Human Resource Management
Das Human Resource Management enthält alle Verarbeitungen die zum Verwalten der Mitarbeiter notwendig sind. Die Verwaltung der Mitarbeiter betrifft
- Zeiterfassung
- Kapazitätsverwaltung
- Freigabe der Mitarbeiter für BormBusiness
- Schnittstelle in Lohnbuchhaltungen
Die Verwaltung kann aufgerufen werden in der Navigation unter Grundlagen/Stammdaten --> Firma. Der Desktop zeigt alle Mitarbeiter und die zugewiesenen Arbeitsbereiche an. Hier können die Mitarbeiter erfasst, bearbeitet und verwaltet werden.
Feldbeschreibung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Personalnummer | Die Personalnummer muss eindeutig sein und darf nicht mehrmals verwendet werden. Sie muss mit der Personalnummer in einer externen Lohnbuchhaltung identisch sein. Die Personalnummer ist eine Zahl. Es können keine Zeichen erfasst werden. |
| Kürzel | Kurzzeichen Das Kurzzeichen wird intern aber auch extern verwendet. Z.B. auf Berichten oder Belegen wird es als Kennzeichnung des Sachbearbeiters angegeben. |
| Name | Der Nachname des Mitarbeiters |
| Vorname | Der Vorname des Mitarbeiters |
| Mandant | Der Mandant bei dem der Mitarbeiter angestellt ist. Der Mandant auf dem Mitarbeiter wird verwendet um z.B. in einer gegenseitigen Verrechnung von zwei Mandanten nachzuweisen wie viel der Mitarbeiter für einen anderen Mandanten gearbeitet hat. In den Schnittstellen für die Lohnbuchhaltung werden die Stunden nach diesen Mandaten exportiert. |
| Kostenstelle | Kostenstelle welcher der Mitarbeiter zugeordnet ist. Die Kostenstelle wird z.B. in der Ressourcenplanung verwendet um die Kapazitäten auf der Kostenstelle zu bestimmen. In der Zeiterfassung werden dann die Zeiten des Mitarbeiters auf die tatsächlichen Kostenstellen gebucht. |
| Stammzeitmodell | Stammzeitmodell mit den hinterlegten Arbeitszeiten für den Mitarbeiter. |
| Winlohn Kennung | Die Winlohn Kennung wird in der Schnittstelle zu Lohnbuchhaltungen verwendet. Sie muss dann angegeben werden wenn die Personalnummer in der Lohnbuchhaltung nicht mit der Personalnummer in BormBusiness übereinstimmt. |
| Strasse | Strasse und die Hausnummer des Mitarbeiters |
| Postleitzahl | Postleitzahl des Mitarbeiters |
| Ort | Wohnort des Mitarbeiters |
| Telefon | Private Telefonnummer des Mitarbeiters |
| Telefax | Private Telefaxnummer des Mitarbeiters |
| Private E-Mail Adresse des Mitarbeiters | |
| Mobiltelefon | Private Mobiltelefonnummer des Mitarbeiters |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum des Mitarbeiters |
| Eintrittsdatum | Beginn Beschäftigungsverhältnis |
| Austrittsdatum | Ende des Beschäftigungsverhältnis |
| Aktiver Mitarbeiter | Aktiver oder inaktiver Mitarbeiter Ist ein Mitarbeiter inaktiv wird er nicht mehr in Auswahllisten angezeigt. Datensätze auf denen dieser Mitarbeiter erfasst wurde zeigen diesen jedoch immer noch an. |
| Abrechnungsart | Die Abrechnungsart bestimmt, wie der Mitarbeiter seinen Lohn bezieht. Die Abrechnungsart ist notwendig wenn die Schnittstelle Winlohn eingesetzt wird. Diese muss mit der Lohnbuchhaltung abgeglichen werden. |
| Vermerk | Interner Vermerk zum Mitarbeiter |
| Passwort Touchscreen | Hier muss das Passwort für die Touchscreenerfassung eingetragen werden. Dies muss nur gesetzt werden, wenn die Touchscreenerfassung mit Passwortabfrage verwendet wird. |
| Stammressource | Die Stammressource legt in der Kapazitätsverwaltung fest auf welcher Ressource die Vorerfassten Zeiten wie z.B. Sollzeiten oder Absenzen standardmässig eingetragen werden. |
| Leistungsfaktor | Der Leistungsfaktor legt fest, mit welchen Multiplikator die vorerfassten Zeiten des Mitarbeiter in die Kapazitätserfassung übertragen werden. Hier kann z.B. für einen Lehrling ein Faktor kleiner als 1 eingegeben werden um die tatsächliche Leistung in der Kapazität zu berücksichtigen. |
| Benutzername | Hier muss der Windows Anmeldename des Mitarbeiter angegeben werden wenn dieser ein Borm Benutzer und Sachbearbeiter ist. Damit werden im BormBusiness z.B. Vorschlagswerte für den Sachbearbeiter auf Verarbeitungen wie Angebote etc. definiert. |
| Sachbearbeiter | Legt fest, ob ein Mitarbeiter als Sachbearbeiter arbeitet. Wird ja angegeben, erscheint der Mitarbeiter in der Auswahl der Sachbearbeiter auf anderen Datensätzen wie z.B. Angebot. Damit der Mitarbeiter auch als Sachbearbeiter in der Auswahl erscheint müssen zuerst die Arbeitsbereiche des Mitarbeiters eingestellt werden. |
| Sozialversicherungsnummer | Hier muss die Sozialversicherungsnummer angegeben werden. Dies ist nur notwendig für Mitarbeiter die keine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung oder externe Lohnbuchhaltungen haben. |
| Telefon intern | Die interne Telefonnumer des Mitarbeiters. Diese wird auf Belegen, auch externe Belege, ausgewiesen. |
| Fax intern | Die Faxnummer des Mitarbeiters. Hier kann z.B. eine Mitarbeitereigene oder eine Abteilungsfaxnummer angegeben werden. Diese wird dann auf extrernen Belegen ausgewiesen. |
| E-Mail intern | Die interne e-Mail Adresse des Mitarbeiters. Diese wird auf Belegen als Kontakt E-Mail extern ausgewiesen. |
| Mobil intern | Die interne Mobile Telefonnummer des Mitarbeiters. |
| Personalgruppe | Die Personalgruppe der der Mitarbeiter zugeordnet ist. Dies hat keine Programmauswirkungen und wird nur als interne Information betrachtet. |
| Geschlecht | Das Geschlecht des Mitarbeiters |
| Zivilstand | Der Zivilstand des Mitarbeiters. |
| Adresse | Die zugewiesene Adresse des Mitarbeiters. Es muss keine Adresse für einen Mitarbeiter angelegt werden, jedoch ist es empfehlenswert, da Mitarbeiter häufig auch als Kunden auftreten oder z.B. in Kampagnen verwendet werden. |
| Bild | Das Bild des Mitarbeiters. Bilder von Mitarbeitern sollten im Bormverzeichnis \images\st_mitarbeiter mit der Personalnummer als Dateiname und der Extension des Bildformates abgelegt werden. Damit erscheinen diese Bilder auch in anderen Verarbeitungen wie z.B. Touchscreens etc. |
| Externe Mitarbeiternummer | Eine externe Mitarbeiter Kennung. Diese muss verwendet werden wenn z.B. eine Schnittstelle zu einer Lohnbuchhaltung verwendet wird in der der Mitarbeiter eine andere Personalnummer hat oder es verlangt wird, das die Personalnummer mit führenden Nummern übergeben wird. |
| Land | Das Land in dem der Mitarbeiter wohnt. |
| Benutzer Helpdesk | Legt fest, ob ein Mitarbeiter am Helpdesk teilnehmen darf. Die Helpdeskteilnahme ist optional und erlaubt es dem Mitarbeiter am Helpdesk, dem Verbesserungssystem des BormBusiness teil zu nehmen und eigene Beiträge zu verfassen. |
| Hilfe Level | Der Hilfe Level des Mitarbeiters welchen er sehen darf. Die BormBusiness Hilfe sieht 3 Hilfelevel vor. Hier wird fest gelegt, welchen Level er einsehen darf. |
| Zusatz (ppa. / i.V.) | Der Zusatz des Mitarbeiter der als Ergänzung zum Titel verwendet werden soll. |
| Borm Benutzer | Wird Borm Benutzer auf ja gesetzt, wird in die Benutzerverwaltung der Mitarbeiter angelegt. Dies wird nur bei aktiver Berechtigungsprüfung ausgeführt. Als Wert wird der Benutzername übergeben. |
| Sprache | Legt die Sprache des Mitarbeiters fest. |
| BAB Sozialansatz % | Der Sozialsatz der in der BAB Abrechnung berechnet wird. Dieser ist nur notwendig wenn die Betriebsabrechnung verwendet wird und der Sozialsatz nicht im Ansatz des Mitarbeiters enthalten ist. |
| BAB Sozialsatz Fix/Stunde | Der fixe Sozialsansatz in der Leitwährung pro Stunde. Dieser ist nur notwendig wenn die Betriebsabrechnung verwendet wird und der Sozialsatz nicht im Ansatz des Mitarbeiters enthalten ist. |
InfoViews
Für die Mitarbeiter stehen folgende InfoViews zur Verfügung
Mitarbeiter Zeitenübersicht
Hier werden die Mitarbeiter Zeiten zusammengefasst nach Wochen und Tagen angezeigt. Es dient zur schnellen Übersicht welche Zeiten ein Mitarbeiter in einer Woche gearbeitet hat. Es werden die Präsenz- und Abwesenheitszeiten zusammengefasst und verrechnet mit der Sollzeit. Die letzte Zeile enthält die Differenz zwischen Anwesenheitszeit und Sollzeit.
Es kann über < und > der Tage gewechselt werden. Erfolgt der Wechsel auf eine andere Woche wird diese angezeigt. Über Bearbeiten kann das Datum der Anzeige direkt eingestellt werden.
Tag neu konsolidieren
Wenn die Zeitkonsolidierung verwendet wird kann hier der aktuelle Tag neu konsolidiert werden. Klicken sie auf die Schaltfläche Tag neu konsolidieren und nach bestätigen der Sicherheitsabfrage werden die Zeiten des Mitarbeiters am eingestellten Tag neu konsolidiert und berechnet.
Weitere Infos finden Sie unter Zeitmanagement
Mitarbeiter Arbeitsbereiche
Die Arbeitsbereiche eines Mitarbeiters legen fest, in welchem Arbeitsbereich er arbeitet und er auch als Sachbearbeiter auswählbar sein darf. Wenn ein Mitarbeiter z.B. dem Arbeitsbereich Angebote zugewiesen ist dann erscheint er auf dem Feld Sachbearbeiter bei den Angeboten. Im Standard stehen folgende Arbeitsbereiche zur Verfügung:
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Rechnungen
- Betriebsaufträge
- Dokumente
- Rechnungskontrolle
- Anfragen
- Business Assistent
- Bestellungen
- Helpdesk
- Adressen
Um die Arbeitsbereiche für den Mitarbeiter anzupassen nutzen Sie bitte den Programmstart Arbeitsbereiche einstellen.
Workflow Mitarbeiter
Der Workflow Mitarbeiter welcher in der Navigation Workflow vorhanden ist, ermöglicht es einen Mitarbeiter geführt neu zu erfassen oder zu bearbeiten. Dies ist dann empfehlenswert wenn Mitarbeiter selten angepasst oder erfasst werden da der Workflow alle Schritte kontrolliert und weitere Notwendige Schritte grafisch anzeigt.
Der Workflow enthält folgende Schritte
| Gruppe | Schritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Mitarbeiter | Mit einem Klick kann der Mitarbeiter neu erstellt oder bearbeitet werden. Es erscheint die Mitarbeitererfassung. Um die weiteren Schritte auszuführen muss hier ein Mitarbeiter ausgewählt sein. |
| Aktiv/Inaktiv | Hier kann fest gelegt werden ob der Mitarbeiter aktiv oder inaktiv ist. Mit einem Klick wird dieser auf Aktiv/Inaktiv geschaltet. | |
| Gruppen | Mitarbeitergruppen | Hier kann fest gelegt werden, in welcher Gruppe der Mitarbeiter ist. Mit einem Klick erscheint der Dialog zur Zuweisung der Mitarbeitergruppen. Ein Mitarbeiter kann in mehreren Gruppen enthalten sein. |
| Montagegruppen | Hier kann fest gelegt werden, in welcher Montagegruppe der Mitarbeiter enthalten ist. Mit einem Klick erscheint der Dialog zur Zuweisung der Montagegruppen. Ein Mitarbeiter kann in mehreren Gruppen enthalten sein. | |
| Zeitvorerfassung | Zeitvorerfassung starten | In diesem Workflowschritt kann die Zeitvorerfassung für den Mitarbeiter ausgewählt werden. Mit einem Klick startet die Zeitvorerfassung |
| Zeitvorerfassung | Ansätze definieren | Um die Ansätze für den Mitarbeiter zu definieren klicken Sie hier drauf. Es erscheint das Programm zum Verwalten der Personalsätze (Kalkulationsansätze verwalten) |
| Arbeitsbereiche | Arbeitsbereiche definieren | Hier können die Arbeitsbereiche dem Mitarbeiter zugeordnet werden. |
| Rechte | Rechteverwaltung starten | Hier kann die Benutzerberechtigungen gestartet werden um dem Benutzer die notwendigen Rechte in BormBusiness zu erteilen. |
Im unteren Bereich des Workflows werden die aktuellen Informationen des Mitarbeiters angezeigt.
Änderungsverfolgung
Die Änderungsverfolgung zeigt alle Änderungen die an einem Mitarbeiter vorgenommen wurden im Detail an.
Programmstarts
Arbeitsbereiche einstellen
Mit Hilfe dieses Programmstarts können die Arbeitsbereiche eines Mitarbeiter eingestellt werden. Nach dem Klick auf den Programmstart erscheint das Fenster mit der Auswahl aller Arbeitsbereiche. Die bereits dem Mitarbeiter zugewiesenen Arbeitsbereiche sind markiert. Hier können vor jedem Arbeitsbereich mit einem Klick die Häkchen gesetzt oder entfernt werden. Nach einem Klick auf Ok wird die Zuweisung der Arbeitsbereiche zum Mitarbeiter gespeichert.
Über die Schaltfläche Neu können sie einen neuen Arbeitsbereich fest legen. Um Arbeitsbereiche von einem anderen Mitarbeiter zu kopieren, wenn diese dort z.B. bereits eingestellt sind, klicken sie auf die Schaltfläche Arbeitsbereich kopieren und es erscheint der Dialog zur Auswahl der Arbeitsbereiche eines bestimmten Mitarbeiters. Nach klick auf Ok werden diese Arbeitsbereiche auf den aktuellen Mitarbeiter übernommen.
Adresse für Mitarbeiter anlegen
Wird ein Mitarbeiter zu einem Kunde in dem er z.B. Material bezieht muss er im Adresstamm angelegt werden. Um die Daten nicht doppelt erfassen zu müssen kann mit Hilfe dieses Programmstarts eine neue Adresse eröffnet werden mit den bereits vorhandenen Daten des Mitarbeiters. Nach dem Start erscheint die Adressmaske mit den bereits ausgefüllten Feldern. Nach dem Speichern wird eine Beziehung zwischen der Adresse und dem Mitarbeiter angelegt.
Mitarbeitergruppen einstellen
Mitarbeitergruppen sind organisatorische Zuordnungen der Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter kann dabei in mehreren Gruppen enthalten sein. Der Programmstart ermöglicht es über eine Selektion von Mitarbeitern diese Gruppen zuzuweisen. Wird das Programm für einen Mitarbeiter aufgerufen zeigt es die Gruppen an, in denen der Mitarbeiter bereits enthalten ist. Sind mehrere Mitarbeiter markiert wird keine Gruppe aktiviert.
Mit diesem Programmstart öffnet sich eine Eingabemaske in welcher Sie für den selektierten Mitarbeiter eine Startadresse setzen können. Diese Adresse wird nun verwendet für die Berechnung der Route in den Kontaktinformationen.
Mit diesem Programmstart entfernen Sie die Adresse für die Routenangabe in den Kontaktinformationen.