeitverwaltung
- GAV Übersicht
Vorlagen
Alle Auswertungen, ausgenommen Schnellübersichten, arbeiten mit Vorlagen. D.h. alle eingestellten Optionen können als Vorlage gespeichert und wieder geladen werden. Dies ermöglicht es, verschiedene Auswertungen auf der gleichen Basis mit einem Klick zu erreichen.
Vorlage erstellen
Zuerst müssen alle gewünschten Optionen eingestellt werden. Klicken Sie in der Toolbar auf Vorlage speichern'. Es erscheint ein Dialog in dem die existierenden Vorlagen angezeigt werden. Im Eingabefeld können Sie den Namen der Vorlage eingeben und auf speichern klicken. Wird ein Name gewählt der bereits existiert wird zuerst gefragt ob die bestehende Vorlage überschrieben werden soll.
Vorlage laden
Um eine Vorlage zu laden muss auf Vorlage laden geklickt werden. Es erscheint der Dialog zur Auswahl der Vorlagen. Nach der Auswhal werden die Optionen geladen und das Diagramm aktualisiert.
Vorlage löschen
Um eine Vorlage zu löschen können Sie in der Toolbar auf Vorlage löschen klicken. Es erscheint der Dialog zur Auswahl der Vorlage die gelöscht werden soll.
Optionen
Diagrammfarben
Da die Daten dynamisch sind verwenden die Diagramme ein Set von Farben die zusammen den Daten automatisch zugewiesen werden. Um ein Farbset zu wählen klicken Sie auf Diagrammfarben ändern und es erscheint ein Dialog in dem eine Anzahl Sets angezeigt werden. Wählen Sie das entsprechende Set dessen Farbe Sie verwenden wollen mit einem Doppelklick aus.
Weitere Farbsets können definiert werden. Fragen Sie hierzu bitte ihren Projektleiter.
Transparenz
Um die Transparenz eines Diagrammes zu ändern klicken Sie in der Toolbar auf Transparenz des Diagramms ändern. Es erscheint ein Dialog in dem die Transparenz im Bereich zwischen 0 und 100 % eingestellt werden kann.
Erweiterte Optionen
Hier stehen weitere Optionen zur Verfügung:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Automatisch aktualisieren | Ist diese Option aktiviert wird bei jeder Änderung der Einstellungen das Diagramm automatisch aktualisiert. Deaktivieren Sie diese Option wenn Sie zuerst ihre Einstellungen vornehmen und dann das Digramm aktualisieren wollen. |
| 2D Diagramme anzeigen | Standardmässig werden die Diagramme in einer 3D Ansicht dargestellt. Um zur 2D Ansicht zu wechseln aktivieren sie diese Option. |
| Debug Modus | Dieser Modus ist für Administratoren. Es werden vor jeder Aktualisierung die ausgeführten Querys angezeigt. |
Diagramm aktualisieren
Wenn die Option automatisch aktualisieren deaktiviert ist muss nach der Veränderung der Einstellungen das Diagramm hier aktualisiert werden.
Diagramm drucken
Um ein Diagramm zu drucken klicken Sie auf drucken. Es erscheint der Berichtsauswahldialog. Standardmässig wird der Bericht Diagramm Auswertung mit geliefert. Dieser hat folgende Optionen
Anzeige Details
- Als Kreuztabelle anzeigen
- als Liste anzeigen
- keine Details
Diese Optionen beziehen sich auf die Anzeige der Daten. D.h. zusätzlich können die zu grundeliegenden Daten des Diagrammes mit auf dem Bericht ausgegeben werden.
Optionen ein-/ausblenden
Hiermit können die Optionen zur Einstellung ein- oder ausgeblendet werden.
Schnellübersicht Kopfdaten
Innerhalb dieser Schnellübersicht werden die folgenden Auswertungen angezeigt:
- Auswertung Angebote
- Auswertung Auftragsbestätigungen
- Auswertung Bestellungen
- Auswertung Rechnungen
Diese Ansicht dient als Schnellansicht und kann je nach Bedarf eingestellt werden. Ziel ist es, ohne Einstellungen vornehmen zu müssen eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens zu erhalten.
Optionen einstellen
Jede der vier Auswertungen kann eingestellt werden. Die Einstellungen werden in den korrespondierenden Detailansicht vorgenommen und dort gespeichert. Dabei sind folgende Schnellauswertungen folgenden Detailübersichten zugeordnet:
| Schnellübersicht | Detailansicht |
|---|---|
| Auswertungen Angebote | Angebote (Kopfdaten) |
| Auswertung Auftragsbestätigung | Auftragsbestätigungen (Kopfdaten) |
| Auswertung Bestellungen | Bestellungen (Kopfdaten) |
| Auswertung Rechnungen | Rechnungen (Kopfdaten) |
Beispiel: Wenn Sie z.B. täglich sehen wollen, wie sich ihre Angebotssummen über die Monate im Vergleich zum Vorzeitraum entwickeln gehen Sie wie folgt vor.
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Angebot (Kopfdaten) auswählen | wechseln sie in die Verarbeitung Angebot (Kopfdaten) |
| Optionen einstellen | Stellen sie folgende Optionen ein |
| Hauptperiode z.B. das aktuelle Jahr | |
| Vorperiode z.B. das Vorjahr | |
| Anzeigetyp Balkendiagramm | |
| Gruppieren nach Monaten | |
| keine Einschränkung anwählen | |
| Top nicht aktivieren | |
| Speichern | Speichern sie die Einstellungen als Vorlage mit dem Namen Angebote nach Monaten |
| Schnellübersicht Auswertung Angebote | Wechseln sie in die Verarbeitung Schnellübersicht Verarbeitungen Kopfdaten |
| Auswahl Vorlage | Wählen sie die vorher gespeicherte Vorlage mit dem Namen Angebote nach Monaten aus |
| Auswertungszeitraum | Wenn notwendig passen sie den Auswertungszeitraum und den Vergleichszeitraum noch an |
Jetzt zeigt das Diagramm die Angebotssummen pro Monat an. Auf diese Weise können sie die anderen Übersichten ebenfalls einstellen.
Angebote (Kopfdaten)
In dieser Übersicht können die Angebote im Detail ausgewertet werden. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
| Option | Beschreibung | ||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Auswertungszeitraum | |||||||||||||||||||||||
| Hauptperiode | Hier wird der Auswertungszeitraum festgelegt. Dabei wird das Angebotssdatum als Bewertungsdatum herangezogen. Klickt man auf die Schaltfläche erscheint der Dialog zur Auswahl des Zeitraumes. | ||||||||||||||||||||||
| Vorperiode | Hier wird die Vorperiode, die als Vergleich angezeigt werden kann, eingestellt. | ||||||||||||||||||||||
| Anzeigeoptionen | |||||||||||||||||||||||
| Anzeigetyp | Der Anzeigetyp legt die Form des Diagrammes fest. Zur Auswahl stehen Kuchendiagramm und Balkendiagramm. Das Kuchendiagramm zeigt imer eine prozentuale Verteilung an. Beim überfahren der angezeigten Werte im Kuchendiagramm mit der Maus werden dazu die absoluten Werte angezeigt. | ||||||||||||||||||||||
| Gruppierung nach | hier kann die Gruppierung eingestellt werden nach der die Daten angezeigt werden. Zur Auswahl stehen folgende Gruppierungen:
| ||||||||||||||||||||||
| Horizontal | Zeigt die Balken von links nach rechts an. Diese Option steht bei einem Kuchendiagramm nicht zur Verfügung. | ||||||||||||||||||||||
| Einschränkungen nach | |||||||||||||||||||||||
| Währung | Hier können die Daten nach Währung eingegrenzt werden. Ist diese Option nicht aktiv, wird automatisch auf die Grundwährung umgerechnet. Nach Aktivierung dieser Option erscheint links ein Auswahlmenü in dem die gewünschte Währung ausgewählt werden kann. | ||||||||||||||||||||||
| Status | Hier können die Daten nach Status eingegrenzt werden. Nach Aktivierung dieser Option erscheint links ein Auswahlmenü in dem der gewünschte Status ausgewählt werden kann. Es wird empfohlen, den Status immer einzuschränken auf die relevanten Status deren Belege in die Statistik einfliessen sollen. | ||||||||||||||||||||||
| Mandant | Wir die Mandantenfähigkeit verwendet kann hier der auszuwertende Mandant ausgewählt werden. | ||||||||||||||||||||||
| Top | Top schränkt ein auf die ersten X Auswärtungssätze. Wobei X im Feld darunter bestimmt werden kann. Sollen z.B. die besten Kunden angezeigt werden muss Top aktiviert werden und darunter die Anzahl der Kunden die Ausgewertet werden sollen eingegeben werden. | ||||||||||||||||||||||
| Filterdialog | Sind die zur Verfügung gestellten Einschränkungsmöglichkeiten nicht ausreichend können mit Hilfe des Filterdialoges eigene Filter definiert werden. Nach dem Start erscheint der Filterdialog. | ||||||||||||||||||||||
Angebote (Artikeldaten)
In dieser Übersicht können die Angebote nach ihren Artikeldaten ausgewertet werden.
Es stehen neben den Optionen der Angebote (Kopfdaten) folgende Optionen zur Verfügung:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Basisgrösse | |
| Basisgrösse | Hier kann die Basis für die Auswertung angegeben werden. Zur Auswahl stehen der Betrag oder die Menge. Wird die Menge gewählt, muss die Einheit angegeben werden die ausgewertet werden soll. |
| Anzeigeoptionen | |
| Gruppierungen nach | Es stehen folgende Gruppierungen zur Auswahl:
|
Weitere Auswertungen
Es stehen folgende weitere Auswertungen zur Verfügung:
| Verarbeitung |
|---|
| Auftragsbestätigungen (Kopfdaten) |
| Auftragsbestätigungen (Artikeldaten) |
| Rechnungen (Kopfdaten) |
| Rechnungen (Artikeldaten) |
| Bestellungen (Kopfdaten) |
| Bestellungen (Artikeldaten) |
| Rechnungskontrolle (Kopfdaten) |
| Rechnungskontrolle (Artikeldaten) |
| Ressourcenplanung |
| Nachkalkulation |
| Zeitverwaltung |
| GAV Übersicht |
Diese Verarbeitungen funktionieren gleich wie die vorgängig beschriebenen, Sie haben allerdings an die Daten angepasste Optionen.