Start und Einstellung

Desktop

In diesem Kapitel werden die Grundlagen des Desktopprogammes von BormBusiness erklärt. Das Desktopprogramm ist das Hauptprogramm von BormBusiness von dem aus alle Verarbeitungen aufgerufen werden können. Ebenso werden die wichtigsten Bedienungsabläufe erläutert.

Am Ende des Kapitels werden die Grundeinstellungen von BormBusiness anhand von Beispielen erklärt. Dieses letzte Kapitel wendet sich an bereits erfahrene BormBenutzer.

Bildschirmaufbau und Navigation

Programmoberfläche

Nach dem Starten von BormBusiness erscheint die Oberfläche des Programms. Die folgende Abbildung zeigt die verschiedenen Bereiche der Oberfläche vom BormBusiness.

Bereiche der Oberfläche

Die Oberfläche besteht aus den Bereichen:

• Navigation (grün)
• Desktop (gelb)
• RibbonBar (rot).

Die Desktops können in verschiedenen Registern angezeigt werden und jeder Desktop kann mit verschiebbaren Splittern flexibel gestaltet werden. Die RibbonBar ist wie die Werkzeugleiste in MS Office Programmen aufgebaut. In der Multifunktionsleiste (violett) befindet sich das Menu "System" (blau).

Oberfläche BormBusiness

RibbonBar

Im oberen Bildschirmbereich befindet sich die RibbonBar, diese ist in folgende Bereiche unterteilt:

• Menü System
• Multifunktionsleiste
• Register Unterteilung

Im Menü "System" werden grundlegende Programmeinstellungen verwaltet:

• Desktopfunktionen
• Administratormodus
• Desktopthemen
• Grundeinstellungen / Optionen

Die Multifunktionsleiste bildet den Hauptbereich der RibbonBar und beinhaltet alle notwendigen Befehle. Die meisten Befehle können aber auch über Tastenkombinationen oder über das Kontextmenu (rechte Maustaste) eingegeben werden. Eine Tabelle mit allen Funktionen und ihrem entsprechenden Kürzel finden Sie auf der Seite Shortcut.

RibbonBar

Die Multifunktionsleiste kann durch Rechtsklick auf die RibbonBar und der entsprechenden Auswahl minimiert oder maximiert werden.

Die Grösse der Icons in der Multifunktionsleiste hat keinen Einfluss auf die Funktionalität. Es werden so aber häufig verwendete Befehle hervorgehoben. Lässt man den Cursor für einen kurzen Moment über einem Befehl stehen, öffnet sich ein ToolTip mit einem Hinweistext zum Befehl.

Gruppe bearbeiten

Alle Befehle und Funktionen für die Datenverwaltung, die Navigation etc. sind in diesem Bereich zu finden. Die Befehle sind in Gruppen zusammengefasst (z.B.: Gruppe "Bearbeiten").

Diese Gruppen sind den verschiedenen RibbonPages (Registerkarten) zugeteilt.

Registerkarten

Gruppen ausgeschaltet

Registerkarten lassen sich auch bestimmten Tabellen zuordnen. Damit wird beispielsweise die Registerkarte "Dokumentenverwaltung" aktiv, sobald die Tabelle "Dokumente" angewählt wird. Je nach aktueller Auswahl oder aktivem Fenster sind nicht alle Befehle abrufbar. Ausgegraute Befehle können nicht ausgeführt werden.

Dropdown Menu

Zusammenpassende Befehle können unter einem Icon als Dropdown Menu gruppiert sein. Um einen solchen Befehl zu starten, öffnen Sie das Menü, indem Sie auf den Pfeil klicken und einen Eintrag auswählen.

Dropdown Menu

Die InfoViews, Folgetabellen und Programmstarts sind in der Gruppe "Info" zusammengefasst. Beim Klicken auf das entsprechende Icon, wird die InfoView, die Folgetabelle oder der Programmstart aufgerufen. Beim Klicken auf den Text oder den nach unten gerichteten Pfeil, öffnet sich ein Drop Down Menü und der gewünschte Eintrag kann gewählt werden. Der jeweils zuletzt gewählte Eintrag wird angezeigt.

In der RibbonBar, ganz aussen rechts, befindet sich das Icon "Programminformationen", welches gleich aussieht wie das soeben beschriebene Icon "InfoView". Bei anklicken dieses Icons werden Informationen zur installierten BormBusiness Version, wie z.B. Kontaktangaben (für das jeweilige Land), angezeigt.

System

Das Systemmenü befindet sich links oben in der RibbonBar. Wenn Sie dies öffnen erscheinen folgende Menüs:

Desktopfunktionen

Unter dem Menü "Desktopfunktionen" können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden.

Befehl	Beschreibung
Startbildschirm fest legen	Der aktuelle Desktop wird zum Startbildschirm gemacht, das heisst, Starten Sie das nächsten mal BormBusiness erscheint automatisch dieser Desktop. Zu beachten ist, dass der Startbildschirm eine Kopie des ausgewählten Desktops ist. Veränderungen am Ursprungsdesktop wirken sich nicht auf den Startbildschirm aus. Jeder Benutzer hat seinen eigenen Startbildschirm den er selber festlegen kann. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Desktopmanager
Navigationsbar/baum einschalten	Schaltet die Navigationsleiste zwischen Baum und Bar um
Outlook Einstellungen	Damit Daten wie Kontakte, Termine oder Aufgaben mit Outlook Synchronisiert werden, müssen zuerst für jeden Benutzer die Outlook Einstellungen vorgenommen werden. Hier muss festgelegt werden in welchen Ordner Kontakte, Termine oder Aufgaben synchronisiert werden sollen. Es kann immer nur ein Ordner angegeben werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Outlook
Cache löschen	Hiermit werden zwischengespeicherte Daten von Comboboxen gelöscht. Beim nächsten Aufruf werden die Daten neu aufbereitet.

Administrationsmodus

Die Einträge im Menü "Administrationsmodus" sind zunächst gesperrt. Um in den Administrationsmodus zu wechseln, müssen Sie zuerst auf das Menü "Administrationsmodus" klicken, sogleich wechselt BormBusiness in den Administrationsmodus. Wurde ein Passwort hinterlegt erscheint vorher die Passwortabfrage. Das Menü schliesst sich automatisch. Bei erneutem Aufrufen dieses Menüs werden Ihnen die Menüeinträge aktiv angezeigt.

Befehl	Beschreibung
Benutzermodus	Wenn Sie sich im Administrationsmodus befinden, können Sie hier wieder zurück in den Benutzermodus wechseln
Administratorpasswort ändern	Der Administrationsmodus erlaubt Zugriff auf interne Ressourcen des BormBusiness. Damit dies nur autorisierten Personen zur Verfügung steht können Sie ein Administratorpasswort hinterlegen. Beim Aufruf erscheint die Passwortabfrage. Hier müssen Sie zuerst das alte Passwort angeben. In der Standardeinstellung von BormBusiness ist kein Passwort vergeben, also können Sie das Feld bei der erstmaligen Passwortvergabe leer lassen. Folgend können Sie ein neues Passwort eingeben und dieses wiederholen. Nach einem Klick auf OK wird das neue Passwort gespeichert. Danach erscheint die Passwortabfrage bei jedem Wechsel in den Administrationsmodus.
Desktopverwaltung	Die Desktopverwaltung erlaubt es Desktops zu erstellen und zu verwalten. Detailliertere Informationen finden Sie im Kapitel Desktopverwaltung
BGDesignEditor	Der Designeditor verwaltet die Eingabemasken der Tabellen. Detailliertere Informationen finden Sie im Kapitel Systemeinstellungen
BGDevStudio	Das BGDevStudio verwaltet die Datenbank und die META Regeln des Programms, zudem lassen sich hier die RibbonBars (Funktionsleisten) designen. Detailliertere Informationen finden Sie im Kapitel Systemeinstellungen
Benutzerberechtigungen	Hier können die Berechtigungen für die Benutzer verwaltet werden. Detailliertere Informationen finden Sie im Kapitel Systemeinstellungen
Berichtsverwaltung	Hier können die Berichte verwaltet werden. Detailliertere Informationen finden Sie im Kapitel Systemeinstellungen
Systeminformationen	Hier können wichtigste Systeminformationen angezeigt werden. Es erscheint ein Dialog, welcher Ihnen informative Systemparameter anzeigt.

Wenn der Administratormodus aktiv ist, erscheint im Kontextmenü, wenn Sie auf einem Tabellenfenster mit der rechten Maustaste klicken, ganz unten der Eintrag "Tabelleninformationen". Hierüber lassen sich Informationen zur aktuellen Tabelle, z.B. Name der Tabelle, Spalten etc. abrufen.

Desktopthemen

Es sind zwei Desktopdesigns verfügbar. Nach der Auswahl eines Designs ändert der Desktop sein Aussehen in das ausgewählte Design.

Grundeinstellungen/Optionen

In den Grundeinstellungen legen sie verschiedene Verhalten und Aussehen des BormBusiness fest.

Einstellung	Beschreibung
Datensatzlimit	In diesen Feldern können Sie angeben wie viele Datensätze beim Öffnen einer Tabelle geladen werden. Diese Zahl beeinflusst nicht die Suchfunktion! Hier wird ebenfalls die Datensatzanzahl von Kopierknöpfen und Nachschlageknöpfe bestimmt. Je geringer die Anzahl desto schneller wird die Tabelle auf dem Bildschirm aufgebaut.
Synchronisierung der Folgetabellen	Ist die Option Folgetabellen automatisch synchronisieren gewählt, kann eine Zeit in Millisekunden im Feld darunter eingeben werden. Dies bewirkt, dass nach der festgelegten Zeit Untertabellen mit der Haupttabelle synchronisiert werden. Dadurch wird ein flüssiges Scrollen durch die Datensätze ermöglicht. Die Daten der Folgetabellen werden geladen, sobald der Benutzer länger als die festgelegte Zeit auf dem Datensatz verweilt.
Datensatzanzeige	Ist die Option Gesamte Datensatzmenge anzeigen ausgewählt wird in der Fusszeile der Tabelle die Zahl der Selektierten und die Gesamtzahl der Datensätze angezeigt. Ansonsten wird nur die Zahl der Selektierten angezeigt. Ist die Option Datensatzanzeige der aktuellen Tabelle in der Datenliste ausgeschaltet erscheinen in den Tabellen keine Angaben zur Menge der Datensätze.
Kontrollelemente	Sofern die Option nur bei Bedarf aktiv eingeschaltet ist, wird die Navigation ausgeblendet. Um Sie einzublenden, kann im Menu Navigation der Befehl Navigator angeklickt werden.
Dokumentverwaltung	Borm Datenserver automatisch starten Borm Outlook Watcher automatisch starten

Programm schliessen

Beendet das komplette BormBusiness.

Hauptfunktionen

Die Hauptfunktionen der RibbonBar stehen in den meisten Tabellen zur Verfügung und werden hier im Detail vorgestellt.

Funktion	Beschreibung	Shortcut
Neuer Datensatz	Anlegen eines neuen Datensatzes: Es erscheint die Eingabemaske für das Erfassen eines neuen Datensatzes der aktuellen Tabelle.	Strg + N
Datensatz bearbeiten	Bearbeiten eines bestehenden Datensatzes: Es wird der aktuelle ausgewählte Datensatz in der aktuellen Tabelle zur Bearbeitung geöffnet.	Strg + N
Datensatz kopieren	Anlegen eines neuen Datensatzes mit der Kopie der Daten des aktuellen Datensatzes: Es werden dabei alle Felddaten des selektierten Datensatzes kopiert	Strg + K
Datensatz löschen	Löschen der Daten eines Datensatzes: Es wird der aktuell markierte Datensatz nach bestätigen der Sicherheitsabfrage gelöscht. Wenn Sie mehrere Datensätze löschen wollen, müssen Sie diese zuerst markieren und dann Shift+Entf drücken. Es erfolgen anschliessend zwei Sicherheitsabfragen, wenn Sie diese bestätigt haben werden die selektierten Datensätze gelöscht. Das Löschen funktioniert nicht in jedem Fall. Wenn z.B. ein Datensatz noch in Verwendung ist kann er nicht gelöscht werden. Dies ist z.B. der Fall wenn versucht wird eine Adresse zu löschen, diese aber in einem Angebot noch verwendet wird. In diesem Fall muss zuerst die Verwendung entfernt werden. Um zu ermitteln wo ein Datensatz überall noch verwendet wird, können sie den Verwendungsnachweis mit einem Rechtsklick aufrufen.	Entf oder Shift + Entf
Aufdatieren	Ermöglicht die Veränderungen von Feldinhalten, bezogen auf eine Selektion.
Filter	Ruft den Filterdialog auf. Suchen nach bestimmten Adressen, Artikel, etc. Wenn sie auf den Pfeil darunter klicken, können Sie die gespeicherten Suchfilter aufrufen. Dies kann auch mit F3 erfolgen	Strg + F, F3
Filter ausschalten	Aufheben der Suchkriterien und anzeigen aller vorhandenen Datensätze	Strg + Shift + F
Aktualisieren	Datensätze aktualisieren.	F5
Drucken	Öffnet das OutputManagement. Das Outputmanagement regelt die Ausgabe von Dokumenten, Berichte, Excelausgaben oder Seriendruck	Strg + P

Navigation

Navigationsbar

Hier navigiert der Benutzer innerhalb des Programms. Beim Doppelklicken auf einen Eintrag in der Navigation, wird der entsprechende Desktop oder das entsprechende Programm geöffnet. Die Einträge sind in Kategorien gruppiert und können Untereinträge enthalten. Ist dies der Fall, steht links vom Eintrag ein Pfeil. Um die Untereinträge anzuzeigen, muss auf den Pfeil geklickt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten durch das Programm zu navigieren, wobei die Gliederung dieselbe bleibt.

• Die Navigationsbar gliedert die Programmstruktur mit Ordnern und Icons.

Navigationsbaum

• Der Navigationsbaum ist eine alternative Darstellung zur Navigationsbar. Er zeigt die Verarbeitungen in einer Explorer-Struktur an.

Umschalten Navigation

Jeder Benutzer kann selbst wählen, welche Navigationsart er verwenden möchte. Um zwischen Navigationsbar und Navigationsbaum umzuschalten, wählen Sie im Menü "System" den Eintrag "Desktopfunktionen" und klicken Sie dort auf "Navigationsbar" einschalten bzw. auf "Navigationsbaum" einschalten.

Favoriten

Die Favoriten sind ein eigenes persönliches Navigationsmenü, welches immer oben in der Navigationsleiste angezeigt wird. Favoriten können auf zwei Arten erstellt werden:

• Mit der rechten Maustaste auf einen bestehenden Navigationseintrag klicken und diesen zu den Favoriten hinzufügen.
• Mit der rechten Maustaste auf Favoriten klicken und den Eintrag neuen Favoriten erstellen auswählen.

Favoriten verwalten

Wenn Sie in den Favoriten auf einen Eintrag klicken, lassen sich die Einträge verwalten.

Funktion	Beschreibung
Verschieben	Ein Eintrag kann nach oben, unten oder in einen Unterordner verschoben werden.
Löschen	Hiermit kann ein Eintrag wieder aus den Favoriten entfernt werden.
Eigenschaften	In den Eigenschaften eines Favoriteneintrages kann das Icon geändert werden der Titel des Eintrags bearbeitet werden je nach Typ ein neuer Desktop, View, Script usw. zugeordnet werden.

Neuen Favoriten erstellen

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf Favoriten klicken und den Eintrag neuen Favoriten erstellen auswählen erscheinen folgende Möglichkeiten für einen Favoriten:

Funktion	Beschreibung
Datenbanktabelle	Hiermit kann eine Tabelle ohne Desktop ausgewählt werden.
Desktop	Erstellt einen Favoriteneintrag für einen Desktop.
Programmaufruf	Ermöglicht einen externen Programmaufruf wie z.B. Excel oder Word
E-Mail versenden	Macht einen Eintrag für das Versenden einer E-Mail Adresse
Internetadresse	Ruft den Browser mit einer Webadresse auf.
Datei öffnen	Hier kann eine Datei wie z.B. ein Dokument angegeben werden, welches von BormBusiness aus geöffnet werden kann.
Bericht ausgeben	Hier kann ein Bericht angegeben werden. Dieser Bericht darf allerdings nicht auf einer Selektion basieren.
CTOScript	Führt ein Bormscript aus
Telefonieren	Ermöglicht es eine Telefonnummer anzugeben welche über die Windows Wählhilfe angerufen werden kann
Listen Browser	Ruft einen List Browser auf
Workflow	Ermöglicht das Einbinden eines Scriptes welches einen Workflow aufruft.

Desktops

In diesem Bereich werden die verschiedenen Daten und Informationen angezeigt und bearbeitet. Durch Doppelklick auf die Einträge in der Navigation ist es möglich, unterschiedliche Desktops zu öffnen. Diese aktiven Desktops werden aufeinandergestapelt und können über die Registerkarten aufgerufen werden.

aktive Desktops

Desktopfenster

Die Registerkarte des aktuell angezeigten Desktops wird mit einer roten Umrandung dargestellt. Auch kann mit "Ctrl + PageUp / Ctrl + PageDown" durch die aktiven Desktops navigiert werden. Der aktuell aktivierte Desktop kann mit "×" ganz rechts in der Registerleiste geschlossen werden. Mit dem Pfeil links neben "×" wird ein Dropdownmenü mit allen aktiven Desktops aufgerufen und es kann zwischen diesen gewechselt werden. Jeder Desktop enthält ein oder mehrere Fenster. Jedes Fenster enthält eine oder mehrere Tabellen. Eine Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz (z.B. ein Kunde oder ein Artikel).

In der Tabellenbezeichnung ist ersichtlich, welche Tabelle gemeint ist. Wird in diesem Tutorial von einer Tabelle gesprochen, bezieht sich der Name immer auf die jeweilige Bezeichnung.

Oft ist es hilfreich, viele Tabellen gleichzeitig auf dem Desktop zu haben. Damit die Anzeige übersichtlich und die Tabellen gross genug bleiben, sind die verschiedenen Tabellen oder Infofenster aufeinandergestapelt. Mit den darüberstehenden Registerkarten können diese aufgerufen werden. Die Registerkarte der aktuell angezeigten Folgetabelle ist rot umrandet dargestellt.

Die aktuelle Registerkarte kann, gleich wie beim Desktop, mit dem "x" ganz rechts in der Registerleiste geschlossen werden. Mit dem Pfeil links neben "×" wird ein Dropdownmenü mit allen Tabellen des Fensters eingeblendet und es kann zwischen diesen gewechselt werden.

BormBusiness stellt mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die Breite einer Spalte zu ändern. Die Spaltenbreiten der ganzen Tabelle lässt sich durch "Ctrl und +" dem jeweils längsten Inhalt einer Spalte anpassen. Durch Doppelklicken auf eine Trennlinie wird die Breite der davon linksstehenden Spalte dem längsten Inhalt angepasst.
Ist die Spaltenbezeichnung länger als der längste Inhalt (z.B. "Bezeichnung" in der Tabelle "Adressstamm"), passt sich die Spaltenbreite durch erneutes Doppelklicken auf die Trennlinie der Spaltenüberschrift an.

Sortierung

Durch einen Klick auf einen Spaltenkopf können Sie alle Tabelleneinträge nach dieser Spalte sortieren. Durch einen weiteren Klick auf dieselbe Spalte wird zwischen auf- und absteigender Sortierung gewechselt werden. Ein Pfeil im Spaltenkopf zeigt an, ob die Daten aufsteigend oder absteigend sortiert sind.
Mit gedrückter Shift-Taste können mehrere Spalten für die Sortierung nacheinander gewählt werden. Zum Beispiel wenn man Adressen nach Land aufsteigend, nach PLZ absteigend und nach Ort aufsteigend sortieren möchte.

Die Mehrfachsortierung wird gelöscht, indem auf einen Spaltenkopf geklickt wird, ohne die Shift-Taste zu drücken.

Tabellenfelder

Die Anordnung der Spalten in einer Tabelle können Sie beliebig anpassen. Brauchen Sie den Ort vor der PLZ, können Sie mit gedrückter Maustaste den Spaltenkopf PLZ selektieren und verschieben. Die roten Pfeile helfen Ihnen dabei, die Spalte richtig zu platzieren.

Folgetabelle

Haupt/Folgetabelle

In einer Folgetabelle werden nur Daten angezeigt, welche dem jeweils angewählten Haupt-Datensatz in der Haupttabelle zugeordnet sind.Im Beispiel wurde in der Tabelle "Adressstamm" der Haupt-Datensatz "WDV-Informatik AG" angewählt. Dadurch sind in der Folgetabelle "Ansprechpartner" alle Ansprechpartner ersichtlich, welche im Haupt-Datensatz "WDV-Informatik AG" zugeordnet sind.

Bedienung

Nur in einer aktiven Tabelle können Datensätze angelegt, verändert oder interne Programme gestartet werden. Wählen Sie über die Navigation den gewünschten Bereich aus, in welchem Daten erfasst werden sollen. Im Desktop sehen Sie die Fenster mit den Tabellen. Um den Datensatz zu bearbeiten, wird dieser im aktiven Fenster markiert und der entsprechende Bearbeitungsbefehl über die RibbonBar oder das Kontextmenü angewählt.

Das Vorgehen ist somit:

• Tabelle aktiv (Tabellenumrandung wird rot hervorgehoben)
• Datensatz selektieren (Datensatz wird rot markiert)
• Befehl in der Ribbonbar ausführen (oder Befehl per Tastenkürzel ausführen)

Tipp Es besteht auch die Möglichkeit mehrere Datensätze zu markieren. Werden mit gedrückter Shift-Taste zwei Datensätze markiert, werden die dazwischenliegenden Datensätze ebenfalls selektiert. Dies kann ebenfalls mit gedrückter Shift-Taste auch mit den Pfeiltasten der Tastatur erfolgen. Um einzelne Datensätze auszuwählen, wird die Ctrl-Taste gedrückt gehalten und die einzelnen Datensätze werden angeklickt.

Kontextmenü

Kontextmenu

In jeder Tabelle steht ein Kontextmenü zur Verfügung, in welchem die gleichen Befehle wie jene der RibbonBar aufgerufen werden können. Je nach selektierter Tabelle unterscheidet sich das Kontextmenü, wie auch die in der RibbonBar zur Verfügung stehenden Befehle. Die abrufbaren Befehle werden anhand der selektierter Tabelle angezeigt. Der Aufruf das Kontextmenüs erfolgt über Rechtsklick auf der aktiven Tabelle.

Eingabemasken

Wird ein Datensatz bearbeitet erscheint eine Datenmaske in der die Felder des Datensatzes bearbeitet werden können.

Hinweis Zu beachten ist, dass Bezeichnungen welche fett und rot geschrieben sind, sogenannte Pflichtfelder sind. Das bedeutet, dass diese Felder einen Eintrag haben müssen.

Näheres hierzu finden sie im Kapitel Eingabemasken.

Nicht eindeutige Einträge

nicht eindeutiger Eintrag

Falls Sie versuchen, ein eindeutiges Feld mit einem Wert zu speichern der bereits existiert, wird folgende Fehlermeldung angezeigt.

Diese Meldung zeigt, dass bereits ein Datensatz mit derselben Personalnummer existiert. Das Feld "Personalnummer" ist ein eindeutiges Feld, weshalb die Nummer nur einmal vorkommen darf. Eindeutige Felder sind meist numerische Felder. Jeder Datensatz besteht aus mindestens einem eindeutigen Feld. Ein Datensatz kann somit über ein solches Feld zweifelsfrei identifiziert werden. Nicht alle Felder eignen sich als eindeutige Felder. Mitarbeiter können den gleichen Namen haben, weshalb es ungeeignet ist, diesen Eintrag als eindeutiges Feld zu verwenden.

Datensätze suchen

Die praktische Suche innerhalb von BormBusiness ermöglicht es, gezielt über alle Tabellen hinweg, Daten zu finden. Sie können die Daten nach allen möglichen Kriterien filtern. Bei jeder Tabelle werden die Einträge so gefiltert, dass sich die Suchkriterien auf jede Bezeichnung im Eintrag stützen. Die Suchkriterien können sich sogar auf eine Folgetabelle beziehen, damit in der vorgängigen Tabelle die gewünschten Einträge erscheinen. Um bestimmte Datensätze zu suchen oder eine Verarbeitung auf eine bestimmte Auswahl von Datensätzen zu starten, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

Filterdialog

• Der Filter in der RibbonBar: (auch über das Kontextmenü mit der Funktion "Suchkriterien eingeben" erreichbar)
• Die QuickSearch in der RibbonBar:
• Das Tastenkürzel "Ctrl + F"

Vorgehen mit dem Filter

1. Markieren Sie die Tabelle, in welcher Sie einen Eintrag öffnen wollen.
2. Klicken Sie auf oder benutzen Sie die Tastenkombination "Ctrl + F".
3. Es erscheint die Maske zum Erfassen der Suchkriterien (siehe nachfolgendes Bild. Navigation "Adressen/Verkauf", Desktop "Kundenstammblatt").

Auf der linken Seite werden die Spaltenüberschriften jener Tabelle angezeigt, von der die Suche gestartet wurde. Ebenso werden alle weiteren Tabellen, die mit dieser verknüpft sind, angezeigt. Verknüpfte Tabellen werden durch gekennzeichnet. Die Buchstaben T, D, Z usw. kennzeichnen die Feldtypen.
T: Textfeld
D: Datum
Z: Zahl
E: Ja oder Nein

In der Spalte "Suchkriterium" werden die Suchkriterien angezeigt, nachdem Sie im unteren Eingabebereich eingetragen wurden. Falls vorhanden, wird auf der rechten Fensterseite eine Auswahl für das jeweilige Feld angezeigt. Diese Optionen können durch Klicken gewählt werden. Bei Datumsfeldern erscheint ein Kalender, in dem der Zeitraum eingegrenzt werden kann.

Kriterien für die Eingabe der Suchkriterien:

• Gross- und Kleinschreibung wird von der Datenbank, und somit von der Suche, nicht unterschieden.
• Die Resultate entsprechen genau den eingegebenen Werten. Ist die genaue Bezeichnung nicht bekannt, empfehlen wir mit den Zeichen (*) und (?) zu arbeiten.
• Die Zeichen (?) und (*) sind Platzhalter für ein Zeichen bzw. für eine Zeichenfolge. (*) steht für eine Zeichenfolge das (?) für genau ein Zeichen. Diese Zeichen können an jeder Stelle beliebig oft eingesetzt werden.

Icon	Element	Bezeichnung
	Filter einlesen	Eine bereits bestehende Filteroption kann geladen werden.
	Filter speichern	Filteroptionen können gespeichert werden. Es besteht so die Möglichkeit schnell auf häufig benötigte Filteroptionen zuzugreifen. Die Optionen sind benutzerabhängig, d. h., sie werden lokal gespeichert. Gespeicherte Filter sind im Dropdown Menü "Filter" zu finden und können wie gewohnt verwendet werden.
	Filter löschen	Löschen von abgespeicherten Filteroptionen.
	Kleiner als	Alle Werte, die kleiner als der vorgegebene Wert sind.
	Kleiner gleich	Alle Werte, die kleiner oder gleich dem vorgegebenen Wert sind.
	Grösser als	Alle Werte, die grösser als der vorgegebene Wert sind.
	Grösser gleich	Alle Werte, die grösser oder gleich dem vorgegebenen Wert sind.
	Ungleich	Alle Werte, die nicht dem vorgegebenen Wert entsprechen.
	AND (UND)	Verknüpfung von Werten mit "UND".
	OR (ODER)	Verknüpfung von Werten mit "ODER".
	Gruppierung ein	Beginnen mit der Gruppierung innerhalb eines Suchbegriffes
	Gruppierung aus.	Ende der Gruppierung innerhalb eines Suchbegriffes
	Abfragefeld	Bestimmen von Abfragefeldern
	QuickSearch	Auswahl von eingerichteten QuickSearch Filtern.
	Suchkriterien löschen	Alle Suchkriterien im aktiven Fenster werden gelöscht.
	Vordefinierte Spezialfilter	Auswahl vordefinierter Spezialfilter
	Letzten Filter laden	Lädt den zuletzt verwendeten Filter wieder in die Suchmaske

Durch Klicken auf das Icon können Sie die erfassten Kriterien löschen und die Maske "Filterung" erscheint ohne Einträge.
Die Funktion kann bei sich wiederholenden oder ähnlichen Suchen sehr praktisch sein. Suchkriterien werden so eingetragen, wie es bei der letzten Suche der Fall war.

Vorgehen mit der QuickSearch

Der Abschnitt "Vorgehen mit der Quicksearch" wird derzeit überarbeitet.

Quicksearch

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Schnellsuche einzurichten. Dazu werden die Felder, in denen gesucht werden soll, mit der Kennung @QS@ (für QuickSearch) gekennzeichnet.

Schnellsuche

Anschliessend wird dieser Filter unter dem Namen "QuickSearch" gespeichert. Ist ein Filter mit dem Namen "QuickSearch" vorhanden, wird die Schnellsuche aktiviert. Die Schnellsuche wird ausgeführt, indem man einen Suchbegriff im Feld eingibt und auf die kleine Lupe klickt oder mit Enter bestätigt.

Hinweis Nachdem eine Suche ausgelöst wurde, werden in der entsprechenden Tabelle nur noch alle Datensätze angezeigt, welche diesem Filter entsprechen, auch wenn die Tabelle zwischenzeitig verlassen wurde.

Eine gefilterte Tabelle ist an deren Tabellenbezeichnung erkennbar.

Den Suchfilter können Sie in der RibbonBar deaktivieren, indem Sie auf klicken. Wird eine neue Suche auf der bereits gefilterten Tabelle gestartet, werden nur die neuen Kriterien berücksichtigt. Das bedeutet, dass die Kriterien, die Sie bei der letzten Suche gesetzt haben, überschrieben werden.

Weiterführende Informationen finden Sie in Kapitel Suchen und Finden

Drucken / Bericht ausgeben

Um Berichte am Bildschirm auszugeben oder auszudrucken, selektiert man den entsprechenden Datensatz und startet den Befehl aus der RibbonBar.
Anschliessend öffnet sich das OutputManagement in welchem alle entsprechenden Berichte angezeigt werden.

Berichtsbefehle der RibbonBar

Beispiel Selektieren Sie einen Datensatz in der Tabelle Betriebsaufträge. Starten Sie den Befehl aus der RibbonBar. Wählen Sie einen der verfügbaren Auftragsstücklistenberichte und öffnen Sie die Bildschirmansicht mittels Doppelklick. Nun erhalten Sie eine Bildschirmansicht der Auftragsstückliste ihres selektierten Betriebsauftrages.

Ausgabedialog "OutputManagement"

Auftragsstücklistenbericht

Weiterführende Informationen finden Sie in Kapitel OutputManagement

WorkFlows

WorkFlow

Visuelle Prozessabläufe unterstützen den Benutzer bei der Abwicklung von wichtigen oder auch selten vorkommenden Prozessen. Dadurch behält der Benutzer immer die Übersicht, welche Erfassungsschritte noch fehlen und welche bereits erledigt sind. Bei selten auszuführenden Arbeiten, wie z. B. dem Erfassen aller notwendigen Daten für einen neuen Benutzer, hilft der vordefinierte Ablauf den Einstieg zu finden und zeigt alle notwendigen Schritte, die zum erfolgreichen Ausführen des Vorgangs notwendig sind.

WorkFlow Navigation

WorkFlows unterstützen den Benutzer bei seiner täglichen Arbeit. Sie helfen Vorgänge schneller, effizienter und vor allem fehlerfrei abzuwickeln. Alle Tätigkeiten, welche in WorkFlows erklärt werden, können selbstverständlich auch auf herkömmliche Weise erfolgen. Betrachten Sie die WorkFlows als eine Hilfe, die Ihnen bei seltenen Arbeiten oder als Neubenutzer den Weg zeigen.

Sie gelangen über die Navigation zu den Workflows. Mit Doppelklick auf den entsprechenden Workflow wird ein neuer Workflow-Desktop geöffnet. In jedem Workflow-Desktop findet sich unten links der Button "Neu Starten". Mit einem Klick auf diesen Button kann die Maske geleert und neu begonnen werden.

Grundeinstellungen von BormBusiness

Grundlagen/Stammdaten

Grundlagen/Stammdaten

Die in den Grundlagen hinterlegten Angaben sind Basisdaten, welche für die Arbeiten im Programm wichtig sind. Durch die Eingabe der Basisdaten wird ein korrektes Arbeiten der einzelnen Module gewährleistet.
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie sich mit den Stammdaten erst beschäftigen, sobald Sie sich ein wenig besser im Programm auskennen. Für Neulinge ist es ratsam, zuerst das Tutorial durchzuarbeiten, damit die Zusammenhänge und Komplexität der Stammdaten besser verstanden werden. Sie können ohne Problem mit den bereits hinterlegten Daten arbeiten.

Es müssen nicht sofort alle Grundlagen vollständig definiert und angelegt werden. So können diese auch während den einzelnen Bearbeitungen erweitert und ggf. verändert werden. Ein Grossteil der Grundlagen wurde, entsprechend den Angaben und Werten, welche derzeit in der Praxis Verwendung finden, definiert. Diese Grundlagen können jederzeit gelöscht, verändert sowie individuell erweitert werden.

Firmeninformationen

Firmeninformationen

In der Navigation unter "Grundlagen/Stammdaten" --> "Firma" befinden sich die grundlegenden Firmendaten. Hier befindet sich auch die Tabelle "Firmenanschrift". Hier werden Werte eingetragen, welche für das Ausdrucken von Berichten benötigt werden.

Mandant

Mandanten

Mittels Mandanten (Firmen) können buchungsrelevante Daten auf verschiedene Firmen separat zugeordnet werden. Diese Informationen werden auf den Berichten ausgedruckt. Die Mandantentabelle kann über die Navigation "Alle Tabellen" aufgerufen werden.

Weiterführende Informationen finden Sie in Kapitel Mandant

Neuen Mitarbeiter erfassen

Prozessablauf Mitarbeiter erfassen

Grundlegend wird in BormBusiness zwischen Sachbearbeiter und Mitarbeiter unterschieden.

• Sachbearbeiter sind Mitarbeiter und Borm Benutzer
• Mitarbeiter sind keine BormBenutzer

Mitarbeiter erfassen

In der Tabelle "Mitarbeiter" , welche sich auf dem Desktop "Grundlagen/Stammdaten" --> "Firma" befindet, werden alle Daten der Mitarbeiter verwaltet. Dazu gehören Personalnummer, Name, Anschrift, Stammkostenstelle, Stammzeitmodell etc.

Beispiel Legen Sie einen neuen Mitarbeiter an, indem Sie die Tabelle "Mitarbeiter" markieren und den Befehl Neu in der Funktionsleiste aufrufen. Geben Sie die Daten wie im unten dargestellten Bild ein. Stellen Sie den Mitarbeiter auf "aktiv". Sofern der neue Mitarbeiter Sachbearbeiter und Borm Benutzer ist, stellen Sie diese Felder ebenfalls auf "ja", damit er in den jeweiligen Auswahlfenstern zur Verfügung steht. Der Benutzername fürs Windows Betriebssystem und jener für BormBusiness müssen identisch sein, da beispielsweise der Business Assistent zum Anzeigen der jeweiligen Aufgaben für einzelne Sachbearbeiter den Computeranmeldenamen (Windows Login) verwendet, um den Sachbearbeiter zu identifizieren.

Arbeitsbereiche einstellen

Arbeitsbereiche einstellen

Arbeitsbereiche legen fest, in welchen Gebieten ein Sachbearbeiter tätig ist. Diese müssen jedem Sachbearbeiter zugeordnet resp. freigeschaltet werden. Ist ein Sachbearbeiter in einem Arbeitsbereich freigeschaltet, kann dieser dort als zuständige Person (z.B. Sachbearbeiter bei Kundenrechnung) ausgewählt werden und erscheint damit auch auf den entsprechenden Dokumenten.

Beispiel Doppelklicken Sie in der Navigation unter "Grundlagen/Stammdaten" auf Firma. In der Tabelle "Mitarbeiter" markieren Sie den zuvor erstellten Sachbearbeiter und starten im Bereich "Info" in der RibbonBar das Folgeprogramm "Arbeitsbereiche einstellen". Sie können die Bereiche auswählen, in denen der Mitarbeiter tätig ist. Diese Unterteilungen sind für Unternehmungen mit strikter Regelung der Aufgabenteilung sinnvoll. Unser neu angelegter Mitarbeiter soll überall neue Dokumente hinzufügen und bearbeiten können, weshalb jeder Arbeitsbereich aktiviert wird.

Weiterführende Informationen finden Sie in Kapitel Arbeitsbereich

Personalansätze einstellen

Der Mitarbeiteransatz welcher später in den Kalkulationen verrechnet werden soll, kann mit dem Programm "Kalkulationsansätze verwalten" eingestellt werden.

Eine Anleitung dazu finden Sie in Kalkulationsansätze verwalten

Zeiten vorerfassen

Periodische Zeiterfassungen wie Sollzeiten, Ferien oder Militär können mit dem Programm Zeitvorerfassung erstellt werden.

Eine Anleitung dazu finden Sie in Zeitvorerfassung

Berechtigungen einstellen

Wenn Sie mit dem Modul Benutzerberechtigungen arbeiten und der Mitarbeiter Borm Benutzer ist, können dem Mitarbeiter verschiedene Rechte auf Datenbanken, Programme und Berichte innerhalb von BormBusiness zugewiesen werden.

Eine Anleitung dazu finden Sie in den Benutzerberechtigungen

Mitarbeiter Austritt

Prozessablauf Mitarbeiteraustritt

Weiterführende Informationen finden Sie in Kapitel Stammdaten

Nummernkreise bearbeiten

Tabelle Nummernkreise

Nummernkreise sind selbstsändig hochzählende Nummern. Bei einer Neuerfassung eines Beleges wie z.B. Angebote oder Rechnungen wird diese Nummer automatisch dem Beleg zugewiesen. So erhält jeder Beleg eine eindeutig zuweisbare Kennzeichnung. Meist müssen diese bei der Jahresumstellung angepasst werden.

In der Tabelle "Nummernkreise", welche sich auf dem Desktop "Grundlagen/Stammdaten" --> "Firma" befindet, werden alle Nummernkreise verwaltet.

Nummernkreis bearbeiten

Beispiel Nummernkreis Jahresumstellung Selektieren Sie den gewünschten Datensatz in der Tabelle "Nummernkreise". Am Besten orientieren Sie sich an der Spalte "Beschreibung". In diesem Beispiel bearbeiten wir den Nummernkreis der Betriebsaufträge. Selektieren Sie den Datensatz "Betriebsaufträge" und bearbeiten Sie diesen. Ändern Sie bei einem bestehenden Nummernkreis die Felder Tabellenname und Spaltenname NICHT. Wir möchten nun, dass die Betriebsauftragsnummern aus der fixen Vorwahl BA-17 bestehen und mit der Startnummer 100 hochgezählt werden. Geben Sie dazu folgende Eingaben ein: Vorwahl BA-17 Startnummer 100 Stellenanzahl 3 Nach dem Speichern wird der erste Betriebsauftrag mit der Nummer BA-17101 versehen.

Gemeinkosten und Kostenstellenansätze bearbeiten

Gemeinkosten wie Verwaltungs und Vetriebsgemeinkosten (VVGK) oder Materialgemeinkosten sowie sämtliche Kostenstellenansätze verwalten Sie im Programm "Kalkulationsansätze verwalten".

Eine Anleitung dazu finden Sie in Kalkulationsansätze verwalten

Hilfreiche Tools

BormNachrichten

Mit der Funktion Aufgabe/Nachricht haben Sachbearbeiter untereinander die Möglichkeit Notizen zu verschicken. Zudem besteht die Möglichkeit den entsprechenden Desktop oder die entsprechende Tabelle mit den selektierten Datensätzen mitzuschicken. So erhält der Empfänger mit einem Blick alle notwendigen Informationen.

Aufgabe/Nachricht

Meldung Nachricht

Beispiel Aufgabe Hr. Wunsch hat soeben angerufen und hat Änderungen zu seinem Angebot. Sie haben das Angebot im BormBusiness in der Tabelle "Angebote" selektiert und festgestellt, dass der entsprechende Sachbearbeiter momentan besetzt ist. Sie haben Hr. Wunsch mitgeteilt, dass der entsprechende Sachbearbeiter ihn zurückrufen wird. Nun starten Sie auf dem bereits selektierten Angebot den Befehl "Aufgabe/Nachricht" aus der RibbonBar. Es öffnet sich eine Eingabemaske in welcher Sie in den Feldern Betreff und Nachricht dem Empfänger Informationen mitgeben können. Ebenfalls können Sie der Nachricht einen Status zuordnen. Im Abschnitt "Anhänge" können Sie einstellen was dem Empfänger beim Öffnen der Nachricht angezeigt werden soll. Ist kein Häkchen gesetzt: So werden dem Empfänger keine Datensätze angezeigt aktuelle Tabelle mit der aktuellen Selektion: So wird dem Empfänger die entsprechende Tabelle mit dem selektierten Datensatz angezeigt. aktuellen Desktop mit der aktuellen Selektion: So wird dem Empfänger ihr aktueller Desktop mit dem selektierten Datensatz angezeigt. Wählen setzen Sie in diesem Fall das Häkchen bei "aktuelle Tabelle mit der aktuellen Selektion" Nun können Sie den Empfänger auswählen, indem Sie in der mittleren Spalte ein Häkchen setzen. Wählen Sie in diesem Fall sich selbst aus, damit Sie nicht einem anderen Sachbearbeiter fiktive Arbeit zu Lasten legen. Nachdem Sie die Nachricht mittels "Nachricht senden" übermittelt haben, erscheint auf dem Desktop von BormBusiness in der Spalte "Aufgaben" am rechten Rand eine Meldung. Nun haben Sie folgende Möglichkeiten: öffnen der Nachricht Status auf erledigt setzen (Nachricht wird automatisch archiviert und ist nicht mehr sichtbar im Meldungsfenster) Weiterleiten der Nachricht An Empfänger antworten Zeigt den mitgesendeten Desktop oder die mitgesendete Tabelle mit dem selektierten Datensatz an.

Mit diesem Hilfreichen Tool können Sie schnell und zielgerichtet Informationen austauschen.

Nachrichtenübersicht

Einen Überblick der Nachrichten finden Sie in der Navigation unter "Grundlagen/Stammdaten" --> "Borm Nachrichten" --> "Nachrichtenübersicht"