Offert/Faktura
Allgemeines
Im EvoBusiness erstellen Sie Offerten und Rechnungen im Microsoft Word. Dies hat den Vorteil dass Sie ein bekanntes Arbeitsinstrumment benutzen und weiter das Sie jedes einzelnes Dokument so gestalten können wie Sie wollen. Der Inhalt des Worddokumentes wird dabei anhand der Vorlage und des Belegtyp mit Werten versehen. Bei Berechnen im Worddokument wird dabei der Schlusswert in die Dokumentinformation zurückgeschrieben so das auch ein Controlling ausgeführt werden kann.
Neues Angebot erstellen
| Nr | Beschreibung | Icon |
|---|---|---|
| 1 | Wählen Sie im Navigationsbaum den passenden Auftrag aus | |
| 2 | Gehen Sie mit der Maus in die Folgetabelle Dokumente klicken sie auf die rechte Maustaste (Kontextmenü) und wählen Sie das Icon „neuer Datensatz“ oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg + n. | |
| 3 | Wählen sie aus der Dokumentenstruktur die richtige Vorlage aus: | |
| 4 | Geben Sie der Vorlage einen Dateinamen Bsp: Offerte Schrank und erzeugen sie das Dokument mit dem Knopf Dokument erzeugen | |
| Je nach Einstellung Ihres Systems kann der Name des Dokumentes auch automatisch erstellt werden. | ||
| 5 | Erfassen Sie nun alle für Sie relevanten Daten des Dokumentes. Sie müssen mindestens die Felder Dokumentnamen sowie den Belegtyp erfassen um einen Datensatz anzulegen à diese werden automatisch angelegt | |
| 6 | Nach der Eingabe der Daten können Sie den Datensatz mit dem Icon speichern (links oben von der Eingabemaske) oder Strg + s sichern. Der Datensatz wird automatisch gespeichert sobald Sie mit der Tabulator Taste komplett durch die Eingabemaske gehen. | |
| 7 | Esc – Taste und das Icon Erfassung abbrechen (oben links von der Eingabemaske) brechen die Eingabe ab. | |
| 8 | Sofern die Dokumentenvorlage richtig eingestellt ist, siehe Dokumentenvorlage, öffnet sich das Microsoft Word automatisch und die erforderlichen Daten werden von der EVO Datenbank in das Dokument übertragen. |
Offert/Faktura Befehle
Nach erfolgereichem Erstellen des Dokumentes können diverse Bausteine im Modul Offert / Faktura eingebunden werden.
Im Kapitel Offert Faktura werden Ihnen alle Möglichkeiten der Symbolleiste Offert Faktura dargestellt. Es werden die wichtigsten Buttons erklärt und gleichzeitig die verschiedenen Optionen, wie man die Funktion auch mit Autotext oder einer Tastaturkombination ausführen kann.
Offert Faktura unterstützt die Wordversionen 2000 -2013.
Dabei ist aber die Darstellung der Wordversionen unterschiedlich.
Hier ein Beispiel für die Office Version 2003.
Hier ein Beispiel für die Office Version 2013.
Wir empfehlen ausdrücklich das alle Benutzer mit derselben Officeversion arbeiten!
Offert / Faktura Bausteine
| Icon | Beschreibung | Tastatur |
|---|---|---|
| Titel
Mit diesem Button kann man einen nummerierten Titel aufrufen. Titel +F3, Titel schreiben und F3 oder Enter drücken. |
Ctrl + 1(Tastaturkombination) | |
| Umwandeln in Titel | ||
| Wandelt einen Text nachträglich in einen Titel um. | ||
| Pos 2 (Position 1.1) | Ctrl> + 2 Pos + F3 | |
| Die Position besteht aus einer Nummerierung (1.1) und einer Rechnungszeile | ||
| Postext | ||
| Umwandeln Position 1.1 | ||
| Wandelt einen Text nachträglich in eine Position 1.1 um. | ||
| Pos 3 (Position 1.1.1) | Ctrl + 3 Pos3+ F3 | |
| Diese Position besteht aus einer Unternummerierung (1.1.1) und einer Rechnungszeile | ||
| Postext | ||
| Umwandeln Position 1.1.1 | ||
| Wandelt einen Text nachträglich in eine Position 1.1.1 um. | ||
| R-Zeile (Rechnungszeile) | Ctrl + 3 rz + F3 | |
| Die Rechnungszeile besteht aus einer alleinstehenden Rechnungszeile | ||
| Pauschal-Zeile (Pauschalzeile) | rzp + F3 | |
| Die Pauschalzeile wird verwendet, wenn nichts berechnet werden muss und der gewünschte Betrag manuell eingesetzt wird. Im den verschiedenen Sub- und Schlusstotalen wird dieser Betrag auch dazugerechnet. | ||
| m2 Berechnen (m2 ermitteln) | m2 + F3 | |
| m3 Berechnen (m3 ermitteln) | m3 + F3 | |
| Pos. – Rabatt (Positionsrabatt) | Ctrl + 4 pr + F3 . | |
| Der Positionsrabatt wird verwendet, um Rabatte auf einer bestimmten Position (z.B nach 1.2) zu geben | ||
| Variante / Variante auflösen | ||
| Die Variante wird verwendet, wenn in einer Offerte eine Option aufgeführt wird. Dieser Betrag wird i den Sub- und Schlusstotalen nicht miteinberechnet. Die Variante wird aktiv, indem man den Cursor (Maus) in eine Rechnungszeile setzt und auf das Symbol Variante klickt. Entscheidet sich der Kunde für die Variante kann einfach und schnell über Variante auflösen die Position wieder aktiv gemacht werden. | ||
| Zwischentotal | Zt + F3 | |
| Das Zwischentotal kann nach einer fertigen Positionsauflistung verwendet werden. Z.B. nach einer Auflistung von 1.1, 1.2, 1.3 als Zusammenzug. Danach beginnt 2.1. Das Zwischentotal berechnet immer einen Zusammenzug bis zum letzten eingesetzten Zwischentotal.. | ||
| Zwischentotal mit Rabatt | Ztr + F3 | |
| Gleiche Funktion wie das Zwischentotal, jedoch mit der Möglichkeit eines Rabattabzuges. | ||
| Gruppentotal | Ztr + F3 | |
| Das Gruppentotal kann als Totalisierung von mehreren Zwischentotalen eingesetzt werden. Aber auch als Seitenzusammenzug bewährt sich das Gruppentotal sehr. Ist einmal ein Gruppentotal eingesetzt worden, rechnet das Programm beim Berechnen eines zweiten oder weiterer Gruppentotales bis zum letzten Gruppentotal zurück und zählt fortlaufend zusammen. | ||
| Gruppentotal mit Rabatt | gtr + F3 | |
| Gleiche Funktion wie das Gruppen-total, jedoch mit der Möglichkeit eines Rabattabzuges.. | ||
| Zwischentotal mit MWST | ztmwst + F3 | |
| Wird gebraucht, um bereits bei einem Zwischentotal die MWST auszuweisen | ||
| Total (Schlusstotal) | t + F3 | |
| Wird nur für ein Schlusstotal angewendet, um die Rechnung oder Offerte abzuschliessen. | ||
| Total mit Rabatt (Schlusstotal mit Rabatt) | tr + F3 | |
| Gleich wie Total, jedoch mit der Möglichkeit eines Rabattabzuges. | ||
| Total ohne MWST | ||
| Dieses Total wird gebraucht, wenn bei dem Zwischentotal die MWST schon berechnet wurde. Dann braucht man ein Schlusstotal ohne Mehrwertsteuer. Die Möglichkeit eines Rabattabzuges besteht auch hier. | ||
| Skonto | sk + F3 | |
| Damit kann nach dem Total ein Skontoabzug eingefügt werden, wo der genaue, abzuziehende Betrag (Skonto) und das Schlusstotal ausgewiesen werden. | ||
| Total nach Architekt | totarch + F3 | |
| Dieser spezielle Baustein wird eingesetzt, wenn ein spezielles Total für einen Architekten gebraucht wird. Rabatt und Skonto sind im Total integriert. Man hat ebenfalls die Möglichkeit, allgemeine Abzüge, die mit dem Architekten vereinbart wurden, zu berechnen. | ||
| Akonto Abzug | ak + F3 | |
| (für bereits geleistete Zahlungen) | ||
| Der Akontoabzug wird bei bereits geleisteten Zahlungen angewendet, diese werden dann vom Total abgezogen, und der vom Kunden noch zu zahlende Schlussbetrag wird ausgewiesen. | ||
| Akonto Rechnung vom: | ||
| Neu Berechnen | ||
| Klicken Sie auf dieses Symbol, wird das gesamte Dokument neu durchgerechnet und der aktuelle Zustand so gespeichert. | ||
| Positionieren | ||
| Mit dem Befehl Positionieren springen Sie in den Rechnungszeilen direkt an den Punkt wo die Anzahl Stück, Stunden, m2, usw. eingeben werden kann. (Nur wenn noch keine Mengen eingegeben worden sind.) | ||
| Regie | ||
| Mit der Regiefunktion kann man Regiearbeiten aus einem Auftrag als Baustein direkt in die bearbeitete Rechnung einfügen. (Setzt WDV EVO Modul Regie voraus). | ||
| Druckauswahlmenü | ||
| Damit kann das Dokument direkt gedruckt werden. Sie können festlegen, dass der erste Ausdruck auf Geschäftspapier gedruckt wird und der zweite (Kopie) auf “normales” Papier. (Muss speziell von der WDV AG konfiguriert und die Drucker entsprechend installiert werden.) | ||
| Verdecken / Aufdecken | ||
| Mit der Funktion Verdecken, können Einheiten verdeckt werden, die dem Kunden nicht ausgewiesen werden, jedoch zum Berechnen notwendig sind, d.h. sie sind zwar auf dem Dokument zu sehen (blaue Schrift), werden aber nicht gedruckt. Aufdecken wählt man, damit das Verdeckte wieder gedruckt werden kann, die Schrift wird dann wieder schwarz. | ||
| ESR drucken + buchen DebiNT | ||
| Mit dieser Funktion rufen Sie das Menü für den Einzahlungsschein und das direkte Verbuchen in der Debitorenbuchhaltung DebiNT (Sesam) auf. Für diese Funktionen braucht es jedoch separate WDV EVO-Module. | ||
| Artikelwahl | ||
| Mit diesem neuen Auswahlverfahren können Sie direkt auf den EVO-Materialstamm zugreifen und entsprechende Bausteine und Materialien direkt einfügen. | ||
| Bausteine speichern / Bausteine einfügen | ||
| Jetzt können Sie jederzeit „live“ Bausteine im Netzwerk abspeichern. Diese Funktion ist dank Einsatz von Offerte / Faktura möglich, Word allein unterstützt diese Funktion nicht. Markieren Sie den gewünschten Beschrieb mit Baustein und wählen Sie Baustein speichern, um einen neuen Baustein zu erstellen. Wählen Sie | ||
| Baustein einfügen, um einen bestehenden Baustein einfügen zu können. Sie können auch Baustein einfügen wählen, um zu überprüfen ob ein Baustein schon vorhanden ist. | ||
| 4 | Geben Sie der Vorlage einen Dateinamen Bsp: Offerte Schrank und erzeugen sie das Dokument mit dem Knopf Dokument erzeugen | |
| Je nach Einstellung Ihres Systems kann der Name des Dokumentes auch automatisch erstellt werden. | ||
| 5 | Erfassen Sie nun alle für Sie relevanten Daten des Dokumentes. Sie müssen mindestens die Felder Dokumentnamen sowie den Belegtyp erfassen um einen Datensatz anzulegen à diese werden automatisch angelegt | |
| 6 | Nach der Eingabe der Daten können Sie den Datensatz mit dem Icon speichern (links oben von der Eingabemaske) oder Strg + s sichern. Der Datensatz wird automatisch gespeichert sobald Sie mit der Tabulator Taste komplett durch die Eingabemaske gehen. | |
| 7 | Esc – Taste und das Icon Erfassung abbrechen (oben links von der Eingabemaske) brechen die Eingabe ab. | |
| 8 | Sofern die Dokumentenvorlage richtig eingestellt ist, siehe Dokumentenvorlage, öffnet sich das Microsoft Word automatisch und die erforderlichen Daten werden von der EVO Datenbank in das Dokument übertragen. | |
Neues Rechnung erstellen
Der Ablauf ist genau gleich wie ein Angebot erstellen
Neue ... erstellen
Der Ablauf ist genau gleich wie ein Angebot erstellen
Tabellen
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Belege Umwandeln
Mit Belege umwandeln können Sie zb eine Auftragsbestätigung in eine Rechnung umwandeln. Dabei wird das Dokument automatisch kopiert, die neuen Beleginformationen geschrieben und die Belegetexte ergänzt.