Adress-Stamm
In dem Bereich Adressen werden alle benötigten Adressen wie Lieferanten, Kunden, Kreditoren etc. erfasst und verwaltet. Durch die Adress Arten und Branche identifizieren wir die Adresse.
Feldbeschreibung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kurzbezeichnung | Jede Adresse muss eine eindeutige Kurzbezeichnung haben. Anhand der Kurzbezeichnung kann in allen weiteren Verarbeitungen gesucht werden. Die Kurzbezeichnung wird nicht extern, sondern nur intern im Programm geführt. Jede Bezeichnung muss eindeutig sein, d.h. eine Bezeichnung kann nicht mehrfach vorkommen. Weiter dürfen in der Bezeichnung keine Sonderzeichen erfasst verwendet werden. Tipp: Wenn die Kurzbezeichnung doppelt vorkommen sollte, kann der Datensatz nicht gespeichert werden. Vorschlag, bei gleichen Namen der Geschäftspartner können sie den Ort mit eingeben. z.B. meier_steinen oder meier_unterensingen, somit sind die Namen eindeutig zu unterscheiden. |
| Name / Firma | In Name / Firma wird entweder der Name einer Firma, z.B. bei Lieferanten oder der Nachname einer Privatperson eingetragen. |
| Anrede Adresse | Die Anrede die über der Adresse auf Briefen oder Formularen steht (z.B. Herr, Frau, , Firma usw.). |
| Vorname | Stellt die Adresse eine Privat- oder Einzelperson dar, kann der Vorname eingegeben werden. |
| Partner Name | Bei Privatpersonen kann hier ein 2. Name erfasst werden |
| Partner Adressanrede | Bei Privatpersonen kann hier eine 2.Adressanrede erfasst werden |
| Partner Vorname | Bei Privatpersonen kann hier ein 2.Vorname eingegeben werden |
| Zusatz | Der Zusatz enthält weitere Bezeichnungen z.B. Firmenzusätze, Angabe von Abteilungen, Berufsbezeichnungen, ... |
| Strasse | Strasse und die Hausnummer der Adresse. |
| Postfach | Existiert ein Postfach kann dies hier eingegeben werden. |
| Land | Enthält das Landeskennzeichen. Diese wird bei Verwendung der Adresse auf Formularen vor die Postleitzahl gestellt. |
| Postfach PLZ | Postleitzahl der Adresse des Postfaches. |
| Postleitzahl | Postleitzahl der Adresse. |
| Ort | Ort der Adresse. |
| Telefon | Telefonnummer Gibt es mehrere Telefonnummern, ist die Hauptnummer (Zentrale) einzugeben. Durchwahlen können in der Tabelle „Ansprechpartner“ erfasst werden. Bei der Eingabe einer Telefonnummer ist darauf zuachten das die Nummer immer im gleichen Format eingegeben werden, um eine spätere Suche nach einer Telefonnummer zu vereinfachen (z.B. 0134-778855, 0134/778855, 0134 778855). Die Rufnummer kann durch die Direktwahl in der Funktionsleiste angewählt werden. |
| Telefon 2 | Wenn eine weitere Telefonnummer zur Verfügung steht. |
| Telefax | Faxnummer Gibt es mehrere Durchwahlen, ist die Hauptnummer (Zentrale) einzugeben. Durchwahlen können in der Tabelle „Ansprechpartner“ erfasst werden. |
| Mobiltelefon | Mobiltelefon Die Durchwahl kann in der Tabelle „Ansprechpartner“ erfasst werden. |
| Allgemeine E-Mailadresse z.B.; info@borm.ch Persönliche E-Mailadressen können in der Tabelle „Ansprechpartner“ erfasst werden. Diese E-Mailadresse kann durch die Direktwahl aus der Funktionsleiste angewählt werden. | |
| Homepage | Homepageadresse z.B. www.borm.ch Diese Homepageadresse kann direkt aus der Funktionsleiste angewählt werden. |
| Briefanrede | Die Briefanrede sollte die vollständige Anrede mit dem Namen enthalten (z.B. "Sehr geehrter Herr Meier" oder "Sehr geehrte Damen und Herren"). Die persönliche Anrede von einzelnen Personen kann in der Tabelle „Ansprechpartner“ erfasst werden. |
| Adressart | Die Adressart ist die Gliederung der Adresse in verschiedene Adressarten wie z.B. Kunde, Lieferant, Archtekt, Behörde, usw. Es ist das Erstellen von eigenen Adressarten möglich. Es ist möglich für die einzelnen Adressarten individuelle Icons zu vergeben. Die Auswahl der Adressart erfolgt über das Auswahlsymbol. |
| Lieferantengruppe | Jede Adresse kann einer oder mehrerer Gruppen zugeordnet werden. So können später Aussagen über die Zugehörigkeit, z. B. der Kunden zu bestimmten Branchen getroffen werden. Es ist das Erstellen von eigenen Gruppen möglich. Der Aufruf der zur Verfügung stehenden Gruppen und Branchen erfolt über das Auswahlsymbol. |
| Kundengruppen | Jede Adresse kann einer oder mehrerer Gruppen zugeordnet werden. So können später Aussagen über die Zugehörigkeit, z. B. der Kunden zu bestimmten Branchen getroffen werden. Es ist das Erstellen von eigenen Gruppen möglich. Der Aufruf der zur Verfügung stehenden Gruppen und Branchen erfolt über das Auswahlsymbol. |
| mit Outlook synchronisieren | Hier können Sie auswählen, ob die erfasste Adresse mit dem Outloock syncronisiert werden soll. |
| Sprache | |
| Vermerk | Der Vermerk dient zur Eingabe von Notizen oder Bemerkungen über die Adresse. Achtung: Nach dem Vermerk kann nicht gesucht werden ! |
| Nummer Fibu | Einbau der Nummer in Finanzbuchhaltung Achtung: Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung notwendig! |
| ComNorm Kennung | Hier kann die Kennung zur ComNorm eingetragen werden. Die Anbieterliste der ComNorm erhalten wir beim Drücken des Icons .Die ComNorm Kennung wird nur für Lieferanten benötigt, die ihre Verkaufsartikel über das Internet anbieten. (Die Comnorm ist ein Dienst des VSSS an der verschiedene Schweizer Lieferanten beteiligt sind. www.ComNorm.ch) |
| Adressanschrift Schablone | Mit der Adressanschrift Schablone wird eine formatierte Vorlage für die Anschrift gewählt. Diese Vorlage lässt sich in der Tabelle "Adresschablone" beliebig anpassen. |
| Adressanschrift manuell | Wenn die Adresseanschrift manuell bearbeitet werden soll muss dieser Button auf Ja gestellt werden. Ansonsten wird die Adresse beim Speichern mit den Felder der Adressschablone überschrieben. |
| Adressanschrift | Anzeige der Adresse die auf den Berichten erscheint. Die Adresse kann hier auch manuell bearbeitet werden. |
Folgetabellen
Zusatzinfo Adressen/Ansprechpartner
Programmstarts
Mit Outlook synchronisieren
Hier lassen sich die selektieren Adressen mit dem Outlook abgleichen.
Dabei geht ein Dialog auf wo Sie einen beliebigen Adressordner im Outlook selektieren können.
Gleichzeitig werden noch die Ansprechpartner synchronisiert.
Schnelles Dokument
Mittels des Schnellen Dokumentes kann aufgrund der Dokumentvorlagen ein Dokument erzeugt werden das NICHT in der Dokumentenverwaltung abgespeichert wird.
Das kann hilfreich sein zb für ein Info Fax das noch weiter Handschriftlich ausgefüllt wird.
Serienbrief erstellen
Einen Serienbrief können Sie auf Basis Adressen aus dem Adresstamm erzeugen.
Wechseln Sie hierzu in den Adressstamm. Suchen Sie danach alle Adressen die Sie für einen Serienbrief vorgesehen haben über die Suchfunktion von Borm. Markieren Sie dann diese Adressen und wählen Sie aus den Programmstarts den Eintrag Serienbrief erstellen aus:
Es erscheint dann der Vorlagendialog. Wählen Sie die Vorlage Serienbrief Muster oder eines Ihrer selbst erstellten Vorlagen aus.
Klicken Sie auf Dokument erzeugen. Es erscheint ein Dialog in dem Sie noch verschiedene Optionen festlegen können:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Ansprechpartner verwenden | Wird diese Option aktiviert, wird für jeden Ansprechpartner einer Adresse ein Brief erzeugt. |
| Briefanrede wenn keine Vorhanden | Häufig sind Adressen anonym. In diesem Fall können Sie hier eine allgemeine Anrede angeben, die verwendet werden soll, wenn keine Anrede gefunden wurde. |
| Ausgabedatei | Die Integration des Seriendrucks ist nur im CSV Format möglich. Dazu muss das Programm diese Datei zunächst erstellen. Hier können Sie den Pfad dazu angeben. |
Nach dem Klick auf Ok wird das Serienbriefdokument erstellt.
Adressdaten Importieren
Sie können Adressdaten auf verschiedene Arten Importieren. Das Programm stellt Ihnen 2 Importarten im Standard zur Verfügung. Wenn Sie die Daten in einem andrem Format zur Verfügung haben melden Sie sich bei Ihrem Projektleiter.
Adressen als vCards einlesen
Mit dem Programmstart vCards einlesen können Sie Adressdaten auch aus vCarddateien importieren.
Die vCard Dateien werden von vielen öffentlichen Adressdiensten im Internet zur Verfügung gestellt.
Laden Sie einfach eine oder mehrere vCards in ein lokales Verzeichnis nach dem Programmstart vCards einlesen werden Sie aufgefordert den Ordner anzugeben.
Danach werden die gefundenen vCard Dateien in die Adressverwaltung eingelesen.
Adressen Zwischenablage einlesen
Mit dem Einfügen der Zwischenablage können Sie formatierte Daten von Adressen aus Fremdprogrammen zu übernehmen wie z. B. aus dem Verzeichnis TwixTel (Schweiz), KlickTel (Deutschland) und anderen.
Wichtig ist das die Daten in der korrekten Reihenfolge in der Zwischenablage zur Verfügung stehen. Bei der Auswahl Import aus Twixtel werden die Exportoptionen im Twixttel in dieser Einstellung eingestellt. Datei:Beispiel.jpg
Mit der allgemeine Formatauswahl können alle Sie aus den meisten Adressdatenbanken oder Exceldateien Daten übernehmen.
WICHTIG:
Entscheidend für eine korrekte Übernahme ist die Reihenfolge der einzelne Felder! Nur dadurch ist gewährleistet, dass die Daten in die entsprechenden Felder übernommen werden!
Allgemeines Format: Relevant ist die Reihenfolge!
@kurzbezeichnung = ExtractSubString(cpT,";",0);
@adress_anrede = ExtractSubString(cpT,";",1);
@name_firma = ExtractSubString(cpT,";",2)
@vorname = ExtractSubString(cpT,";",3);
@zusatz = ExtractSubString(cpT,";",4);
@strasse = ExtractSubString(cpT,";",5);
@postfach = ExtractSubString(cpT,";",6);
@land = ExtractSubString(cpT,";",7);
@plz_postfach = ExtractSubString(cpT,";",8);
@plz = ExtractSubString(cpT,";",9);
@ort = ExtractSubString(cpT,";",10);
@telefon = ExtractSubString(cpT,";",11);
@telefon2 = ExtractSubString(cpT,";",12);
@telefax = ExtractSubString(cpT,";",13);
@funktelefon = ExtractSubString(cpT,";",14);
@e_mail_adr = ExtractSubString(cpT,";",15);
@homepage = ExtractSubString(cpT,";",16);
@brief_anrede = ExtractSubString(cpT,";",17);
@vermerk = ExtractSubString(cpT,";",18);