Adress-Stamm

In dem Bereich Adressen werden alle benötigten Adressen wie Lieferanten, Kunden, Kreditoren etc. erfasst und verwaltet. Durch die Adressart und Branche identifizieren wir die Adresse.

Feldbeschreibung

Feld	Beschreibung
Kurzbezeichnung	Jede Adresse muss eine eindeutige Kurzbezeichnung haben. Anhand der Kurzbezeichnung kann in allen weiteren Verarbeitungen gesucht werden. Die Kurzbezeichnung wird nicht extern, sondern nur intern im Programm geführt. Jede Bezeichnung muss eindeutig sein, d.h. eine Bezeichnung kann nicht mehrfach vorkommen. Weiterhin ist darauf zu achten, dass die Eingabe nur mit Kleinbuchstaben erfolgt um eine spätere suche nach der Kurzbezeichnung zu vereinfachen. Weiter dürfen in der Bezeichnung keine Sonderzeichen erfasst und keine Leerschläge verwendet werden. Tipp: Wenn die Kurzbezeichnung doppelt vorkommen sollte, kann der Datensatz nicht gespeichert werden. Vorschlag, bei gleichen Namen der Geschäftspartner können sie den Ort mit eingeben. z.B. meier_steinen oder meier_unterensingen, somit sind die Namen eindeutig zu unterscheiden.
Name / Firma	In Name / Firma wird entweder der Name einer Firma, z.B. bei Lieferanten oder der Nachname einer Privatperson eingetragen.
Anrede Adresse	Die Anrede die über der Adresse auf Briefen oder Formularen steht (z.B. Herr, Frau,  , Firma usw.).
Vorname	Stellt die Adresse eine Privat- oder Einzelperson dar, kann der Vorname eingegeben werden.
Partner Name	Bei Privatpersonen kann hier ein 2. Name erfasst werden
Partner Adressanrede	Bei Privatpersonen kann hier eine 2.Adressanrede erfasst werden
Partner Vorname	Bei Privatpersonen kann hier ein 2.Vorname eingegeben werden
Zusatz	Der Zusatz enthält weitere Bezeichnungen z.B. Firmenzusätze, Angabe von Abteilungen, Berufsbezeichnungen, ...
Strasse	Strasse und die Hausnummer der Adresse.
Postfach	Existiert ein Postfach kann dies hier eingegeben werden.
Land	Enthält das Landeskennzeichen. Diese wird bei Verwendung der Adresse auf Formularen vor die Postleitzahl gestellt.
Postfach PLZ	Postleitzahl der Adresse des Postfaches.
Postleitzahl	Postleitzahl der Adresse.
Ort	Ort der Adresse.
Telefon	Telefonnummer Gibt es mehrere Telefonnummern, ist die Hauptnummer (Zentrale) einzugeben. Durchwahlen können in der Tabelle „Ansprechpartner“ erfasst werden. Bei der Eingabe einer Telefonnummer ist darauf zuachten das die Nummer immer im gleichen Format eingegeben werden, um eine spätere Suche nach einer Telefonnummer zu vereinfachen (z.B. 0134-778855, 0134/778855, 0134 778855). Die Rufnummer kann durch die Direktwahl in der Funktionsleiste angewählt werden.
Telefon 2	Wenn eine weitere Telefonnummer zur Verfügung steht.
Telefax	Faxnummer Gibt es mehrere Durchwahlen, ist die Hauptnummer (Zentrale) einzugeben. Durchwahlen können in der Tabelle „Ansprechpartner“ erfasst werden.
Mobiltelefon	Mobiltelefon Die Durchwahl kann in der Tabelle „Ansprechpartner“ erfasst werden.
E-Mail	Allgemeine E-Mailadresse z.B.; info@borm.ch Persönliche E-Mailadressen können in der Tabelle „Ansprechpartner“ erfasst werden. Diese E-Mailadresse kann durch die Direktwahl aus der Funktionsleiste angewählt werden.
Homepage	Homepageadresse z.B. www.borm.ch Diese Homepageadresse kann direkt aus der Funktionsleiste angewählt werden.
Briefanrede	Die Briefanrede sollte die vollständige Anrede mit dem Namen enthalten (z.B. "Sehr geehrter Herr Meier" oder "Sehr geehrte Damen und Herren"). Die persönliche Anrede von einzelnen Personen kann in der Tabelle „Ansprechpartner“ erfasst werden.
Adressart	Die Adressart ist die Gliederung der Adresse in verschiedene Adressarten wie z.B. Kunde, Lieferant, Archtekt, Behörde, usw. Es ist das Erstellen von eigenen Adressarten möglich. Es ist möglich für die einzelnen Adressarten individuelle Icons zu vergeben. Die Auswahl der Adressart erfolgt über das Auswahlsymbol.
Lieferantengruppe	Jede Adresse kann einer oder mehrerer Gruppen zugeordnet werden. So können später Aussagen über die Zugehörigkeit, z. B. der Kunden zu bestimmten Branchen getroffen werden. Es ist das Erstellen von eigenen Gruppen möglich. Der Aufruf der zur Verfügung stehenden Gruppen und Branchen erfolt über das Auswahlsymbol.
Kundengruppen	Jede Adresse kann einer oder mehrerer Gruppen zugeordnet werden. So können später Aussagen über die Zugehörigkeit, z. B. der Kunden zu bestimmten Branchen getroffen werden. Es ist das Erstellen von eigenen Gruppen möglich. Der Aufruf der zur Verfügung stehenden Gruppen und Branchen erfolt über das Auswahlsymbol.
mit Outlook synchronisieren	Hier können Sie auswählen, ob die erfasste Adresse mit dem Outloock syncronisiert werden soll.
Sprache
Vermerk	Der Vermerk dient zur Eingabe von Notizen oder Bemerkungen über die Adresse. Achtung: Nach dem Vermerk kann nicht gesucht werden !
Nummer Fibu	Einbau der Nummer in Finanzbuchhaltung Achtung: Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung notwendig!
ComNorm Kennung	Hier kann die Kennung zur ComNorm eingetragen werden. Die Anbieterliste der ComNorm erhalten wir beim Drücken des Icons .Die ComNorm Kennung wird nur für Lieferanten benötigt, die ihre Verkaufsartikel über das Internet anbieten. (Die Comnorm ist ein Dienst des VSSS an der verschiedene Schweizer Lieferanten beteiligt sind. www.ComNorm.ch)
Adressanschrift Schablone	Mit der Adressanschrift Schablone wird eine formatierte Vorlage für die Anschrift gewählt. Diese Vorlage lässt sich in der Tabelle "Adresschablone" beliebig anpassen.
Adressanschrift manuell	Wenn die Adresseanschrift manuell bearbeitet werden soll muss dieser Button auf Ja gestellt werden. Ansonsten wird die Adresse beim Speichern mit den Felder der Adressschablone überschrieben.
Adressanschrift	Anzeige der Adresse die auf den Berichten erscheint. Die Adresse kann hier auch manuell bearbeitet werden.

Folgetabellen

Ansprechpartner

Zusatzinfo Adressen/Ansprechpartner

Kundenkonditionen

Bankverbindungen

Dokumente

Programmstarts

Mit Outlook synchronisieren

Hier lassen sich die selektieren Adressen mit dem Outlook abgleichen.

Dabei geht ein Dialog auf wo Sie einen beliebigen Adressordner im Outlook selektieren können.

Gleichzeitig werden noch die Ansprechpartner synchronisiert.

Schnelles Dokument

Mittels des Schnellen Dokumentes kann aufgrund der Dokumentvorlagen ein Dokument erzeugt werde das NICHT in der Dokumentenverwaltung abgespeichert wird.

Das kann hilfreich sein zb für ein Info Fax das noch weiter Handschriftlich ausgefüllt wird.

Serienbrief erstellen

Mit dem Programmstart Serienbrief erstellen lassen sich Serienbriefe einfach und schnell in MS Office erstellen.

Was Sie benötigen ist lediglich eine Briefvorlage die mit den entsprechenden Serienbriefelementen ausgerüstet ist und die in den Dokumentvorlagen abgespeichert ist.

vCards einlesen

Mit dem Programmstart vCards einlesen können Sie Adressdaten auch aus vCarddateien importieren.

Die vCard Dateien werden von vielen öffentlichen Adressdiensten im Internet zur Verfügung gestellt.

Laden Sie einfach eine oder mehrere vCards in ein lokales Verzeichnis nach dem Programmstart vCards einlesen werden Sie aufgefordert den Ordner anzugeben.

Danach werden die gefundenen vCard Dateien in die Adressverwaltung eingelesen.